針對工程檔案管理信息化的研究

杜金明

（河北省保定市淶源縣失業保險所，河北 保定 074300）

一、進行工程檔案信息化建設的必要性

（一）在工程建設的過程中，會形成許多的數據、聲音、視頻、圖片、表格以及文字等材料，這些材料記載了工程在規劃、施工、設計、以及管理和運行等多個環節的基礎信息，這些工程檔案是反映建筑工程質量和工作質量的重要依據，是評定建筑工程等級的重要依據，也是單位工程以后維修、擴建、改造、更新的重要檔案。傳統的檔案管理流程以紙質為主，文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞遺失，工程檔案多為記錄性原始資料，一旦損壞遺失，將難以彌補，降低或無法發揮工程檔案的使用價值。

（二）傳統工程檔案管理的主要對象是紙質以及照片，并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統計等工作都是由人工完成，整個檔案的處理過程都是非常的繁瑣和浪費時間的，極大的工作量使得檔案并不能得到有效的整理利用，這也是絕大部分工程檔案被閑置浪費的主要原因。實現工程檔案管理信息化，項目檔案管理員工便可從繁重的手工勞動中 解脫出來，從而把工作重點和主要精力轉向對信息資料的收集、提供、分析和更細致的日常管理工作，從而提高項目工程檔案管理的工作效率。

（三）工程檔案形成周期長、涉及部門多，工程建設的基層人員又存在極大的流動性，導致大量的工程檔案資料并沒有被重視，在形成之后不久就被隨意丟棄，檔案的收集、整理和歸檔方面都因為缺乏足夠的意識而漏洞百出，導致項目竣工后工程檔案資料沒能夠收集和歸檔不夠徹底的情況，基本無法實現歸檔后的再利用。如果將工程檔案進行信息化處理，可以確保網絡化和實時地進行檔案管理，檔案內容將會逐漸的標準化、規范化、數字化，脫離了區域和時間的限制，可以按照相關的要求來匯總、分類和統計檔案文件，而且，能夠在企業或者單位的內部網絡中共享檔案數據信息，提高檔案借閱查詢的容易程度，從而讓檔案管理部門的工作效率和效果得到明顯的改善，讓檔案借閱人員能夠享受到高端品質的檔案信息服務。

二、改善工程檔案信息化相應措施

（一）從思想方面入手工程建設檔案管理的信息化發展。在項目部，工程檔案只是一個“軟件”，往往容易被忽視，因為項目領導層不重視工程檔案管理，所以很多的企業都沒有專門為工程檔案資料設立管理部門和專職管理人員，檔案場所、檔案人員都均存在不穩定因素，不能夠保障檔案材料的安全和質量。要想推進工程檔案信息化管理，一定要從思想方面加強項目部領導、相關部門及檔案人員思想重視程度，樹立工程檔案信息意識。可以采用定期培訓等方式，幫助領導層和基層管理人員培養全局意識，引導項目全體人員都能夠就工程檔案資料的收集問題形成高度的重視，并且要讓他們懂得對工程檔案資料歸檔后的持續利用，具體可以通過為他們展示成功的工程檔案資料多次利用的過程以及重新利用工程檔案資料所獲得的大量成果，加強他們對于工程檔案管理的重要性的認識，信息化建設的成敗與工作人員的能動性直接關聯，只有確保每一位工程檔案管理人員在管理檔案過程中都極為負責和具有使命感，才能夠相信他們會主動的去關心工程檔案信息化建設，其中的各項工作才能夠有所保障，才會主動地去尋找文獻信息互相滲透融合的方法，從而引導工程檔案信息化建設結合其他信息事業，實現共同發展的目的。

（二）從規章制度方面，宏觀規劃，標準管理方面促進工程檔案管理信息化發展。設立專職部門及專職人員，制定相應的規章制度，建立健全的管理網絡機制。依據項目檔案管理的“同步性”以項目為單位建檔管理，制度《項目竣工檔案管理流程》、《項目驗收管理登記表》，將項目檔案劃分為建設初期、施工過程、交工驗收、專項驗收、竣工驗收五個階段。企業中心在制定工程檔案工作整體規劃時，結合每個項目部的實際工作計劃，要求項目部在各個階段收尾時，規定項目專職檔案員將收集整理完畢的工程檔案的目錄以及內容都進行數字化處理。

（三）硬件、軟件方面促進工程檔案管理信息化發展。因為當前越來越多的建設項目大量應用電子政務和信息技術，所以工程檔案信息化建設正在逐漸成為工程檔案基礎建設的核心部分。實現工程檔案信息化建設首先需要為工程檔案管理部門增加掃描儀、路由器、交換機、服務器、計算機等多項硬件設備，有條件的項目可以建立穩定的局域網，購買或組織開發工程檔案電子信息化系統，構建穩定的工程檔案信息化數據庫，做好信息化改革的準備工作。其次工程檔案管理工作中選擇軟件也是非常重要的工作，如果能夠選擇到較為合適的工程檔案管理軟件，不僅可以使電子文件的管理更加的科學和高效，而且可以借助軟件實現電子文件的整合，這是對工程檔案信息資源的再度利用，也是在為社會發展創造巨大的文化財富。

（四）工程檔案材料信息化處理的保護措施。工程檔案管理的目的就是為了能夠將工程檔案最為真實的一面保存下來供他人在未來參考，所以其真實性和原始性是非常的重要的。但是相對于電子文件而言，紙質材料的原始性更加容易被控制，因為一旦被篡改，紙質文件會有很明顯的痕跡的，但是電子文件卻沒有這些優點，人們并不能夠從表面區分電子文件是否為原始資料，這就需要檔案管理人員保證自身對資料沒有任何改動，保證其原始性，并且將資料設置為只讀模式，避免來自他人的篡改。此外檔案管理員還需要為工程電子檔案資料的存儲介質提供足夠的物理保護。

總之，針對當前應用的傳統檔案管理工作存在的問題提出相應的解決措施，以求達到提高工程檔案管理水平的目的，讓工程檔案資源得到更加充分地應用，并且節約了大量的人力和物力，更好的促進了未來工程檔案管理工作的發展。