淺談如何做好數(shù)字檔案的編研工作

賈麗娜

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司十三礦，河南 平頂山 467000）

檔案工作的一個重要組成部分即是檔案的編研工作，在數(shù)字化檔案建設(shè)中，編研工作更是一個不可或缺的工作部分，是保證數(shù)字化檔案工作的重要保證。數(shù)字化檔案管理時代直接導(dǎo)致檔案編研對象發(fā)生根本性變化，數(shù)字檔案管理活動中各類信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案編研的模式發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化，操作方法由手工作坊式向半自動化生成轉(zhuǎn)型，由此伴隨出現(xiàn)了編者與用戶關(guān)系的變遷。深刻認(rèn)識檔案編研在數(shù)字化浪潮中的任務(wù)要求，有助于我們把握檔案編研工作的新手段、新方法。

一、數(shù)字化檔案編研的重要性

（一）數(shù)字化檔案管理是發(fā)展趨勢

我國檔案管理的概況和信息化時代對其的影響隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國計(jì)算機(jī)水平也有了很大的提升，并且被廣泛的用于各個領(lǐng)域和行業(yè)。 檔案管理的數(shù)字化對我國檔案管理事業(yè)做出了積極地貢獻(xiàn)，它改變舊的管理模式，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的保管工作到數(shù)字化保管的轉(zhuǎn)變，在我國信息化社會的建設(shè)中，起到了非常重要的作用。伴隨著我國社會的不斷進(jìn)步，近幾年信息技術(shù)在檔案管理中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。 由于電子文件的可包含的內(nèi)容巨大對推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程了產(chǎn)生了很大推動力，這就使得檔案管理效率提高了數(shù)倍，檔案所包含的內(nèi)容也更加廣泛，同時管理方式也產(chǎn)生了一定程度的變化。檔案的管理體系和檔案信息的管理逐漸分離，可以提高工作人員的管理效率，實(shí)現(xiàn)職權(quán)的劃分。減輕了工作的壓力。檔案是一種能被傳輸、傳達(dá)的信息，它是以文件、圖像等載體體現(xiàn)出來的信息。在現(xiàn)代社會，我國的數(shù)字技術(shù)水平也在不斷提高，檔案管理的數(shù)字化要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來實(shí)現(xiàn)，這已經(jīng)成為我國檔案管理現(xiàn)階段的必然趨勢。 在這種趨勢下，很多檔案信息都可以從檔案的實(shí)體中分離出來，實(shí)現(xiàn)資料的及時共享，為人們獲取信息帶了方便。這樣一來，檔案管理工作將可以通過數(shù)字技術(shù)進(jìn)行有效的管理，為檔案管理未來的智能化奠定了基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容

（一）現(xiàn)代化的通信、計(jì)算機(jī)數(shù)字、多媒體技術(shù)為管理的設(shè)施，在管理的內(nèi)部建立一個計(jì)算機(jī)數(shù)字平臺，在外部建立一個高速的寬帶分享型數(shù)字。

（二）數(shù)字化管理在各個時間段、各個學(xué)科的檔案信息庫的信息為主要的資源，這些資料包含傳統(tǒng)檔案，以及對其轉(zhuǎn)化后的辦公自動化的電子文檔和各個職能部門的信息庫。

（三）數(shù)字化管理以智能化的處理技術(shù)為主要的技術(shù)，把以往的數(shù)據(jù)庫變成基本的知識信息，使用常用的語言進(jìn)行全數(shù)字化。

三、如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案的編研

檔案編研工作是一項(xiàng)十分細(xì)致的、十分重要的工作，在編研過程中必須全面掌控館藏檔案的各個角落，全面排查，對存在的問題才能及時發(fā)現(xiàn)，也才能及時解決，檔案編研材料收集才能齊全，檔案的 編研質(zhì)量才能提高，向?qū)W校各部門或向社 會提供的檔案編研材料才確實(shí)可靠。據(jù)上述原因，檔案編研是一種必須常抓不懈的工作。具體圍繞以下幾個方面來做：

（一）加強(qiáng)對檔案編研人員的培訓(xùn)

數(shù)字化檔案的最主要特征是自動化和現(xiàn)代化，而編研工作也同樣具有這樣的特征。這就對數(shù)字化檔案編研人員的能力提出了更高的要求，除了掌握傳統(tǒng)的檔案編研工作的能力，還要進(jìn)一步掌握信息化相關(guān)知識。這是數(shù)字化工作的要求。由于發(fā)展時間的原因，我國的檔案從業(yè)人員的人員素質(zhì) 相對于發(fā)達(dá)國家還存在著相當(dāng)大的差距，知識上相對較低，思想上相對保守，技術(shù)上相對落后，這是制約我國檔案事業(yè) 發(fā)展的重要瓶頸，另外對新事物的接受程度也是影響我國檔 案事業(yè)快速發(fā)展的重要因素之一。綜合考慮以上我國檔案編研人員存在的問題，在信息化時代的今天，加強(qiáng)培訓(xùn)是勢在必行，而且要跟上時代的步伐，隨時保持著知識的更新。

（二）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)是做好編研工作的關(guān)鍵

館藏檔案編研工作的主要源泉，離開了這個物質(zhì)基礎(chǔ)，一切編研活動將成為無水之源。

1.要豐富館藏，館藏是檔案編研工作的源頭，只有挖掘大量的館藏，才能產(chǎn)生高質(zhì)量的編研成果。因此，要拓寬思路，廣開征集渠道，收集散存在社會和個人手中具有重要價值的各種檔案資料。不斷豐富館藏，改變過去只接受黨政機(jī)關(guān)文件的做法，要將本地區(qū)名人、特產(chǎn)、地方風(fēng)俗、名勝古跡、重大活動、重要文件的照片、聲像、電子等各種門類和載體的檔案接收進(jìn)館，提高檔案信息資源的“含金”量。在豐富館藏的同時，要強(qiáng)調(diào)進(jìn)館的質(zhì)量，形成以編研促征集，以征集帶編研的良性循環(huán)。

2.編研選題要結(jié)合館藏資源情況而定。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)制約著檔案編研工作的選題，制約著編研質(zhì)量產(chǎn)量。因此，編研工作者選題時要克服盲目性，隨意性的思想，選題應(yīng)與自身館藏檔案的現(xiàn)實(shí)狀況結(jié)合而定。再好的編研題目和想法，若沒有館藏資源作為后盾，將成為紙上談兵、空中樓閣。再次，邊沿選材要真實(shí)可靠。檔案編研材料，之所以歷來被利用者信賴，就是因?yàn)樗小耙哉嬉婇L、以實(shí)為優(yōu)”的特點(diǎn)，材料的存真求實(shí)是它的生命所在。因此，在選材過程中必須本著“尊重歷史，維護(hù)歷史原貌”的原則，去粗取精、去偽存真；采用認(rèn)真務(wù)實(shí)的態(tài)度，做好檔案材料的考正核實(shí)工作，嚴(yán)把初選、復(fù)選、定選三關(guān)，力求編研材料的真實(shí)可靠。

（三）充分利用各類先進(jìn)技術(shù)和手段

信息化時代檔案編研工作要體現(xiàn)社會記憶的真實(shí)性和最大限度實(shí)現(xiàn)檔案價值為宗旨，充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，提供檔案信息的增值服務(wù)。

1.以需求抓編研，推進(jìn)檔案信息開發(fā)。檔案要從現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，開發(fā)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與有效利用。檔案信息資源的開發(fā)必須先了解社會需求，從服務(wù)對象的需求出發(fā)，有的放矢確定選題，并根據(jù)選題提供積累的檔案資料，有條件的提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。

2.以決策促內(nèi)涵，提升檔案開發(fā)力度。檔案編研工作要從輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的角度出發(fā)，促進(jìn)編研的新內(nèi)涵，應(yīng)該從信息統(tǒng)計(jì)、對比分析、知識挖掘和預(yù)警提示等角度開展更為深入的檔案編研工作，及時編制單位參考資料和匯編有關(guān)史料，為單位發(fā)展研究提供高層次利用，全面提供本地區(qū)文化藝術(shù)發(fā)展的詳實(shí)資料和研究成果，為公共文化服務(wù)體系建設(shè)提供決策依據(jù)。

總之，檔案編研工作要牢牢把握時代脈搏，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，本著為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)的宗旨，與時代同步前進(jìn)，才能使檔案編研工作譜寫出新的篇章。