新時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新思路

梁駿

（饒河縣檔案局，黑龍江 饒河 155700）

在新時(shí)代的影響下，單位的辦公環(huán)境和工作方式發(fā)生了較大改變，各項(xiàng)工作都得到了更加全面和細(xì)致的劃分，在這種發(fā)展環(huán)境中，辦公室檔案管理工作也需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，由人工管理模式向自動(dòng)化管理模式轉(zhuǎn)變，將信息技術(shù)的作用和價(jià)值充分體現(xiàn)出來，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。要不斷提升安全管理意識(shí)、建立新型管理制度體系、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為工作的有序開展做好準(zhǔn)備，提升新時(shí)代辦公室檔案管理工作的服務(wù)水平。

一、新時(shí)代辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息安全意識(shí)薄弱

在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境的影響下，辦公室檔案工作環(huán)境發(fā)生了改變，整體的開放性比較強(qiáng)，管理方式和理念上也出現(xiàn)了較大變動(dòng)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，雖然為工作的開展提供了便利，但是在工作期間也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。辦公室檔案中記錄著單位的各種文件，如果受到黑客攻擊或者病毒入侵，很容易出現(xiàn)資料丟失或者損壞的情況，不利于后續(xù)工作的開展，特別是單位中的一些機(jī)密文件，一旦丟失則會(huì)給單位造成較大的損失。而許多單位的檔案工作人員缺乏對(duì)這方面的認(rèn)知，信息安全意識(shí)較為薄弱，在工作期間沒有做好有效防護(hù)，很容易出現(xiàn)檔案資料丟失或者泄露的情況。

（二）缺乏完善的管理制度和運(yùn)行機(jī)制

據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)或單位的辦公室檔案管理缺乏構(gòu)建相對(duì)獨(dú)立的管理運(yùn)行組織人員，而是將檔案管理工作交由行政部門進(jìn)行兼管，再加上檔案管理工作沒有實(shí)施崗位責(zé)任制，管理制度體系不健全，從而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)推脫責(zé)任、相互扯皮現(xiàn)象，這直接造成檔案管理工作缺失。另外，在檔案管理的實(shí)際工作中，很多企業(yè)或單位并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的“保密”規(guī)定去執(zhí)行，從而導(dǎo)致檔案文件流失，嚴(yán)重影響檔案的應(yīng)用效率。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案管理工作中包含著許多內(nèi)容，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，需要消耗較多的時(shí)間來進(jìn)行資料信息的收集和整理，想要提升工作效率，一定要配備齊全的輔助設(shè)備。從我國(guó)許多單位的辦公室檔案工作來看，由于資金有限，對(duì)檔案部門的投入力度較小，基礎(chǔ)設(shè)施得不到完善，影響整體的管理質(zhì)量，由于管理工作不到位，資料丟失、不完善的情況時(shí)有發(fā)生，不利于各項(xiàng)工作的順利開展。

二、新時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）強(qiáng)化信息安全管理意識(shí)

工作人員要不斷提升管理意識(shí)，了解檔案信息資料的重要作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的安全管理，才能保證辦公室檔案的應(yīng)用效率。在大數(shù)據(jù)背景下，信息數(shù)據(jù)在應(yīng)用期間很容易出現(xiàn)泄露情況，這就需要建立完善的安全防護(hù)策略，對(duì)檔案資料進(jìn)行保護(hù)。首先，要提升人員的安全意識(shí)，使其可以規(guī)范自己的行為，確保各項(xiàng)操作規(guī)范合理。其次，要對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)期間存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了解和評(píng)估，結(jié)合單位的發(fā)展需求，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行安全管理，建立完善的信息安全保障方案，提高檔案資料應(yīng)用期間的安全性、可靠性。最后，建立信息安全保障應(yīng)急機(jī)制，在出現(xiàn)問題時(shí)可以采取有效的措施來應(yīng)對(duì)，避免辦公室檔案資料遭到破壞。

（二）建立完善的檔案管理機(jī)制和監(jiān)管體系

管理制度的制定可以為單位各部門工作的開展提供依據(jù)，檔案部門也是一樣，需要建立完善的檔案管理制度，才能推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。在實(shí)際開展這項(xiàng)工作時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)管理制度和機(jī)制的重視，根據(jù)工作開展期間的實(shí)際需求，對(duì)制度和管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和完善，將檔案管理工作在單位發(fā)展中的作用和效果展現(xiàn)出來。要結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度來制定管理機(jī)制，將其與檔案管理創(chuàng)新相結(jié)合，并將其落到實(shí)際工作中，不能流于形式，要實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員行為進(jìn)行約束管理。為了讓工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行操作，還需要建立監(jiān)管體系，對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督管理，促進(jìn)管理制度和機(jī)制體系的作用發(fā)揮。

（三）加大投入力度，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)

想要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，單位需要提高對(duì)辦公室檔案部門的重視程度，加大資金方面的投入，根據(jù)信息化建設(shè)需求，對(duì)辦公室中各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，為工作的有序開展提供基礎(chǔ)支撐。還需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)軟件，建立信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將檔案資料錄入到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備來開展各項(xiàng)工作，可以避免人為操作而出現(xiàn)的誤差情況，這是進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重要途徑，管理工作的質(zhì)量和效率得到了明顯提升。另外，還需要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理對(duì)隊(duì)伍，招聘專業(yè)能力強(qiáng)、素質(zhì)水平高的檔案管理人才，形成良好的團(tuán)隊(duì)文化，為工作更好的開展奠定基礎(chǔ)。

（四）創(chuàng)新管理方式，提高服務(wù)水平

檔案管理工作的服務(wù)性比較強(qiáng)，為了在新時(shí)代下更好的為人們提供服務(wù)，則需要對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高整體的服務(wù)水平。以往在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，都是通過人工操作的方式來完成各項(xiàng)工作，不但會(huì)消耗大量的時(shí)間，而且整體的工作質(zhì)量也無法得到保證。在當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展環(huán)境中，辦公室檔案管理工作需要應(yīng)用信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，將檔案信息資料整合到該平臺(tái)中，各部門人員可以在平臺(tái)查詢和搜索相關(guān)資料，工作效率得到了提升，同時(shí)也可以將檔案資料價(jià)值充分體現(xiàn)出來。要想提高該平臺(tái)的應(yīng)用效果，在平臺(tái)建立期間，還需要加強(qiáng)自動(dòng)化建設(shè)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度進(jìn)行考慮，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，推動(dòng)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展，使其在當(dāng)前時(shí)代背景下更好的運(yùn)行。

綜上所述，作為單位管理工作的重要一部分，辦公室檔案管理工作在一定程度上影響到各項(xiàng)工作的順利開展。在新時(shí)代背景下，只有提高檔案管理工作的信息安全管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息安全技術(shù)的應(yīng)用，建立健全辦公室檔案管理機(jī)制，并加大對(duì)辦公室檔案管理工作方面的投入，不斷完善其信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能夠有效提高檔案管理工作效率，并全面提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平。