計算機在熱電企業現代檔案管理中的應用

呂春蘭

（天津華能楊柳青熱電有限責任公司，天津 300380）

引言：隨著熱電企業的不斷發展，需要處理的信息也越來越多，傳統的檔案管理體系較為封閉，不能很好地適應企業的生產經營發展，這時要充分運用現代化手段，將計算機技術應用到檔案管理中。通過計算機技術建立檔案數據庫，通過網絡提供機讀目錄，能夠提高信息檢索的速度，縮短查找時間，方便檔案利用，進一步提升電力檔案管理水平。

一、應用現狀

熱電企業，顧名思義，是熱電聯產的企業，能夠同時供應兩種能量，是國際上公認的環保企業，對我國經濟的發展和環境的保護都有深遠的影響。檔案管理是企業的基礎工作，記載著企業的發展歷程和與企業職工利益相關的依據，所以不能忽視檔案管理的重要作用。在當今時代，計算機技術迅猛發展，熱電企業也早早將其引入到檔案管理等多個專業領域中，但因大多數人理念存在偏頗，領導層不重視等多種因素，導致檔案管理并不能形成完整的體系機制，各部門之間缺少溝通，檔案信息化應用程度遠不及理論層面。而且部分檔案管理人員缺乏相關的職業素養，專業化水平不高，檔案管理工作存在多方面的不足，現有的規章制度不健全，加之對檔案管理的監督不力，檔案管理部門雖有滿腔熱情但相關法律法規的規定并不全面，執行起來也比較難度不小，所以要加快運用現代化管理手段，改進現有計算機應用系統是迫在眉睫之事。

二、應用措施

（一）改變觀念，充分利用好信息化管理平臺

要轉變熱電企業對檔案管理的陳舊觀念，樹立檔案也是資本的認識，通過創新方法和手段，引入先進的管理觀念，做好檔案管理工作，提高企業員工的綜合素質，增強熱電企業的核心競爭力。

做好檔案管理工作，其最終目的就是保證檔案的有效利用，信息化管理平臺恰好滿足這一要求。首先結合熱電企業的具體情況，建立完整的數據庫，將檔案信息錄入電腦，進行信息的處理和歸檔。計算機系統應用于檔案管理中可實現檔案的自動編目和檢索、檔案業務管理、檔案自動存儲以及文檔整體管理等[1]。可以在檔案中插入圖片、語音、視頻等，不拘泥于傳統的表格、文字形式，打開就可以直接看到。利用者可通過企業局域網在自己的權限范圍內方便快捷地查詢檔案，這樣方便對資源進行檢索，節約查找信息的時間，信息的內容也更加豐富，還可以提高各部門信息的通用性，實現資源的共享。

（二）提高檔案管理人員的專業水平

即便計算機技術再高超，得不到良好的應用也是枉然。這就需要熱電企業在招聘檔案管理工作人員時，充分考察應聘人員的計算機應用水平，對相關有基礎、有經驗的工作人員優先錄用，使工作人員對計算機技術有充分的掌握，以便在日常工作中能夠應對各種專業問題。定期對檔案工作人員進行培訓，邀請行業專家進行講座，提升工作人員的專業知識和業務水平，對檔案管理設備設施進行更新，提升檔案管理人員對信息資源的開發意識，掌握電子信息的維護技術，以適應計算機技術的發展和社會進步的需要。

（三）建立完善的法律法規

計算機技術雖然改變了資源的載體表現形式，延長了資源的生命周期，但是也給不法分子帶來了可乘之機。熱電企業的檔案管理通過聯網形式實現了資源的共通共享，但是不法分子借助網絡管理的漏洞輕易將資源盜取，這對企業的發展和個人的安全都產生了不利影響。電子檔案具有證明功能，應該享有和傳統紙質檔案相同的法律地位，相關立法機關應加快對電子檔案的立法，制定詳細的規章制度明確電子檔案的法律地位，提升法律效果，得到法律保障，消除對企業、個人的安全隱患。同時，法律法規也要對盜取電子信息的不法分子進行處罰，他們敗壞社會的風氣、竊取人民的隱私，將企業和人民置于危險境地，應加大懲戒的力度，避免信息泄露的情況發生。

（四）健全信息化檔案管理體制

除了依靠依據國家制訂的法律法規和行業標準，熱電企業內部也應不斷修改完善企業檔案管理的各項規章制度，形成完整的信息化檔案管理體制系，適應社會的進步和企業的發展。對企業檔案管理工作的工作流程和工作步驟進行明確規定，形成科學、完整、合理、高效的內部管理機制，制定統一標準，明確各部門職責及相關人員的崗位責任，對細節的處理著重規定，避免出現操作上的失誤，給企業的經濟發展造成影響。

（五）加大資金、技術的投入

熱電企業想要檔案管理工作良性發展就應該就必須投入大量的資金，加強對科技的研究，加大設備設施的投入，進行人才的招募和軟件的開發完善。保證信息資源的安全性，做好信息的保密和利用工作。還應完善相關軟件，如OA辦公系統，將其形成的電子文件直接掛接到檔案管理系統中，確保檔案管理的智能化和現代化。公司信息部門要努力嘗試創建一個網絡平臺，這個平臺必須功能齊全，操作方便，具有高度兼容性，具有較高的安全性[2]。自主研發或外購軟件必須滿足不同檔案管理部門和其它部門、單位進行檔案、辦公等管理工作的具體要求。企業領導要支持檔案工作，同時投入必要的設備設施，如掃描儀，將存量檔案數字化，然后與檔案系統進行掛接，充分利用企業局域網為利用者提供調閱，以此來提高檔案的服務效率。

結束語：綜上所述，計算機技術相比于傳統管理方式科學、方便，可以幫助熱電企業高效的處理信息，推動企業經濟的飛速發展。所以熱電企業在處理檔案時應發揮計算機技術的優勢，加快研發速度，順應時代發展潮流，實現檔案管理工作的現代化。