信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施分析

徐春燕

（云南省昆明市呈貢區(qū)統(tǒng)計(jì)局，云南 昆明 600500）

信息時(shí)代下檔案管理工作不僅要實(shí)現(xiàn)制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術(shù)優(yōu)勢提升檔案管理工作效率，同時(shí)降低工作成本。而隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員首先要深刻認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要作用，明確自身工作的滯后性，最后才能對(duì)癥下藥，在信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展。本文擬按照上述思路進(jìn)行分析，具體如下。

一、信息時(shí)代下信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性

信息時(shí)代下信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，而且在檔案管理工作中扮演著非常重要的角色。總的來說，信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量；第二，節(jié)省管理成本，合理配置管理資金；第三，適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)檔案信息流通方式；第四，減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，為綠色環(huán)保做貢獻(xiàn)。

二、信息時(shí)代下傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性

信息時(shí)代是一個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，而傳統(tǒng)檔案管理工作由于沒有信息技術(shù)支持，所以發(fā)展速度將遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后與時(shí)代發(fā)展速度，表現(xiàn)出了嚴(yán)重的滯后性，具體來說，主要包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失；第二，實(shí)體檔案數(shù)量龐大，占用大面積存儲(chǔ)空間，第三，檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀；第四，檔案管理耗時(shí)長、投入成本非常高。三、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）適當(dāng)?shù)臏p少紙質(zhì)檔案

1.重要的文獻(xiàn)資料采用“紙質(zhì)+電子”形式保存。對(duì)于一些重要的文獻(xiàn)資料來說，因?yàn)槠渥陨韮r(jià)值非常高，所以在選擇保存形式的時(shí)候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質(zhì)檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻(xiàn)資料萬無一失，必須要采用“紙質(zhì)+電子”的雙保險(xiǎn)保存形式。

2.普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應(yīng)用范圍廣，如果僅依靠紙質(zhì)文件保存，那無疑是費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)空間，所以對(duì)于這些檔案信息，可以采用純電子形式進(jìn)行保存，如果有需要的時(shí)候可以打印出來形成紙質(zhì)文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換和識(shí)別，避免出現(xiàn)章印、簽字受污的情況。

（二）大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)

1.適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理軟件的不斷更迭

現(xiàn)代化的檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發(fā)展而不斷改良的，所以其更新速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于計(jì)算機(jī)硬件的更新速度，為了保證在較長的時(shí)間段內(nèi)硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)。

2.保證檔案的檢索效率

配置較高的計(jì)算機(jī)除了是要匹配軟件更新頻率外，更重要的是要適應(yīng)軟件的各項(xiàng)復(fù)雜功能，保證人在使用計(jì)算機(jī)檢索檔案信息的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)卡頓、系統(tǒng)硬件故障、藍(lán)屏、黑屏等等情況，最大限度的保障檢索效率和質(zhì)量。

（三）開發(fā)檔案管理軟件

1.檔案管理軟件應(yīng)適合檔案管理實(shí)情

現(xiàn)在市面上也有不少的檔案管理軟件，這些集成化的軟件只是涵蓋了傳統(tǒng)檔案管理工作的大面，但是具體的細(xì)節(jié)處的問題并沒有解決，為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實(shí)情，檔案管理人員一定要在嚴(yán)選這些軟件的基礎(chǔ)上把軟件功能了解全面，有必要的話，還是應(yīng)當(dāng)和軟件企業(yè)合作，開發(fā)新軟件。

2.軟件功能配置應(yīng)以人性化管理為標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理軟件開發(fā)過程中，其中的每一項(xiàng)功能都必須是有用的，對(duì)于那些重復(fù)的、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達(dá)清楚，自己想要什么樣的功能，想實(shí)現(xiàn)什么樣的操作方式，這些都必須要開發(fā)人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)軟件。

（四）引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

1.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息的價(jià)值

大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，而隨著該技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價(jià)值已經(jīng)成為了可能。所以在現(xiàn)階段的檔案管理軟件中，或是與之相配合的軟件中一定要及時(shí)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而提高檔案信息的利用率。

2.把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檢索系統(tǒng)，提高檢索率

大數(shù)據(jù)技術(shù)除了能提升信息價(jià)值外，還能被引入檢索系統(tǒng)中，從而進(jìn)一步提高檢索率。實(shí)際檢索過程中，檔案檢索的入口就像是百度首頁一樣，只有通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析成千上萬的檢索關(guān)鍵詞，才能在用戶模糊查詢的時(shí)候及時(shí)置頂最有可能的檢索結(jié)果，從而提高檢索率。

（五）提高管理人員的信息素養(yǎng)

1.培養(yǎng)其互聯(lián)網(wǎng)思維

信息時(shí)代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，以全新的交換方式體現(xiàn)自身的先進(jìn)性。而作為檔案信息管理人員，只有增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)思維，才能助力檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，這是毋庸置疑的。

2.增強(qiáng)其軟硬件使用能力

檔案管理軟件再好，計(jì)算機(jī)配置再高，如果沒有高素質(zhì)的使用人，也發(fā)揮不了作用。所以在信息時(shí)代下，提高管理人員的軟硬件使用能力，能夠解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能夠節(jié)省軟件的運(yùn)維成本，更可以節(jié)省不少的工作時(shí)間。

（六）全面覆蓋、高效管理

明確事業(yè)單位檔案管理的作用，著力完成檔案工作管理，令人力資源覆蓋面更穩(wěn)定更確切，爭取實(shí)現(xiàn)資源的高效共享。因此，積極的借助于當(dāng)前的辦公系統(tǒng)，令檔案管理信息化，使得事業(yè)單位檔案能夠在線完成實(shí)時(shí)檢索與控制，目的是為了能夠更好的運(yùn)用檔案信息。

三、結(jié)語

基于對(duì)信息時(shí)代下信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性以及傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性的分析可知，信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新需要從適當(dāng)?shù)臏p少紙質(zhì)檔案、大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)、開發(fā)檔案管理軟件、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及提高管理人員的信息素養(yǎng)等五個(gè)方面入手，既要穩(wěn)扎穩(wěn)打見實(shí)效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，只有秉持這樣的工作精神和態(tài)度，嚴(yán)抓工作方向，才能讓檔案管理工作在信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。