探究信息時代下高中學(xué)生檔案管理的信息化對策

張雪

（貴州省銅仁市第一中學(xué)，貴州 銅仁 554300）

隨著我校教育工作不斷取得新的突破,招生數(shù)量不斷增長,對校內(nèi)的檔案管理工作也提出了更高的要求。盡管一線的檔案管理工作者在工作中不斷地總結(jié)、摸索,但仍然不乏有一些影響工作效果的問題存在,因此如何進(jìn)一步提升檔案管理工作效率已經(jīng)成為了當(dāng)前急需思考和解決的問題。而檔案管理是一項十分繁瑣和復(fù)雜的工作，且涉及的檔案量較大，以紙質(zhì)資料為主，以手動記載、查閱為主的檔案管理方式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作需求，必須借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，使檔案資料的錄入、查找、歸檔更加便捷、快速、準(zhǔn)確。本文立足于高中學(xué)校,分析了高中學(xué)生檔案管理信息化的重要意義，并提出了信息時代下高中學(xué)生檔案管理的信息化對策,希望能夠為檔案管理工作效率的提高起到實際的促進(jìn)作用。

一、高中學(xué)生檔案管理信息化的重要意義

我校目前各類檔案眾多。從這樣的檔案信息量來看，如采用傳統(tǒng)的檔案管理方法無疑會加大資料管理和查找的難度，導(dǎo)致一些檔案的利用率降低，工作量也是極大的。信息化的檔案管理通過將信息資料錄入到電腦系統(tǒng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)快速、精準(zhǔn)的查詢。同時，對于檔案資料的保存、復(fù)制和轉(zhuǎn)移也更加便捷，不會由于檔案數(shù)量的不斷增多而占據(jù)過大的空間?？梢?，信息化的學(xué)生檔案管理實現(xiàn)了便捷的查找、建立，也促進(jìn)了資源的共享，能夠在確保檔案完整性的同時，提高對檔案資源的利用率。

二、信息時代下高中學(xué)生檔案管理的信息化對策

（一）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

開展信息化的檔案管理工作，必須以完善的信息技術(shù)和設(shè)備為前提。學(xué)校應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，為工作的開展提供基礎(chǔ)保障。對于計算機(jī)設(shè)備不足、故障等問題，應(yīng)加大投入，及時更換設(shè)備，以免由于故障問題導(dǎo)致檔案信息丟失、損毀。購入檔案信息管理系統(tǒng)，提高傳統(tǒng)單純依靠計算機(jī)進(jìn)行檔案錄入、管理的工作效率和效果。對于檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)，提升其現(xiàn)代化的檔案管理工作水平，滿足不斷提高的工作需求。最后，需要建立起完善的獎懲制度，妥善處理一些由于自身問題導(dǎo)致的檔案信息丟失、漏交等問題，對于一些能夠在工作中不斷進(jìn)行自我提升，信息化工作水平較高，且表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理工作者進(jìn)行表彰，同時作為學(xué)校中的典型開展信息化檔案管理的演講，總結(jié)經(jīng)驗，交流方法。

（二）建立起統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)

想要全面實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，首先就必須建立起一個標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的信息化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步推進(jìn)信息化檔案管理工作的實施。高中學(xué)校應(yīng)充分利用現(xiàn)有的計算機(jī)設(shè)備、軟件、技術(shù)等優(yōu)勢，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)和完善，使數(shù)據(jù)采集和信息維護(hù)等工作能夠擁有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為信息化的檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。其次，還應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)與信息化的教學(xué)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對接，將分散的學(xué)生信息整合起來，提高檔案信息的完整性以及信息收集的快速性，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的缺失、出錯等問題。當(dāng)然，為了對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行保護(hù)，還必須加強(qiáng)安全防護(hù)，以免信息被盜取和外泄。

（三）完善檔案信息管理制度

各項工作的有序開展都需要以完善的制度作為基本前提，信息化的檔案管理工作也不例外。制度建設(shè)應(yīng)從學(xué)校的實際出發(fā)，將檔案信息的錄入、整理、交接和送達(dá)等多個環(huán)節(jié)囊括其中，并在實際工作中結(jié)合問題對現(xiàn)行的制度進(jìn)行不斷完善。檔案管理工作者應(yīng)本著對學(xué)生負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，確保收集整理的學(xué)生資料準(zhǔn)確、完整，避免混淆，以免對學(xué)生以后的升學(xué)和發(fā)展造成影響。檔案的交接環(huán)節(jié)也是容易出錯的一個重要環(huán)節(jié)之一，常常會出現(xiàn)錯交和漏交等現(xiàn)象。針對這一問題，必須以完善的制度使交接的全過程都能夠在一定的前提和依據(jù)下有序地開展，決不允許一些未經(jīng)登記就隨意交接的行為存在。此外，管理制度中還應(yīng)包括學(xué)生信息檔案的錄入標(biāo)準(zhǔn)，其中包括錄入的內(nèi)容、時間等，如對于學(xué)生的考試成績、在校期間的獎懲情況等，都屬于重要的檔案資料，必須及時錄入，否則將影響學(xué)生的升學(xué)，對于相應(yīng)的責(zé)任人必須進(jìn)行懲處。利用信息技術(shù)的便捷優(yōu)勢，可以將一些重要的資料進(jìn)行備份，但往往也會因此導(dǎo)致學(xué)生信息泄露，因此在這一環(huán)節(jié)必須要加強(qiáng)注意。

三、結(jié)語

總而言之，如今，我們正處于網(wǎng)絡(luò)信息時代，各項工作的開展都有了更加便捷的渠道。對于高中學(xué)校的檔案管理工作來說，也開始逐步實現(xiàn)了信息化、高效化和便捷化，大大提升了工作的效率和準(zhǔn)確性。檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，也是提高工作成果的一條必經(jīng)之路。檔案管理工作者必須在工作中不斷地摸索，總結(jié)出有效的信息化檔案管理手段，不斷完善工作，為學(xué)校各項工作的開展提供基礎(chǔ)保障。