分析當前檔案管理方式的改進

張云濤

（山東省鄒平縣鶴伴置業有限公司，山東 鄒平 256200）

一、前言

檔案管理一直是企業各項業務管理中的薄弱環節，由于很多企業對檔案管理的忽視導致了檔案管理存在很多問題。企業的檔案管理工作改進應該始終建立在企業檔案資源構成現狀之上，進行管理標準的統一、編碼統一、信息化建設等。

二、統一檔案管理目標

（一）企業檔案管理制度化

很多企業為將檔案管理形成制度化管理，也就是說為形成統一的管理標準。對于企業來說，企業檔案的各項制度建立必須遵循一個前提那就是檔案管理的最終目標是能夠為企業正常經營活動提供檔案信息。所以，在檔案管理工作的改進和修正過程中必須始終將該目標作為檔案工作的首要目標。過去，企業各種檔案都是由各個部門來進行分管，這樣的檔案管理方式復雜、標準不統一。企業在進行制度化的檔案管理過程中，就是取消這種分庫保管的方式，將檔案信息內容進行集中和統一，為企業的活動提供有效信息。

（二）建立檔案管理考核制度

由于企業對檔案管理工作的疏忽，并沒有建立對檔案管理工作者的考核制度，導致了檔案管理工作者在工作上存在一定的漏洞。為了能夠加強企業的檔案管理的效果和效率，企業必須針對檔案管理的相關工作建立科學的績效考核制度，促進檔案管理人員的工作積極性。考核制度的建立應該遵循這樣的原則：檔案管理人員在進行檔案業務指導、檢驗、查收的過程中，必須保證檔案工作能夠滿足企業的對檔案信息的需求。以此為標準，延伸至企業各項檔案管理中，如此一來使得檔案管理變得更加具有針對性和務實性，轉變檔案管理者的管理理念，能夠充分的發揮出企業檔案的真正作用。

（三）全卷宗的管理方式

各個類別和各個級別的檔案在移交管理時，應當遵從全卷宗理念，也就是說所有需要進行歸檔的企業檔案都應該保證全卷宗的完整，檔案管理這要在全卷宗的內容下進行整理，之后在檔案管理制度的統一標準下，統一管理歸檔檔案的檢索和規范。這樣的管理方式轉變就是要求從檔案管理角度出發，對檔案的整理狀態和盡管標準進行統一，而不是從各個部門的角度出發進行檔案管理，這樣的管理方式改進有助于檔案信息整理狀態的統一化，便于今后檔案資源的檢索。

三、整合企業檔案編碼

當前，很多企業的檔案管理都是采用分庫管理方式，也就是說每個部門有每個部門的檔案管理方式，其所管理的檔案編號往往都是各不相同，在進行企業企業檔案管理信息化建設過程中，不統一的檔案管理編碼將會給信息化建設造成一定的阻礙。所以，在企業對檔案資源進行整合過程中，首先需要建立統一檔案編碼體系。從檔案學的角度看，檔案號最初作用是對入檔的檔案保管單元進行記數和統計，過去在企業檔案管理中檔案號通常是由各個部門自行進行賦碼。也就是說分庫管理的方式在檔案編碼會存在多種多樣的編碼方式，文書檔案、技術技檔案、合同文書、會計檔案、人事檔案、影像檔案、實物檔案等分門別類，這個企業檔案信息的整合帶來了極大的困難。因此，企業必須要建立統一的編碼體系，實現在企業內部使用統一的檔案標號規則進行檔案編碼，徹底解決不同部門檔案標號不統一的情況，設計出適用于企業全部門的檔案編碼方式，以檔案形成的特征、檔案管理的方式以及檔案排序的特征等作為基礎。對每一個特征都進行賦碼標準，形成特征可以包含檔案形成的部門、時間、項目、產品代碼、合同文書代碼、員工編號等；管理方式特征可以包括歸檔的檔案所在的分類號以及保管期限等；排序特征主要包含文件號、張號、盒號以及柜號等。將各個類別的號嵌入到信息系統中，采用系統賦碼和人工調整的方式對整個企業的檔案進行統一編碼管理。通過對檔案編號的整合，可以徹底的解決掉全企業的檔案資源碎片化的現狀，促進檔案的可檢索程度、進準程度的提升。

四、檔案管理信息化

企業檔案管理的信息化一直在進行，但是有些企業的檔案管理信息化成效甚微。之所以會出現這樣的情況，主要原因在于檔案管理者的技能素質存在一定的欠缺、信息化系統的邏輯較為簡單不能做復雜處理、檔案管理系統與企業的業務系統之間不能互通等。檔案信息化的建設需要具備較強的計算機知識的人員來進行信息化系統建設，檔案信息化建設需要對現有的人工管理方式進行升級，對捂業務系統和檔案管理系統進行整合保證流程通順，以上這些現狀導致了企業檔案管理信息化建設需要投入大量的成本。新時期下，企業檔案管理發生了巨大的改變，在信息化建設過程中需要企業對檔案業務的流程進行重新梳理和調整。過去企業在進檔案信息化管理時，通常是以人工為主，先計算機為輔的方式，這種管理方式自然會加大企業的管理成本。隨著，計算技術的不斷發展，當前企業檔案管理信息化并不是意味著完全信息化，而是以信息化技術為主，人工管理方式為輔助。企業在進行檔案信息化建設時應該采用現代化的管理思維，對各個部門的檔案業務進行整合，在統一的標準和制度下進行檔案管理工作，這是企業建立信息化的檔案管理必要途徑。采用層級化的思維模式，對不同層級業務狀態進行獨立設計，最后將各個業務標準嵌入到系統中，使得檔案管理工作既能夠在統一的標準下進行又能夠保證各個層級檔案業務的獨立性。

五、提升檔案的歸檔質量

隨著檔案管理信息化建設的進程，管理人員應該不斷的提升歸檔質量，必須嚴格的按照要求和標準進行歸檔。在檔案的整合和利用時，要準確的標明檔案信息檢索、識別路徑、多角度信息檢索等，在檔案管理中能夠真正發揮出檔案記錄功能。另外對檔案的核心業務標準，例如檔案分類表、歸檔范圍表、檔號編制方法等進行現代化的管理方式，保證檔案信息能夠順利的錄入到信息系統中，加快推進檔案信息化的建設進程。