談?wù)勧t(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

齊帥宇

（河北省淶源縣中醫(yī)院，河北 淶源 074300）

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理方法陳舊，管理態(tài)度隨意。

隨著社會發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作的外延和內(nèi)涵都在變化。而很多醫(yī)院依然還在用陳舊的經(jīng)驗(yàn)與理念進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理工作形同虛設(shè)。

（二）制度不健全，收集效率低。

通常各醫(yī)院都制定有比較健全的適用于本醫(yī)院的醫(yī)療、行政、人事以及后勤管理制度，而檔案管理方面卻涉及較少，更不要說將檔案管理納入醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案了。從而造成檔案管理制度不健全且收集效率低。

（三）管理重復(fù)，管理分散。

各科室對檔案資料分散、重復(fù)管理，造成人力、物力和空間的極大浪費(fèi)。不利于檔案的統(tǒng)一利用，很難保證檔案資料的完整性。

（四）檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低。

不能正確認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性。可有可無的態(tài)度導(dǎo)致信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率低甚至形同虛設(shè)。

（五）硬件投入不足，管理技術(shù)落后。

由于大多數(shù)醫(yī)院醫(yī)療用房緊張導(dǎo)致檔案用房狹小，設(shè)備陳舊、技術(shù)落后，造成檔案保存以及資料分析的空間局限性。雖然計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)管理中已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，而應(yīng)用于檔案管理的卻相對較少，以至于很多醫(yī)院的檔案工作還停留在手工收集、查閱，很大程度低限制了檔案管理工作的發(fā)展。

（六）缺乏專業(yè)培訓(xùn)，人員素質(zhì)不高。

醫(yī)院在人才的吸納與培養(yǎng)中，通常更偏重于醫(yī)療技術(shù)人員的素質(zhì)提高，而往往忽略對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)以及檔案知識的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員思想陳舊、管理知識落后，缺乏創(chuàng)新和活力。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，提高依法管檔的自覺性。

《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，在日常工作中大力宣傳《檔案法》，明確檔案工作的重要性，使職工充分認(rèn)識檔案工作與醫(yī)院管理的密切關(guān)系，促進(jìn)全員檔案意識格局的形成，形成依法管檔、科學(xué)管檔的局面。

（二）建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化。

健全檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案管理體系，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)制訂出科學(xué)、系統(tǒng)、完整、切實(shí)可行的檔案管理制度并進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，做到檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價。

（三）改變分散管理、重復(fù)管理格局，采取集中統(tǒng)一管理。

充分運(yùn)用法律手段與行政手段強(qiáng)制檔案管理采取統(tǒng)一管理是推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。只有實(shí)行檔案的統(tǒng)一管理，才能對醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正充分發(fā)揮其憑證與研究作用。

（四）構(gòu)建三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

形成由分管院長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。這樣一個統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操控的管理模式，對于貫徹政策精神、監(jiān)督組織各職能部門的檔案工作、檔案的收集和利用、檔案的安全、完整性都有著極大的便利，也為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供了可靠依據(jù)。

（五）加大硬件投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

一方面要提高現(xiàn)代技術(shù)的檔案保護(hù)設(shè)備的配備，如檔案庫房的空調(diào)、去濕、滅蟲、滅火設(shè)備；另一方面要引進(jìn)現(xiàn)代化計算機(jī)管理設(shè)備，用于各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)的儲存、閱讀、檢索、分析，從而節(jié)省大量時間、人力、物力以及財力，提高工作效率，大量節(jié)省檔案的保存空間，便于信息的保存，增加保密度，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化辦公。

（六）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理素質(zhì)。

將檔案管理人才的培養(yǎng)納入到醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃。主要方式：一是專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新等。二是深入臨床調(diào)研醫(yī)療、教學(xué)以及科研對檔案信息的需求，在不斷總結(jié)探索中調(diào)整檔案業(yè)務(wù)發(fā)展方向，提高檔案管理水平，使之真正成為醫(yī)療工作的得力助手。