淺談如何做好數字檔案的編研工作

賈麗娜

（平頂山天安煤業股份有限公司十三礦，河南 平頂山 467000）

檔案工作的一個重要組成部分即是檔案的編研工作，在數字化檔案建設中，編研工作更是一個不可或缺的工作部分，是保證數字化檔案工作的重要保證。數字化檔案管理時代直接導致檔案編研對象發生根本性變化，數字檔案管理活動中各類信息技術的廣泛應用，使得檔案編研的模式發生實質性的變化，操作方法由手工作坊式向半自動化生成轉型，由此伴隨出現了編者與用戶關系的變遷。深刻認識檔案編研在數字化浪潮中的任務要求，有助于我們把握檔案編研工作的新手段、新方法。

一、數字化檔案編研的重要性

（一）數字化檔案管理是發展趨勢

我國檔案管理的概況和信息化時代對其的影響隨著我國經濟的不斷發展，我國計算機水平也有了很大的提升，并且被廣泛的用于各個領域和行業。 檔案管理的數字化對我國檔案管理事業做出了積極地貢獻，它改變舊的管理模式，實現了從傳統的保管工作到數字化保管的轉變，在我國信息化社會的建設中，起到了非常重要的作用。伴隨著我國社會的不斷進步，近幾年信息技術在檔案管理中已經得到了廣泛的應用。 由于電子文件的可包含的內容巨大對推進檔案的數字化進程了產生了很大推動力，這就使得檔案管理效率提高了數倍，檔案所包含的內容也更加廣泛，同時管理方式也產生了一定程度的變化。檔案的管理體系和檔案信息的管理逐漸分離，可以提高工作人員的管理效率，實現職權的劃分。減輕了工作的壓力。檔案是一種能被傳輸、傳達的信息，它是以文件、圖像等載體體現出來的信息。在現代社會，我國的數字技術水平也在不斷提高，檔案管理的數字化要依靠科學技術的發展來實現，這已經成為我國檔案管理現階段的必然趨勢。 在這種趨勢下，很多檔案信息都可以從檔案的實體中分離出來，實現資料的及時共享，為人們獲取信息帶了方便。這樣一來，檔案管理工作將可以通過數字技術進行有效的管理，為檔案管理未來的智能化奠定了基礎。

二、數字化檔案管理的內容

（一）現代化的通信、計算機數字、多媒體技術為管理的設施，在管理的內部建立一個計算機數字平臺，在外部建立一個高速的寬帶分享型數字。

（二）數字化管理在各個時間段、各個學科的檔案信息庫的信息為主要的資源，這些資料包含傳統檔案，以及對其轉化后的辦公自動化的電子文檔和各個職能部門的信息庫。

（三）數字化管理以智能化的處理技術為主要的技術，把以往的數據庫變成基本的知識信息，使用常用的語言進行全數字化。

三、如何加強數字化檔案的編研

檔案編研工作是一項十分細致的、十分重要的工作，在編研過程中必須全面掌控館藏檔案的各個角落，全面排查，對存在的問題才能及時發現，也才能及時解決，檔案編研材料收集才能齊全，檔案的 編研質量才能提高，向學校各部門或向社 會提供的檔案編研材料才確實可靠。據上述原因，檔案編研是一種必須常抓不懈的工作。具體圍繞以下幾個方面來做：

（一）加強對檔案編研人員的培訓

數字化檔案的最主要特征是自動化和現代化，而編研工作也同樣具有這樣的特征。這就對數字化檔案編研人員的能力提出了更高的要求，除了掌握傳統的檔案編研工作的能力，還要進一步掌握信息化相關知識。這是數字化工作的要求。由于發展時間的原因，我國的檔案從業人員的人員素質 相對于發達國家還存在著相當大的差距，知識上相對較低，思想上相對保守，技術上相對落后，這是制約我國檔案事業 發展的重要瓶頸，另外對新事物的接受程度也是影響我國檔 案事業快速發展的重要因素之一。綜合考慮以上我國檔案編研人員存在的問題，在信息化時代的今天，加強培訓是勢在必行，而且要跟上時代的步伐，隨時保持著知識的更新。

（二）加強檔案業務基礎建設是做好編研工作的關鍵

館藏檔案編研工作的主要源泉，離開了這個物質基礎，一切編研活動將成為無水之源。

1.要豐富館藏，館藏是檔案編研工作的源頭，只有挖掘大量的館藏，才能產生高質量的編研成果。因此，要拓寬思路，廣開征集渠道，收集散存在社會和個人手中具有重要價值的各種檔案資料。不斷豐富館藏，改變過去只接受黨政機關文件的做法，要將本地區名人、特產、地方風俗、名勝古跡、重大活動、重要文件的照片、聲像、電子等各種門類和載體的檔案接收進館，提高檔案信息資源的“含金”量。在豐富館藏的同時，要強調進館的質量，形成以編研促征集，以征集帶編研的良性循環。

2.編研選題要結合館藏資源情況而定。檔案基礎業務建設制約著檔案編研工作的選題，制約著編研質量產量。因此，編研工作者選題時要克服盲目性，隨意性的思想，選題應與自身館藏檔案的現實狀況結合而定。再好的編研題目和想法，若沒有館藏資源作為后盾，將成為紙上談兵、空中樓閣。再次，邊沿選材要真實可靠。檔案編研材料，之所以歷來被利用者信賴，就是因為他有“以真見長、以實為優”的特點，材料的存真求實是它的生命所在。因此，在選材過程中必須本著“尊重歷史，維護歷史原貌”的原則，去粗取精、去偽存真；采用認真務實的態度，做好檔案材料的考正核實工作，嚴把初選、復選、定選三關，力求編研材料的真實可靠。

（三）充分利用各類先進技術和手段

信息化時代檔案編研工作要體現社會記憶的真實性和最大限度實現檔案價值為宗旨，充分利用計算機、網絡等現代信息技術，提供檔案信息的增值服務。

1.以需求抓編研，推進檔案信息開發。檔案要從現實需求出發，開發檔案的現實利用價值，促進檔案信息資源的開發與有效利用。檔案信息資源的開發必須先了解社會需求，從服務對象的需求出發，有的放矢確定選題，并根據選題提供積累的檔案資料，有條件的提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。

2.以決策促內涵，提升檔案開發力度。檔案編研工作要從輔助領導決策的角度出發，促進編研的新內涵，應該從信息統計、對比分析、知識挖掘和預警提示等角度開展更為深入的檔案編研工作，及時編制單位參考資料和匯編有關史料，為單位發展研究提供高層次利用，全面提供本地區文化藝術發展的詳實資料和研究成果，為公共文化服務體系建設提供決策依據。

總之，檔案編研工作要牢牢把握時代脈搏，借助先進的網絡技術，本著為領導決策服務，為社會發展服務的宗旨，與時代同步前進，才能使檔案編研工作譜寫出新的篇章。