當前檔案管理存在的問題及對策

李輝

（重慶市黔江區(qū)留置中心，重慶 黔江 409000）

一、當前檔案管理工作中所現(xiàn)存的問題

（一）檔案管理人員對檔案管理工作重視程度不夠、現(xiàn)代化意識薄弱

長時間以來有些領導干部以及普通工作人員對檔案管理工作存在一定的誤區(qū)，普遍認為檔案的相關管理工作就是對檔案的有關材料進行簡單的抄寫、保管等簡單的技術含量很低的操作，并沒有將其視為單位的主要工作來認真對待和處理，認為這樣的工作內容跟并不會給企業(yè)帶來經濟效益的提高，因此只要是不丟失、不泄密、能夠及時處理檔案的外調、查檔就可以。這種對檔案管理工作的懈怠和輕視表明了工作人員對檔案工作的認識不夠清楚、缺乏一定的了解，單一的采用傳統(tǒng)的方法已經無法適應當前的社會發(fā)展。

（二）檔案管理工作人員的素質水平不夠高、缺乏現(xiàn)代化管理人才

目前在我國很多檔案管理工作的相關人員自身的專業(yè)素質水平比較偏低，盡管已經有了專業(yè)的部門和比較穩(wěn)定的工作團隊，但是隨著我國經濟、科技以及信息的飛速發(fā)展，很多工作人員沒有跟上時代的發(fā)展速度，缺乏現(xiàn)代化的科學管理知識和技能，能夠做到真正對檔案內容進行了解并科學運用當前我國現(xiàn)代化信息技術和信息設備的專業(yè)人才不多。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

根據調查數(shù)據結果顯示，當前我國的一些企事業(yè)單位的檔案管理中存在比較多的問題，亟待解決。例如檔案號缺乏規(guī)范性，組卷混亂，案卷的標題完善程度不夠。

檔案管理工作是一項科學的系統(tǒng)工程，不僅僅是幾臺信息設備使用的問題，而是需要相互協(xié)調多方面的制約因素構成的總體目標，因此需要相關領導給予重視和配合，做到與時俱進。

（四）管理力度不夠，管理水平較低，管理措施落后

首先很多工作人員對檔案的管理要求、檔案管理意義、檔案里面的材料收集、整理、歸檔和裝訂等工作缺乏了解，檔案的收集意識欠缺。而且存在大量的檔案兼職人員，對檔案管理工作缺乏責任心，投入的精力不夠，最多的日常事務就是將檔案資料放入檔案盒或者將其從檔案盒中取出，沒有科學的整理歸檔工作，嚴重制約了檔案的管理水平。甚至存在一些檔案材料不準確不真實的情況發(fā)生。

（五）檔案管理室的設備不足

對檔案進行科學的管理就需要配備一定的硬件設施，但是目前我國的一些單位缺乏必備的硬件條件，有的檔案室陰暗潮濕，很有可能導致隨著時間的推移沒檔案材料發(fā)霉、蟲蛀，嚴重影響檔案材料的整潔性、完整性；一些單位缺乏必備的刀、夾等工具用品；有些單位只是有簡單的可移動檔案柜，但是沒有配套的軟硬件設施。

二、檔案管理工作的應對措施

（一）轉變檔案管理觀念，重視檔案管理工作

倘若有匹配的現(xiàn)代化管理設備，但是沒有匹配的理念依然無法改變目前傳統(tǒng)的根深蒂固的管理措施，無法打破觀念的滯后性以及管理發(fā)展的先進性之間的矛盾。因此首先應該讓管理工作人員樹立先進的科學管理思想，掌握扎實的科學理論知識，采用與之相匹配的管理方法、組織行為、手段，最終達到科學高效管理的目標。

在檔案事業(yè)的發(fā)展過程中應該著重優(yōu)化檔案工作人員與我國現(xiàn)代化建設相統(tǒng)一的思想，加強科學管理觀念。重建與時代發(fā)展相適應的檔案意識，改變傳統(tǒng)的等客上門、輕檔案利用、封閉的管理思想，變被動為主動、變封閉為開放，切實滿足目前我國社會發(fā)展的需要。

（二）加強專業(yè)人員的人才培養(yǎng)

若實現(xiàn)對檔案工作的現(xiàn)代化管理，就應該培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才，讓其掌握扎實的科學技術手段和先進的管理方法，解決人才這一重要影響因素。檔案的相關管理干部不僅僅具備必要的吃苦耐勞精神、為人民服務的精神，還應該具備與時代發(fā)展相匹配的知識結構、智力水平以及管理能力。傳統(tǒng)的管理工作大多更重視抄寫、裝訂、保管等被動工作內容，現(xiàn)如今應該熟練掌握電子文件技術、網絡技術、數(shù)據通信和共享等技術，只有這樣才能更好的適應現(xiàn)代化管理工作。更新檔案工作人員的知識結構和知識儲備、專業(yè)技術手段，為我國檔案管理培養(yǎng)新一代的專業(yè)型人才。

目前我國的檔案管理現(xiàn)代化正在不斷深入，包含思想意識、操作技能、知識素養(yǎng)，檔案工作人員素質水平的整體提高無疑會為知識經濟的發(fā)展奠定堅實的基礎。

（三）實現(xiàn)檔案標準化、規(guī)范化管理

檔案管理工作沒有統(tǒng)一的標準、不規(guī)范，就無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。只有實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和現(xiàn)代化才能夠有效防止檔案的重復、混亂無序的現(xiàn)狀。在檔案管理工作中，各個工作人員對檔案工作的認識具有一致性，只有這樣才能讓檔案管理工作具有更廣闊的發(fā)展和提升空間。與此同時還應該為檔案管理工作制定一定的標準，學習廣泛的知識，進一步充實檔案管理學。

（四）加強現(xiàn)代化管理水平并完善趕禮措施

檔案管理現(xiàn)代化水平的實現(xiàn)并不是一朝一夕的事情，而是一項持久戰(zhàn)，在整個過程中應該有效處理檔案的手工操作內容和現(xiàn)代化手段操作內容。在檔案管理工作的基礎內容例如文件的鑒定、驗收、案卷整理等方面，主要依靠手工操作，切記不能因為現(xiàn)代化的管理就放棄傳統(tǒng)的手工操作內容。因此在積極引進新技術的同時要重視與傳統(tǒng)技術的有機結合。

（五）硬件設施、裝備的現(xiàn)代化

盡管我國現(xiàn)代化信息水平有了很大的發(fā)展，但是在檔案管理工作方面對現(xiàn)代化信息技術手段的應用依然不盡人意，因此在樹立信息資源管理意識的前提下，應該加快對現(xiàn)代信息技術的應用。及時為檔案管理工作配備必要的硬件設備，例如足夠數(shù)量的計算機、互聯(lián)網、掃描儀、光盤刻錄機等辦公設備，因此工作人員實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高辦公的工作效率和精準率。

結語

作為一名專業(yè)的檔案管理人員，一定要緊跟時代的發(fā)展腳步，不僅要加強對自身工作的認識，還應該不斷強化與檔案管理工作相關的專業(yè)知識儲備、專業(yè)技能，為改變當前檔案管理工作現(xiàn)狀，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理做出卓越的貢獻。