如何有效提升人力資源和社會保障局的檔案管理效率

張建設

（濱州市濱城區(qū)人力資源和社會保障局，山東 濱州 2566O0）

一、人力資源和社會保障局的檔案管理工作問題分析

從人力資源和社會保障局角度分析，其檔案管理是非常重要的一些工作。現(xiàn)狀下，在實際工作開展過程中卻存在一些較為明顯的問題，總結起來具體問題如下：

（一）對人社檔案管理的重視程度有待提高

人社檔案管理工作，小到關系個人發(fā)展，大到關系社會發(fā)展，所以加強人社檔案管理工作非常重要。但是，在實際工作開展過程中，部分管理者缺乏對人社檔案管理工作的重視，甚至個別地區(qū)仍舊維持傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式。與此同時，在缺乏重視的情況下，對人社檔案管理投資的資金存在不足的情況，這樣便難以有效開展人社檔案電子管理工作，進而難以提高檔案管理的真實性、有效性及綜合效率。此外，部分管理人員的綜合素質有待提高，可能存在工作態(tài)度不不積極，未能正確認識人社檔案管理的重要性，進一步導致人社檔案管理的效率及質量難以得到有效提高。

（二）人社檔案管理制度體系有待完善

長期工作實踐發(fā)現(xiàn)，人社檔案管理通常關系到多個地區(qū)、領域，且一般人社檔案跟隨人走，即人走到哪里，檔案跟到哪里。在這一點上，充分體現(xiàn)了人社檔案流動性及靈活性的特點。然而，在人社檔案轉進、轉出過程中，如果不同的地區(qū)部門之間，沒有完善的溝通機制或溝通體系作為依據(jù)，則難以確保檔案管理工作的統(tǒng)一性及協(xié)調性。同時，還存在對個人的不同檔案采取分別管理的模式，如果個人需調用自身的檔案，則需逐一找出，顯然這增加了檔案管理工作人員的工作效率[1]。此外，部分地區(qū)的人社檔案管理制度不完善，難以為人社檔案管理提供有力依據(jù)，進而導致檔案管理的質量受到很大影響。

（三）人社檔案管理軟、硬件設備有待及時更新

人社檔案管理工作從以往的紙質管理轉變?yōu)楝F(xiàn)代化網(wǎng)絡管理過程中，需注重軟、硬件設備的及時更新。但是，部分部分的人社檔案軟、硬件設備存在滯后，更新速度緩慢的問題。當出現(xiàn)此類問題的情況系，人社局相關工作人員要想順利地對檔案內容進行搜索、保存、調用，便顯得較為困境。此外，當人社檔案管理軟、硬件設備不能滿足檔案管理實際工作的情況下，人社局的檔案管理信息化水平便會大大弱化，進而難以提高人社局檔案管理的效率及質量。

二、提升人力資源和社會保障局檔案管理效率的方法措施分析

在上述分析過程中，對人力資源和社會保障局檔案管理工作存在的問題有了一定程度的了解。考慮到人社局檔案管理工作效率的提升，便有必要注重有效方法措施的實施，總結起來具體方法措施如下：

（一）提高對人社局檔案管理工作的重視，注重管理人員綜合素質的提升

一方面，人社局領導層需充分重視人力資源和社會保障局檔案管理工作，以身作則，使下級管理工作人員得以效仿，加強對檔案管理工作的重視，以認真、負責、積極的態(tài)度對待這份工作。另一方面，在人社局檔案管理工作開展過程中，管理人員扮演著非常重要的角色，因此需注重管理人員綜合素質能力水平的提升。通過培訓教育，完善管理人員的管理理論知識體系，同時提高管理人員的管理實踐能力水平。同時，構建優(yōu)良的工作氛圍，可開展檔案管理知識競賽活動，組織管理人員積極參與，通過競賽提高管理人員檔案管理的意識，同時提升管理人員在檔案管理方面的知識能力水平[2]。此外，還可以以微信為媒介，在人社局內部創(chuàng)建微信群，實時傳送一些關于檔案管理的知識、注意事項及技巧問題等，讓管理人員通過微信群加強學習，掌握全新加強檔案管理的方法，從而使檔案管理工作的效率及質量得到全面且有效的提升。

（二）構建完善人社檔案管理制度體系

在確保人社檔案管理制度體系完善、健全的條件下，才能夠確保人社檔案管理工作井然有序地進行。因此，一方面，需對詳細的檔案管理流程加以明確。檔案管理部門相關管理工作人員有必要注重現(xiàn)狀管理問題的搜集，在處理好管理問題的基礎上，確保管理流程的規(guī)范性及科學性。另一方面，注重獎懲機制的構建，即以獎懲機制為依據(jù)，對管理工作人員的工作能力、態(tài)度進行評價，對于表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員給予獎勵，對于表現(xiàn)差的管理人員給予一定的懲罰，從而起到激勵的作用，使管理人員認識到做好人社檔案工作的重要性[3]。此外，構建人社檔案標準化管理制度，從檔案的收集、查閱、存儲、借閱、歸檔等，均需按照標準化管理模式進行，避免某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，進一步全面提高人社檔案管理的效率及質量。

（三）及時更新軟、硬件設備，加強檔案管理信息化建設

電子信息化檔案管理是人社檔案管理的必然趨勢，因此人社局相關部門有必要加大資金投入，及時更新人社檔案管理所需的軟、硬件設備。在此基礎上，了為提高人社檔案管理的效率及質量，還有必要加強檔案管理信息建設，具體做法為：（1）以當?shù)厝松鐧n案管理的發(fā)展水平為依據(jù)，進一步制定標準化的信息檔案管理規(guī)范；（2）人社部分需根據(jù)人社檔案管理的實際情況，向下級各業(yè)務科室分配相應的管理任務，避免出現(xiàn)不同業(yè)務科室負責同一管理任務的情況出現(xiàn)，進而提高管理任務執(zhí)行的效率；（3）以網(wǎng)絡平臺為媒介，實現(xiàn)人社檔案的資源共享，使各個地區(qū)及各險種間的互交性增強；（4）構建統(tǒng)一的人社檔案系統(tǒng)平臺，通過計算機技術、信息技術、通信技術的融合應用，使檔案信息的安全性增強，剔除冗余重復的信息數(shù)據(jù)，使檔案管理更加高效、科學。總之，對于人力資源和額社會保障部門來說，需及時更新軟、硬件設備，進一步加強檔案管理信息化建設，確保人社檔案管理工作與時俱進，增效增益。

三、結語

綜上所述，現(xiàn)狀下還存在一些較為明顯的問題，影響人力資源和社會保障局檔案管理的效率。因此，有必要提高對人社局檔案管理工作的重視，加強管理人員綜合素質的培養(yǎng)，并通過構建完善的人社檔案管理制度體系，加強檔案管理信息化建設等。相信從以上方面完善，人社局檔案管理工作的效率將能夠得到全面且有效的提升。