人社局檔案管理工作的實踐與認知

尚云潔

（云南省昆明市呈貢區涉農居民創業就業培訓中心，云南 昆明 650500）

一、人社局檔案管理工作存在的問題

（一）人社檔案信息化建設滯后

當前，基層人社部門檔案管理主要還是對紙質實體檔案進行整理歸檔，多為手工檢索。在實際工作中辦理各項業務時，如需對有關資料進行查閱、復制時，查閱速度慢、復制數量多，導致檔案原件磨損嚴重。手工檢索使得工作效率和檔案的利用率較低，難以滿足當前人社工作的需要。同時，由于利用現代化技術的程度較低，直接影響了各部門之間的信息傳達，很難做到信息共享，增添了不必要的辦事流程，給群眾辦事帶來不便。

（二）人社檔案管理工作缺乏統一的管理機制

到目前為止，基層人社檔案管理工作由于檔案數量較多、種類繁雜，普遍采取分類保存的措施，將不同類型的檔案管理交由相應的業務經辦部門歸檔保存，從而提高檔案管理工作的專業性。分散管理存在諸多弊端：一是受到人員、辦公條件等因素的限制，部分業務部門根本無條件設立專門的檔案室、配備專職的檔案管理員，不能做到檔案的規范化保存。

（三）人社檔案管理工作缺乏高素質的人才

在基層人社部門，檔案管理專職人員較少，從業人員多為兼職，缺乏專業的檔案管理經驗，制度建設、人才培養等方面明顯滯后。主要表現在：一是基層領導和相關工作人員對檔案管理工作的重要性認識不足，對檔案管理工作不夠重視。人社局所屬的各業務部門檔案管理人員多為兼職，崗位調換頻繁，使得檔案管理人員不穩定、業務不精通、職業素養較差，極易造成檔案保管不善、檔案資料信息泄漏、檔案遺失、涂改等問題；二是在人才選拔和培訓機制存在缺陷。各部門的人員編制相對不足，專業人員比較短缺，缺乏系統性的專業培訓。從事檔案管理人員年齡普遍較大，工作的積極性不高，不愿主動學習和熟悉相關工作知識，無法熟練應用當今先進的管理技術。

二、人社局檔案管理工作的實踐

（一）加快檔案管理信息化建設，將檔案室變成人社系統的信息中心

在進行人社檔案實體管理的同時，建立健全電子檔案管理機制。一是對保存的檔案從價值、實用和利用頻率等方面進行鑒定，把需要長久保存、利用率高的紙質檔案優先進行掃描，轉化為電子檔案，按類別歸檔，方便查詢。二是開發人力資源社會保障檔案管理信息系統，以社會保障卡號碼為目錄索引建立數據信息庫，為每個人建立電子檔案，把所有人的人社部門信息都納入信息數據庫。三是建立內部信息共享機制。對人社電子檔案目錄實行動態化管理，檔案管理服務部門要加強與其他經辦部門的信息互通和數據銜接，實現檔案管理信息化與經辦業務處理信息化實時對接，保證各部門能按照權限共享信息資源，逐步達到依據檔案材料可出具相關證明的，不再轉遞檔案；可以查詢到的信息資源，不需要辦事群眾查詢提供。通過人社系統的檔案信息平臺，可有效提高各部門辦事效率，逐步做到辦事群眾憑一張身份證或社會保障卡便可辦理所有業務，進一步優化人社部門的服務內涵和水準。人社檔案的信息化，將把“死”檔案轉化為可開發利用的“活”資源，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，轉變成為人社系統內部的信息中心。

（二）整合資源，建立統一管理的檔案室

整合人社系統各業務經辦機構的檔案室，按照“統一管理、分類保存”的原則，在縣局級層面上建立人社系統標準化檔案室，對從業人員、設備、場所等資源進行整合，對所有檔案實行統一管理。在檔案室內部，根據各項業務特性，按村居、年度、單位、姓名、保險類別等分類方式進行科學的歸類，細致整理，分類保存，以保證資料的秩序性，便于查詢。在工作流程方面，嚴格規范收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作流程，加強與各業務部門業務聯系，強化各業務部門檔案資料的收集，確保各部門檔案完整歸檔，有力控制檔案流向，優化檔案室藏。

（三）加強培訓，提高檔案管理人員的專業素質

人社檔案工作涉及個人的工資待遇、職位晉升、退休審批、各項社保參保繳費等問題，檔案記錄的每項內容都與個人的工作和生活有著密切的聯系，所以要保證檔案的準確性、完整性和客觀性。檔案管理人員的專業素質，是確保人社檔案全面準確的基礎。要加快檔案隊伍專業化建設，首先需要抽調各科室業務精良、責任心強、政治過硬的檔案專人，組成人社檔案集中統一管理工作團隊。再結合本系統檔案工作人員的知識結構和工作中的短板，有針對性地開展業務培訓和思想政治教育。可以通過分批次選派檔案人員參加省、市檔案業務培訓；組織檔案局對全體檔案人員集中學習；加強與先進縣市考察、交流、合作等方式，著力提升檔案管理工作人員的綜合素質和業務工作能力。其次要建立一套科學有序的檔案目標管理體系，完善各項檔案管理工作制度，對檔案管理各個環節實施明確的權責分工制度，對檔案管理人員的具體工作予以明確分工，從而保證檔案管理工作人員的權責統一化。

三、結語

基層人力資源和社會保障部門在業務經辦過程中形成的檔案，種類繁多，涉及面廣，伴隨人的一生，與人們的實際生活有著較為密切的聯系。如何提高檔案管理的工作效率和水平，為群眾提供高效、優質、便捷的一站式服務，是新時期人社檔案工作發展的新理念和新目標。