談數字檔案在審計工作中的應用和發展方向

王紅

（吉林省洮南市審計局，吉林 洮南 137100）

一、數字檔案在審計領域的應用正在向前發展

（一）審計檔案管理軟件的應用可實現網絡遠程歸檔

隨著被審計單位數據庫的大型化，尤其是金融、海關、稅務建成的全國聯網的“信息網絡工程”。審計人員面臨的不再是傳統的審計模式，而是全新的網上空間，針對這種情況審計部門已經在積極穩定的探索計算機審計和網絡遠程審計，通過網絡連接來滿足審計的需要，對其業務活動進行監督。在整個審計監督過程中采集和掌握的數據都是以數字信號的形式存在，每一個流程都是在特定時間和特定環境，同一活動過程中形成的真實的原始記錄，只有保持整個過程的完整性才能體現檔案的價值。因此，傳統的紙制載體文件承辦完結后歸檔制度已經不能滿足數字檔案的歸檔要求，網絡遠程審計的實施可推進檔案遠程歸檔的發展，根據審計要求，將取證的審計工作底稿和電子數據通過“金審工程”中AO（現場審計管理系統）進行及時的分析和處理，經過三級復核后以數字化的形式上傳至審計檔案管理系統進行預歸卷管理，真正實現“邊審計邊歸檔”和“審結卷成”。

（二）運用數字化檔案管理，加快探索研究審計工作研究步伐

檔案的首要價值是參考利用的價值。但是對檔案的利用不止停留在簡單的利用和查考上，最重要的是通過對檔案信息的分析和梳理提練其精華，拓展其深度。數字化檔案對檔案的開發利用功能更加強大，不同的審計領域和審計人員，根據不同的權限實現不同層次的需求，提高對審計檔案的利用級次，進行深層次的挖掘整理；審計機關通過經常的、大量的、微觀具體的數字檔案信息，能夠真實、完整地掌握第一手資料并且通過對審計檔案中的數據進行綜合分析，為宏觀的經濟政策制定和領導決策提供重要依據；目前使用的檔案管理軟件可以利用應用軟件的各種特定功能對審計檔案進行規范有序地歸檔、保管和借閱服務。隨著檔案數字化建設不斷增加，在此基礎上，可進一步在擴大檔案信息化軟件開發利用功能上求突破，為探討開發智能化檔案軟件的應用提供廣闊的發展空間。

（三）深刻認識審計檔案數字化建設的重要性，努力適應新形勢下審計工作的發展

胡錦濤總書記曾經指出“當今世界，科技創新更加廣泛地影響著經濟社會發展和人民生活，實現中華民族偉大復興，必須從國家發展全局的高度，集中力量推進科技創新，加快創新型國家建設。”這就要求審計工作適應科技創新和外部環境的深刻變革，提升審計能力和技術水平，滿足信息化條件下實施審計監督的需要。而作為審計檔案工作者也要重視科技的發展趨勢，“金審工程”電子政務的快速發展，審計檔案數字化建設也在努力的跟進；另一方面被審計單位不斷采用新技術，信息系統日趨復雜，電子數據量急劇增長，審計收集的各類材料、載體多樣性和門類紛繁性，在這樣一種背景下，沒有審計檔案的數字化應用和審計檔案的信息化管理，只依賴于手工檔案的立卷歸檔方式無異于新形勢下的“刀耕火種”，就可能被時代的浪潮所淘汰。必須牢牢把握住信息化的先機，重視檔案工作的科技進步，利用先進的數字技術推動檔案的發展和進步，使其更好的為審計工作服務。

二、數字檔案在審計工作中的主要作用

審計檔案的不斷發展，檔案信息化建設的核心是資源建設，審計檔案數字化成為檔案信息化建設重要內容。審計部門利用各種成熟信息技術集成，依托審計檔案管理軟件平臺，對檔案數字化進行了有益的實踐與探索，數字化檔案室建設應運而生。

（一）數字檔案中被審計單位資料檔案庫的建立，方便審計人員異地遠程查閱

審計檔案軟件中被審計單位資料庫具有強大的資源儲存和快速檢索功能，它把大量的被審計單位的形成的年度報表、相關法規、資料及相關文件以數字化的形式按行業和單位性質再進行詳細劃分。審計機關內部各職能部門既要向資料庫輸送資料定期進行電子數據信息移交歸檔，又可以通過審計資料庫獲得審計信息，做到審計成果共享，同時方便審計人員異地遠程查閱，提高了工作效率，緩和審計資源不足的矛盾。

（二）數字檔案對常規性審計項目具有高效的審計功能，有利于提高審計的深度

審計檔案質量的高低，不僅體現審計機關基礎工作的水平，同時也能反映審計業務工作質量的高低。隨著審計機關“金審工程”電子政務的應用，審計業務文書的擬稿、審計方案的擬定以及審計工作底稿的編寫等都運用OA（辦公輔助軟件）和AO（審計現場軟件）進行處理，因此，大量的數字信息的產生為審計人員提供了方便、快捷、多方位和角度利用服務。審計人員在審計現場即可設置各種不同的數據條件，運用審計檔案管理軟件中數字檔案強大的搜索對比功能，為審計監督的實施提供了充分的依據和參考資料。尤其是對常規性審計行業和審計項目可以依據上一年度審結的審計數據進行整體的查詢分析，從中分析和確定審計重點及發現線索，有利于提高審計工作的深度，減少審計風險。

（三）審計檔案數字化管理提高了審計工作效率，擴展審計利用的廣度。

審計工作是一項特殊的職能活動，記錄和反映這種特殊職能活動的審計檔案內容豐富涵蓋了各行各業。如：財政、農業、行政、資源環保、固定資產投資、金融、企業、社會保障、外資運用等等各項審計調查活動。審計工作的取證材料，既有文字的，又有聲像的記錄，既有書面證明、證據材料，又有實物證據材料。這些審計項目行業類別繁多，業務量大，更主要的是數據量巨大。無論是對紙制檔案整理立卷檔案還是查找借閱都是繁瑣的勞動。目前，審計部門進行數字化檔案管理主要是通過數字掃描和相應的技術處理，使審計案卷中產生的文字、圖片變成數據資料，利用審計檔案管理軟件進行檔案數字化管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享和檔案信息的多介質保存。檔案數字化的應用代替了人工部分繁瑣的勞動，便于擴展檔案內容利用的廣度，最大限度的，為審計人員縮短了審計工作時間，提高審計檔案信息資源的經濟價值和社會價值，提高了審計工作效率。