學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑探討

馬鳳波

（南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南 南陽 473000）

近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，注定了我國(guó)相關(guān)的檔案管理工作越來越重要，然而檔案管理自身的性質(zhì)又決定了其必然是一項(xiàng)枯燥的管理工作，所以如何更好地開展檔案管理工作也逐漸成為了管理人員需要深入思考的問題。同時(shí)，檔案管理工作的質(zhì)量水平也嚴(yán)重影響了我國(guó)相關(guān)單位的發(fā)展，對(duì)于其可持續(xù)發(fā)展而言也具有較為重要的意義，而學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化也在這樣的背景下，成為了當(dāng)前學(xué)校管理工作中的重要組成部分，并隨著理念的不斷完善發(fā)展，逐漸引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的注意。

一、檔案管理工作相關(guān)概述

隨著時(shí)代的變化，學(xué)校管理部門對(duì)于檔案管理的認(rèn)知逐漸得到深化，而相關(guān)單位檔案的規(guī)范化管理也隨之成為了當(dāng)前相關(guān)單位后勤管理的重要組成部分。相關(guān)單位檔案規(guī)范化管理對(duì)于相關(guān)單位管理水平的提高起到了重要的作用，同時(shí)促進(jìn)了檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化，極大地提高了當(dāng)前相關(guān)單位的管理效率。而這種規(guī)范化正是當(dāng)前檔案管理工作的重要趨勢(shì)，既是更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，通過對(duì)于數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確的處理與分類，完成對(duì)于檔案管理工作的準(zhǔn)確劃分，從而能夠更加有效率地查詢和記錄檔案，對(duì)于相關(guān)單位戰(zhàn)略的執(zhí)行效率也有較大的提升[1]。

二、檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

隨著時(shí)代的變化，管理部門對(duì)于檔案管理的認(rèn)知逐漸得到深化，而學(xué)校檔案的規(guī)范化管理也隨之成為了當(dāng)前學(xué)校后勤管理的重要組成部分。

（一）管理制度不合理

由于長(zhǎng)期以來學(xué)校管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理規(guī)范化也僅僅只是停留在理論的階段，真正能夠做到學(xué)校檔案管理規(guī)范化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善。對(duì)于管理活動(dòng)而言，是否具有一個(gè)合理的管理制度將會(huì)對(duì)其后續(xù)的工作產(chǎn)生重要的影響，例如如何進(jìn)行檔案規(guī)范化排列和分類，都需要有一個(gè)合理的管理制度保持其規(guī)范化和制度化，避免了由于制度不合理可能會(huì)導(dǎo)致的排列和分類的混亂。另一方面，只有一個(gè)合理的管理制度才能夠保證檔案管理的規(guī)范化進(jìn)展足夠科學(xué)，同時(shí)又能夠利用科學(xué)管理的方式反作用于學(xué)校檔案的規(guī)范化管理，當(dāng)兩者之間相互促進(jìn)時(shí)，學(xué)校檔案管理才能夠持續(xù)規(guī)范化。[2]

（二）管理模式較為單一

管理模式較為單一是當(dāng)前學(xué)校檔案規(guī)范化管理的重要問題之一，是阻礙學(xué)校檔案管理水平發(fā)展的重要因素。單一的管理模式是制約學(xué)校檔案管理規(guī)范化的重要原因，同時(shí)也導(dǎo)致了學(xué)校檔案管理規(guī)范化工作效率低下、工作質(zhì)量不高等問題。檔案管理人員在履行工作職責(zé)時(shí)，如果只能通過較為單一的方式對(duì)圖書檔案進(jìn)行管理，則可能會(huì)對(duì)學(xué)校管理人員的查閱和管理工作造成影響，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)學(xué)校檔案管理甚至是運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)的低效率。這種管理模式單一的問題對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化而言，是長(zhǎng)期存在的較為普遍的一種現(xiàn)象，而如何解決這一問題則成為了能否促進(jìn)檔案管理規(guī)范化高效率和快速普及的關(guān)鍵。

三、學(xué)校檔案管理規(guī)范化路徑探究

（一）建立完善的檔案管理規(guī)范

相關(guān)的管理部門需要能夠結(jié)合實(shí)際的認(rèn)識(shí)檔案管理問題，對(duì)檔案管理的活動(dòng)進(jìn)行一定的規(guī)范，確保職責(zé)明確，避免由于職責(zé)不明確和管理監(jiān)督松散，造成的管理活動(dòng)懈怠等問題，明確地進(jìn)行有效的改革與創(chuàng)新，并設(shè)定正確的獎(jiǎng)懲制度，通過正負(fù)兩面激勵(lì)當(dāng)前檔案管理的工作積極性，以避免由于工作失誤造成的相關(guān)管理問題。同時(shí)，想要真正構(gòu)建行之有效的檔案管理安全保障體系，便需要確保相關(guān)的管理制度行之有效，同時(shí)能夠明確地應(yīng)用到當(dāng)前檔案的管理工作中，并對(duì)相關(guān)的檔案管理工作提供較為高效的指導(dǎo)。

（二）內(nèi)部監(jiān)督制度的構(gòu)建

對(duì)于檔案管理部門的監(jiān)管一定要提前做好預(yù)防，避免工作中問題的推諉現(xiàn)象。這便是對(duì)于檔案管理部門人員的深入監(jiān)管，通過人管人、制度管人、人管制度的三重作用，盡量避免由于工作失誤造成的相關(guān)檔案管理上的漏洞，從而不利于相關(guān)檔案安全保障管理體系的構(gòu)建，并對(duì)相關(guān)的管理工作造成不必要的麻煩，從而影響相關(guān)檔案管理的質(zhì)量和效率。

（三）提高檔案管理部門人員自身素質(zhì)

檔案管理部門存在的問題，一部分也體現(xiàn)在檔案管理人員的身上，由于在過去的一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理沒有受到足夠的重視，相關(guān)的管理人員自身素質(zhì)的要求也較低，這樣一來，隨著學(xué)校檔案管理活動(dòng)復(fù)雜性的增加，相關(guān)的檔案管理人員自身素質(zhì)水平也就不足以準(zhǔn)確地完成檔案管理工作，從而導(dǎo)致了檔案管理行為活動(dòng)水平的下降。為此需要相關(guān)學(xué)校能夠針對(duì)性地審計(jì)高素質(zhì)的檔案管理人員，著重強(qiáng)調(diào)對(duì)于檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的審計(jì)，同時(shí)規(guī)范對(duì)于檔案管理人員的管理活動(dòng)，并引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員[3]。

（四）強(qiáng)化檔案計(jì)算機(jī)管理的加密處理

隨著近些年互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的案例逐漸增加，相關(guān)的應(yīng)用范圍也日趨廣泛，與此同時(shí)帶來的相關(guān)的計(jì)算機(jī)安全問題也逐漸成為了人們熱議的話題。這是在這樣的背景下，加密處理成為了當(dāng)前對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息資源防范設(shè)計(jì)的必然趨勢(shì)，如何更好地應(yīng)用加密技術(shù)則是相關(guān)專業(yè)人員需要思考的問題，而對(duì)于傳統(tǒng)的加密信息技術(shù)而言，其對(duì)于信息的加密在應(yīng)用時(shí)會(huì)產(chǎn)生一定的應(yīng)用問題，例如對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理前，需要能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行解碼，這樣才能夠更好地完成對(duì)于加密信息的處理，但這同時(shí)也給了黑客攻擊或者病毒入侵的機(jī)會(huì)。

結(jié)語：

總而言之，當(dāng)前學(xué)校檔案管理仍然存在著一定的問題，這些問題對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的開展形成了一定的阻力，相關(guān)的管理人員需要針對(duì)這些問題，進(jìn)行相關(guān)的改革發(fā)展與探究，以便于更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化和優(yōu)化。