信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理

白蕾

（云南省個舊市婦幼保健計劃生育服務中心，云南 個舊 661000）

前言：醫院的人事檔案記錄了醫院工作人員的相關信息，包含內容相對較多，傳統的人事管理已經逐漸顯露出弊端，紙質檔案管理混亂、信息不全面、資料丟失等等。精細化管理更加符合大數據時代，也更加符合醫院日益增加的服務項目以及人員流動，提高醫院的工作效率。

一、醫院人事檔案管理現狀

檔案是保存信息的記錄，人事檔案更是留有公司人員信息的憑據。但是現在大部分醫院的人事信息都是以紙質版為主，紙質版相對來說“缺點”較多，比如反應信息相對片面，不能全面的、直觀的做比較，查找或是共享也極為不方便。醫院人事變動相對較多，紙質版的人事檔案需要人工處理，修改、分類、整合，消耗了大量的人力物力。尤其是醫院，一個分類多、崗位多的單位，處理起人事的問題更是麻煩，這不但要求大量的紙質信息做基礎，也要求工作人員工作細心，專業性強。但是有些醫院對人事管理相對疏忽，相關工作人員專業性不夠，或者是非專業人員頂替工作，人事工作雖是不被人注意，但在需要時整理不當，也會出現很多麻煩。所以現在的醫院檔案管理相對較松散、不專業。

二、醫院人事檔案管理精細化的必要性

醫院人事檔案相對復雜，管理不嚴謹的現狀，使得精細化管理有必要在醫院實施。

（一）有利于資源利用和提高工作效率

人事資源便于醫院及時掌握醫院人員情況，比如學歷、家庭背景、已婚未婚等等，當醫院需要相關專項服務時，一張張紙質檔案的翻閱以及一個個人數的統計都顯得極為不方便和消耗時間。紙質版的檔案管理相對現在的信息需求顯得不合效率。精細化管理大部分采用網絡技術和電子化，這樣有很多功能，比如單項搜索、分類、相似的選項等等，大大提高了人事資源的利用，而一些相關的專業信息可以在短短幾秒內出現，也提高了工作人員的工作效率，便捷而省時。

（二）應對醫院流動性大的要求

醫院的流動性很大，一方面人事調動相對頻繁，另一方面就醫人數多，醫院的規模不斷擴大，部門相關人員數量增加，紙質檔案的歸置就顯得很不方便，精細化管理可以防止檔案丟失，還可以精確的使檔案到達準確位置。近些年醫院也開展了其他服務項目，服務更加多樣化，人事信息就顯得更加復雜，數量龐大，精細化管理可以有效克服相關問題。

（三）精細化檔案管理信息量大

檔案反應問題應該全面，傳統檔案的內容大多體現在員工個人問題，現今情況醫患關系復雜，工作量大，所以檔案的歸納中應該加入一些跟工作相關的信息，比如技術考評，有何貢獻等等。如果這樣的信息采集在傳統檔案管理中，相對難度很大，分類挑選也很復雜，所以當前的網絡化信息管理就顯得有很大的優越性。這樣保證醫院人才的全面考察，人員流動相對隨意，有助于醫院合理安排人員，提高工作人員的技術水平，把員工的價值發展到最大化，也使醫院的利益最大化。

三、人事檔案管理步驟

（一）建立完整的信息庫

醫院的就醫人數逐漸增加，國家和醫院的為民政策也在逐漸完善，越來越多的工作需要在醫院落實，檔案部需要管理的信息量更加大了，科室檔案、病人檔案、人事檔案等等都歸在一個部門管理，這極易造成信息管理混亂、信息丟失、信息分散等狀況，這樣的情況已經不是很少發生。傳統的紙質管理已經不在適用于當今的人事管理了，在信息化如此發達的年代，建立完整的信息化管理系統對醫院人員的人事進行集中管理。數據庫是建立系統的核心，數據庫包含了全部的醫院人事信息，把信息根據一定的條件分類，形成固定的儲存空間，在儲存空間中也要進行一定的分類，分類的依據按照醫院的需求，比如日期、格式等等，根據每種分類管理，有效直觀的可以反應出相關信息。精細化管理中重要的不同就是功能，醫院對人員的基本信息進行錄入之后，可以通過搜索功能找出想要的信息。也可以通過統計功能進行相關的統計工作，可以統計人員數量，統計等級人數等等，沒有漏洞，促進人力資源管理和利用水平的提升。

（二）建立相關的管理制度

信息庫的建立方便了很多的檔案管理工作，但是同樣需要完善的規章制度，制度要結合當今時代的步伐，迎合信息化的要求，和信息庫完美配合，使管理工作事半功倍。首先，應該要對檔案信息管理制度進行完善，在醫院檔案管理部門要逐漸推行信息化工作模式，在對當前醫院在職工作人員的基本信息進行整理的時候可以借助計算機系統進行歸檔，檔案管理人員要學會盡快接觸各種信息系統，采用計算機技術進行信息的歸納、整理，逐漸摒棄傳統的人工管理方式，對人事檔案管理過程中的各項工作進行落實。再次，要對醫院的檔案管理系統的建設和管理進行完善，主要是相關硬件和軟件設施的管理，比如計算機的管理、軟件系統的管理等等，這些都是建立信息庫的基礎，沒有這些基礎設施不會有完整信息庫的存在，軟件和硬件也要根據醫院的要求了配置，相關管理制度也要根據醫院的情況而定，方便而快捷的信息庫管理制度才是最好的。在建設中也要得到領導的支持，硬件設施和軟件都需要一定的資金和人員的支持，精細化管理雖然有很多好處，但是也要付出一定的成本。

結束語：醫院人事管理確實應當走向信息化，精細化的管理既方便了醫院的人才把握，也有利于人員流動性的增加。在建設相關精細化管理的過程中，信息庫以相關制度的建設最為重要，信息庫包含了所有的信息資源，相關制度是精細化人事管理的重要保障，兩者缺一不可，時代的進步一定伴隨著相關行業的改變，更加有利于事業的發展。