信息時代電子檔案管理的探究

劉吉國

（肇州縣大項目辦公室，黑龍江 肇州 166400）

互聯網技術的在各個領域中的應用，使得企業生產和經營方式也發生了較大的變化，更多是朝向自動化和智能化的方向發展，在此過程所產生的信息量也在逐漸增大，這必定會增加檔案管理的難度，同時電子檔案也將成為檔案管理的主體形式。為此，要求企業在開展檔案管理工作時，能夠充分結合當前的社會發展形式，更新檔案管理理念和檔案管理方法，盡快適應企業發展對檔案管理工作所提出的新需求，從根本上提升電子檔案的管理水平。

一、電子檔案的特點分析

（一）記錄形式多樣

電子檔案實際上就是將紙質的信息內容轉換為電子形式的內容。在信息載體上發生的轉變也會直接反應到實際的管理工作中，其表現形式也更對多樣，可以是音頻文件，也可以是文字文件或者圖形文件。在儲存方式上也可根據載體形式的不同來劃分，通常是以磁帶、磁盤或者光盤的形式存在。

（二）具有非直度性

在對電子檔案進行保存時，需要根據保存介質的不同，選擇對應的讀取方式，在沒有相關讀取設備的情況下，無法了解檔案內容。此外，在進行檔案儲存的過程中，也可根據檔案保密等級的不同，進行加密操作，在進行檔案信息提取時，需要提供正確的密碼才能成功讀取文件內容，有效提升了檔案信息的安全性。

二、信息時代下影響電子檔案管理成效的相關因素

（一）管理體系影響

電子檔案是在時代發展的基礎上所催生的新型檔案形式，受到信息時代發展的影響較大。從當前的檔案管理工作來看，還未形成較為健全的管理體系，致使檔案管理工作的成效受到較大影響。在具體管理工作中存在的主要問題有管理態度不端正，不能根據檔案管理的實際需求規范開展管理工作。同時，由于領導人員缺乏對檔案管理工作的正確認識，無法對檔案工作的開展做出正確的引導，這必定會影響電子檔案管理的質量。此外，并未制定合理的檔案管理制度，致使開展管理活動時，明顯明確的管理標準作為支持。

（二）電子檔案易于發生信息丟失問題

電子檔案在歸檔和整合工作中存在較大的便利，但同時也存在信息篡改容易的弊端，在進行電子檔案管理的過程中，一旦人員操作失誤就可能造成信息損失或者被篡改的問題，對檔案信息的安全性造成極大影響。電子檔案的管理工作需要依托于網絡，在網絡流動的過程中，信息也處于時時變動的狀態，要求相關管理人員具備較強的專業能力，能夠做到對各類電子檔案信息的及時整合與匯總，保障檔案信息的時效性。然而受到人員專業能力的影響，信息同步不及時的現象時有發生，這也是威脅檔案信息完整性的重要原因之一。

（三）檔案管理人員稀缺

由于現階段，許多企業檔案正在由實體檔案形式向電子檔案形式轉變，其在檔案管理工作上的結構安排還不到位，導致電子檔案管理缺少專業技術人員，影響了電子檔案管理效果。專業管理人員的缺失，首先會影響管理工作的正常開展，在檔案管理中，經常會出現檔案文件受損、丟失的情況，影響電子檔案的真實性。其次，電子檔案專業管理人員的缺乏，還會制約企業對電子檔案管理工作的創新，檔案管理理念還停留在實體檔案上，電子檔案的概念和理論是模糊不清的，無法根據信息時代的發展對電子檔案管理體系進行及時更新，導致電子檔案管理工作與企業發展不相符。

三、提升電子檔案管理成效的相關措施

（一）構建較為完善的電子檔案管理體系

電子檔案管理工作的開展離不開檔案管理體系的大力支持，在確保管理體系相對完善的基礎上，方能保障電子檔案管理的實效性。在進入信息時代后，信息技術成為提升各類管理工作效率的重要手段。以信息技術為基礎的管理工作已經得到普遍的應用，電子檔案作為企業發展中的重點管理內容，也應積極引入信息化技術，實現電子檔案的信息化發展。此外，也要求企業的管理人員能夠正確認識檔案管理的重要性，端正檔案管理的態度，結合當前的社會發展實際，對電子檔案管理的體系進行逐漸完善與更新，使其管理作用得到更好的發揮。

（二）實現對電子檔案的動態管理

因企業在開展經營活動時，所產生的信息量呈現出逐漸增長和時時更新的態勢，要求在開展電子檔案管理時，應遵循信息獲取實時性的原則，即通過對信息的及時獲取來保障電子檔案信息的全面性，為企業發展助力。基于此，就需要建立動態管理系統，保障對電子檔案的動態更新與調整，保障信息檔案歸檔的時效性。

（三）提升檔案信息的安全等級

為了提高電子檔案管理水平，企業應該重點加強安保措施，劃分多級權限，提高電子檔案管理工作的安全保密等級。例如，電子檔案管理人員根據企業自身特征，設置電子檔案的保密等級以及借閱權限。同時，企業還應該嚴格規定電子檔案查詢所用瀏覽器的應用權限，根據安全保密等級來規定電子檔案瀏覽、打印、下載及應用的可行性，以此來提高電子檔案信息的安全性。此外，企業還可以對重要的電子檔案信息進行加密處理，規定只有企業內部人員或是管理層才能對這些檔案信息進行查閱，防止電子檔案被偷竊而損害企業自身利益。

（四）完善電子檔案管理的組織結構

檔案管理人員的專業素質直接關系著管理工作效率，因此，建立一批高水平的電子檔案管理工作人員組織結構，是企業開展電子檔案管理工作的有效途徑。一方面，企業要從多渠道引進具有專業知識技能的電子檔案管理人員，能夠對企業的電子檔案管理工作提出合理的工作建議，幫助企業完善各項管理制度，提高電子檔案管理工作的專業性及有效性。企業還需要對現有檔案管理工作人員進行專業培訓，提高管理人員對信息技術的掌握程度。另一方面，企業要對電子檔案管理人員進行合理分工，科學設置管理架構，充分發揮管理人員各自優點，以適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

結語：信息時代也是知識爆炸時代，為人們的工作與生活提供了極大的便利。為了順應信息時代的發展潮流，企業必須要增強電子檔案管理數字化發展，通過有效應用信息科學技術，提高電子檔案管理水平，從而確保企業檔案信息的安全性及實時性，推動企業在信息時代的穩定發展。