關(guān)于社區(qū)檔案管理工作的分析

譚一村

（河北省灤平縣發(fā)展和改革局，河北 灤平 068250）

一、社區(qū)檔案工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

社會(huì)檔案管理的硬件條件落后，部分社區(qū)缺乏獨(dú)立的檔案室，檔案的存放與管理都是在公共空間進(jìn)行，部分社區(qū)具有獨(dú)立的檔案室，但是檔案室的空間較小，檔案堆放擁擠無(wú)序，有的檔案甚至因?yàn)榇娣趴臻g不足直接堆在辦公室；社區(qū)在庫(kù)檔案有限，斷層、斷年問(wèn)題突出，各門類檔案收集、整理、歸檔參差不齊，聲像、電子檔案少，無(wú)會(huì)計(jì)檔案、工程檔案；檔案保管不規(guī)范，文書檔案均入柜保管，其余檔案零星擺放；檔案利用率低，社區(qū)提供檔案的查詢、利用服務(wù)力度不夠，多數(shù)僅限于社區(qū)內(nèi)部工作查檔。問(wèn)題：一是無(wú)獨(dú)立的檔案室，檔案管理工作滯后，檔案安全性、保密性差；二是檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)工作需要，檔案柜子、用具短缺，部分檔案無(wú)法入柜、入架；三是檔案斷年，缺乏歷史性、延續(xù)性；四是區(qū)級(jí)層面缺少有針對(duì)性和可操作性的檔案分類方法和歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)，歸檔門類檔案不全、整理、保存不規(guī)范；五是檔案員兼職過(guò)多，精力不足，且新舊檔案工作人員工作交接、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、銜接不夠，導(dǎo)致工作脫節(jié)；六是社區(qū)各口專干檔案資料收集、移交意識(shí)淡薄，工作臺(tái)賬、資料不交或不能及時(shí)移交檔案工作人員，導(dǎo)致年度檔案歸檔工作不能按期完成；七是檔案移交制度落實(shí)不到位，無(wú)檔案移交清單、冊(cè)；八是檔案宣傳不到位，居民檔案使用、查閱率低，發(fā)揮作用不明顯。

二、社區(qū)檔案工作問(wèn)題情況原因分析

（一）重視程度不夠，檔案管理工作缺乏有力投入

社區(qū)重視經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而忽視了檔案管理的重要性。街道、社區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展工作任務(wù)壓力大，尤其是經(jīng)濟(jì)工作方面，從街道到社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)干部尤為重視，傾注大量人力、物力、財(cái)力，難免對(duì)檔案工作重視不足、投入不夠。社區(qū)檔案基本設(shè)備配置不足，永檔案有償掃描，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案信息化管理工作推進(jìn)緩慢。

（二）受客觀因素制約，社區(qū)無(wú)檔案室現(xiàn)狀短期內(nèi)無(wú)法徹底解決

在城市，面對(duì)高額的房?jī)r(jià)，社區(qū)辦公用房面積用量大，購(gòu)買一個(gè)社區(qū)辦公用房少則幾百萬(wàn)，多則上千萬(wàn)，由于財(cái)力制約，社區(qū)辦公用房達(dá)標(biāo)工作推進(jìn)困難，現(xiàn)有的辦公用房?jī)H社區(qū)一站式服務(wù)窗口就占去大部分，故無(wú)多余的地點(diǎn)籌建社區(qū)檔案室，導(dǎo)致社區(qū)檔案歸檔入柜后無(wú)法入庫(kù)，入室，檔案在安全性、保密性及管理方面面臨巨大挑戰(zhàn)。

（三）檔案收集、整理、歸檔工作意識(shí)不強(qiáng)

社區(qū)檔案，尤其是文書檔案，各工作口人員檔案收集、移交、歸檔意識(shí)不強(qiáng)，不能及時(shí)按要求移送檔案工作人員，往往一拖再拖；把檔案資料與工作臺(tái)賬混為一談，不交檔案人員整理歸檔，導(dǎo)致業(yè)務(wù)文書檔案歸檔不全，其中以勞動(dòng)和社區(qū)保障口檔案資料為代表；以迎接上級(jí)三年檢查或五年檢查，不能打亂資料順序?yàn)槔碛?，不把歸檔資料交檔案人員，私自保存，各類現(xiàn)象長(zhǎng)期存在于社區(qū)的檔案工作中。

（四）社區(qū)檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平低，無(wú)法滿足檔案工作需求

社區(qū)工作者由于工資待遇低，招聘進(jìn)入門檻相對(duì)低，社區(qū)工作人員在知識(shí)儲(chǔ)備、知識(shí)學(xué)習(xí)能力、應(yīng)用能力、業(yè)務(wù)水平等方面綜合能力偏低；由于受時(shí)間、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)等因素制約，社區(qū)檔案工作人員均未進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的、專門的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案知識(shí)僅僅來(lái)自于區(qū)檔案局、街道檔案人員零星指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏系統(tǒng)性，完整性，檔案歸檔、管理工作不到位。

三、社區(qū)檔案工作建議意見(jiàn)

為了進(jìn)一步做好社區(qū)檔案管理工作，促使檔案工作跟上經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的步伐，提出以下建議：

一是進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案工作的重視。要將檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案軟硬件建設(shè)列入街道、社區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，納入重要工作議程，從人、財(cái)、物方面給予保障。要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展要求，從單純注重文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重各門類檔案的收集、歸檔和管理；從注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重檔案信息化管理，進(jìn)而推進(jìn)檔案工作發(fā)展。

二是切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳。充分利用社區(qū)微博櫥窗、展板、教育基地、社區(qū)十分鐘課堂、法律宣傳活動(dòng)等載體和形式，向廣大工作者、群眾普及檔案法律和業(yè)務(wù)知識(shí)，著力提高全民檔案意識(shí)、社區(qū)檔案的利用率，讓檔案真正的從庫(kù)房中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

三是加快硬件建設(shè)步伐，盡快完成社區(qū)檔案規(guī)范化達(dá)?斯ぷ鰲＝岷鮮導(dǎo)剩?實(shí)事求是，超前謀劃，以舊城改建、城中村改造建設(shè)為契機(jī)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，有效整合社區(qū)資源，把社區(qū)檔案室納入社區(qū)辦公用房建設(shè)的規(guī)劃范圍內(nèi)；同時(shí)，加大投入，逐步改善社區(qū)檔案設(shè)備、切實(shí)緩解現(xiàn)存庫(kù)室緊張、保管條件差的突出矛盾，對(duì)把檔案室挪作它用，明顯不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)室，要及時(shí)退還恢復(fù)，調(diào)整修繕，確保檔案安全。

四是建立健全檔案工作各項(xiàng)工作制度。建立以檔案收集、整理、歸檔、入庫(kù)、查閱、移交等的系列檔案管理制度，并落實(shí)到位。

五是切實(shí)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。堅(jiān)持以綜合理論學(xué)習(xí)、培訓(xùn)為重點(diǎn)，社區(qū)檔案工作者自學(xué)為主；堅(jiān)持市、區(qū)級(jí)層面綜合檔案培訓(xùn)為重點(diǎn)，街道配合、指導(dǎo)、監(jiān)督為輔；堅(jiān)持區(qū)級(jí)層面、街道現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)為重點(diǎn)，檔案工作者在工作中不斷摸索學(xué)習(xí)為主，進(jìn)一步提升檔案工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。堅(jiān)持統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，合理分工，特殊工作，有所傾斜原則，以保證社區(qū)兼職檔案管理人員有相對(duì)安靜的工作環(huán)境及工作時(shí)間，確保檔案工作的延續(xù)性、嚴(yán)肅性及權(quán)威性。

六是提高檔案庫(kù)房和各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度，特別要加強(qiáng)對(duì)電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范，保障新型檔案保存的長(zhǎng)久性和安全性。