淺談檔案庫房的安全管理及有效路徑

劉艷

（中國鐵路南寧局集團有限公司桂林高鐵工務段，廣西 南寧 541001）

前言：檔案庫房管理工作不僅關系到檔案資料的存取與利用，還關系到檔案資料的安全性與完整性，然而在檔案庫房管理中，安全方面規章制度與安全意識的缺失使得檔案資料的安全性受到了影響。現階段的檔案管理工作，無論是紙質檔案的管理亦或是電子檔案的管理，都需要加強對檔案安全性的重視，包括防護意識、防護制度、安全設施等等，以此確保檔案資料的安全。

一、檔案庫房安全管理的意義

檔案作為人類社會發展的重要信息載體，對社會各方面的發展都起到了較為重要的影響，而隨著我國社會政治、經濟等各方面的發展，這一影響也在逐步擴大[1]。為確保檔案資料能夠發揮其應有價值，必須要加強對檔案庫房的管理工作，尤其是安全管理。現階段的檔案存儲和管理主要分為兩大類型，一類是紙質檔案，一類是電子檔案，這兩種類型檔案雖然形式不同，如紙質檔案對于存放環境有著一定要求，而電子檔案則偏向于計算機技術的支持，但這兩者在檔案安全性上的重要程度上卻是一致的[2]。重視檔案庫房的安全防護工作，可以更好地保證檔案資料的完整性，確保檔案資料的價值得以正常發揮，同時也能夠保證檔案資料的安全性，避免一些不法之徒擅自盜用、篡改、銷毀檔案。

二、檔案庫房安全管理的有效途徑

（一）加強安全制度建設

為保證檔案庫房的安全性，首先應當建立起一套完善的檔案庫房安全管理制度，明確各項管理章程，完善檔案庫房使用和管理流程，將檔案庫房的安全問題提升到制度層面，從而使檔案管理人員能夠依照詳細的安全制度守則來維護檔案庫房，從而確保檔案庫房的安全性。通過制度建設來明確不同崗位的安全職責，包括領導層面與管理員層面，對每一個人所負責的安全任務進行明確劃分，提升責任意識。在正常工作時間段，要求檔案庫房管理人員對來訪人員情況進行詳細記錄，包括來訪者身份、目的、時間等，同時還應當定期巡查檔案庫房，防止蟲鼠危害紙質檔案或電子線路[3]。通過設定管理員輪巡班次，來加強檔案庫房的安全性，要求巡邏的管理員對檔案庫房的水電管線、各出入口等進行詳細的檢查并做好記錄工作，對于異常情況應當做到及時發現、及時處理，防止安全事故出現。

（二）提高管理人員安全管理意識與能力

檔案庫房的管理工作相對較為枯燥，一些管理人員在工作期間容易出現怠惰，對本職工作缺乏熱情，長此以往便會導致其安全意識較為薄弱[4]。針對于此，企事業單位應當定期進行安全意識教育活動，提高管理人員的安全防范意識與能力。現階段的檔案管理主要分為紙質檔案與電子檔案兩種類型，針對不同情況，管理人員應當采取對應的安全防護措施以確保檔案庫房的安全性[5]。對于紙質檔案庫房的管理，不僅應當重視對來訪人員的記錄，還應當避免其肆意涂改、毀壞，除開這些人為因素以外，還應當保證庫房內部溫濕度合理，防止紙張受潮，避免陽光直射，以免紙質檔案發黃變脆或是字跡模糊。通過組織管理人員展開安全意識教育和學習活動，使其提高安全管理的意識，不僅有助于預防災害事件的發生，還可以在發生災害事件的時候將危害降至最低，從而在最大程度上確保檔案資料的完整性與安全性。

（三）加大安全硬件設施投入

檔案庫房的安全防護不僅僅需要人力資源上的支持，同時也需要物力資源上的支持。檔案庫房應當安裝多種防護裝置以確保其安全性，包括防火裝置、滅火裝置、防光裝置、防潮裝置、防蟲裝置等，從多個角度多個層面防護確保檔案資料的安全。在所有危害事件中，尤以火災對檔案資料的威脅最大，無論是紙質檔案亦或是電子檔案。管理人員應當定期對電源、開關、線路、燈頭進行檢查，對于老化線路和開關應當及時更換，杜絕易燃易爆物品進入檔案庫房，對于取暖用的空調、電爐、暖氣管道也應當做好相應的檢查工作。防火設備可以考慮在不同區域安裝不同類型的火災自動報警器，如感溫、感光、感煙、紅外線等，滅火設備亦應當準備齊全，包括各種類型的滅火器材等，考慮到檔案庫房的特殊性，應當盡量以二氧化碳滅火器為主，以確保滅火的同時還能夠在最大程度上保證檔案資料的完整性。如檔案庫房在較高的樓層或處于雷雨多發地區，應當做好避雷處理，包括避雷針，避雷保險絲等，減少雷電對電氣線路的危害。由于太陽光中的紫外線會導致紙張發黃變脆，不利于紙質檔案的保存，因此應當盡量使紙質檔案處于陰涼通風處，減少光照。除此以外，還應當控制好檔案庫房的溫濕度，以免紙質檔案或電子線路受潮，盡量保證溫度在15-20℃之間，濕度以50%左右為宜，這一點可以利用空調機、通風機、增濕器等設備來實現。

（四）加強保密工作

對于一些機密檔案，應加強其保密工作，以免因檔案資料外泄而引發不必要的事端。針對不同類型的檔案資料，制定相應的訪問權限等級，要求來訪人員符合相應權限等級才能夠取用資料，同時做好檔案資料取用記錄，包括人員姓名、時間、緣由、檔案查看或歸還情況、當時管理員簽字等。對于電子檔案的保密處理，應當盡量選用具備較好計算機能力的人員來作為負責人，同時加強其他人員日常管理的能力，使他們能夠熟練使用電子管理系統，要求他們慎重保存賬戶密碼，不可外泄。

三、結束語

隨著時代的進步與發展，檔案資料的重要性日漸突出，其安全性也逐漸提上日程。雖然我國的檔案管理系統仍然存在一些問題和隱患，但各管理人員仍可通過自身的安全意識與責任意識提高檔案管理的安全性，通過不懈努力來完善檔案安全管理制度，提升檔案庫房的安全性。