成人教育成績電子檔案的管理與應(yīng)用研究

王昢

（鐘山職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 210049）

所謂成人教育，是指一種有別于普通全日制大學(xué)教育形式而且專門針對(duì)成人的教育，參加成人教育不受年齡和性別限制，只是讓報(bào)考成人教育的人能通過學(xué)習(xí)不斷提高自身專業(yè)能力，從而更好地融入到社會(huì)之中。也正是因?yàn)槌扇私逃霓k學(xué)形式、教學(xué)制度和培養(yǎng)層次存在巨大差異，在進(jìn)行成人教育成績電子檔案管理的時(shí)候也會(huì)遇到一些問題，這就需要管理者能用針對(duì)性的方法解決問題，促進(jìn)成人教育成績電子檔案管理的發(fā)展。

一、電子檔案的特點(diǎn)

（一）信息的儲(chǔ)備量大

電子檔案是以數(shù)字的形式記錄各種檔案信息，以計(jì)算機(jī)的讀取、儲(chǔ)存和傳輸，讓整個(gè)電子檔案信息流動(dòng)起來，而且正是因?yàn)檫@種存儲(chǔ)形式，讓計(jì)算機(jī)中可以存儲(chǔ)大量的電子檔案信息，管理者還可以通過對(duì)數(shù)字形式檔案的修改來不斷更新電子檔案信息，從顯示器或者紙質(zhì)展現(xiàn)出來的信息只是電子檔案輸出的一種形式，具體該以什么方式進(jìn)行展示還需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，確保能將電子檔案的優(yōu)勢展現(xiàn)出來。

（二）依賴計(jì)算機(jī)工作

電子檔案信息全部都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，而且還需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳遞，但同時(shí)，計(jì)算機(jī)本身的系統(tǒng)完整和安全是讓電子檔案保存完整的前提，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了安全問題，也會(huì)無法順利讀出電子檔案內(nèi)容，而如果完全離開計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，電子檔案就將不復(fù)存在[1]。所以要想快速且有效的開展電子檔案管理工作，首先就要做好計(jì)算機(jī)的防護(hù)工作，讓電子檔案能夠?yàn)槌扇私逃煽兎?wù)。

（三）高度的信息共享

電子檔案的信息豐富且容量大，在網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下，電子檔案的傳播速度快，在短時(shí)間之內(nèi)就能實(shí)現(xiàn)信息共享，和以往的檔案管理方式相比，在相同的時(shí)間里，電子檔案能儲(chǔ)存更多的資料，而且在進(jìn)行信息對(duì)接的時(shí)候，也能通過計(jì)算機(jī)快速找到所需電子檔案，更能利用計(jì)算機(jī)開展電子檔案數(shù)據(jù)對(duì)比，這樣不僅能夠節(jié)省電子檔案管理的時(shí)間，還能加強(qiáng)電子檔案管理準(zhǔn)確性，提高整個(gè)電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

二、電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，因?yàn)殡娮訖n案是以數(shù)據(jù)的形式記錄信息，相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄方式來說，它可以用更小的空間存儲(chǔ)更多成人教育成績信息，在信息儲(chǔ)備量上有很明顯的優(yōu)勢；其次，電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)搜索、整理、更新來進(jìn)行管理工作，不會(huì)像紙質(zhì)檔案需要人力進(jìn)行管理，電子檔案只需要利用計(jì)算機(jī)調(diào)出成人教育成績信息，再根據(jù)整理需要對(duì)信息進(jìn)行細(xì)化處理，以此來提高電子檔案管理效率；最后，電子檔案管理方式快捷，管理者可以通過計(jì)算機(jī)快速調(diào)出電子檔案內(nèi)容，并對(duì)成人教育成績電子檔案增加標(biāo)簽和備注信息，方便管理者進(jìn)行階段性成人教育成績的評(píng)估和下階段教學(xué)目標(biāo)制定工作。

（二）電子檔案管理的缺點(diǎn)

電子檔案的缺點(diǎn)主要是過于依賴計(jì)算機(jī)所致，成人教育成績電子檔案信息集中在計(jì)算機(jī)上，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了任何問題，都可能會(huì)導(dǎo)致大量電子檔案信息的丟失[2]。具體來說，學(xué)校普遍對(duì)電子檔案信息的安全性認(rèn)知度較低，也沒有設(shè)置訪問電子檔案信息的權(quán)限，這就有可能存在信息被盜用的風(fēng)險(xiǎn)，甚至一些重要的管理步驟還需要人為控制，如果管理者對(duì)電子檔案信息管理方式理解不到位，就可能會(huì)出現(xiàn)一些工作紕漏，成人教育成績電子檔案管理缺乏規(guī)范性，就會(huì)影響整個(gè)電子檔案管理的發(fā)展。

三、成人教育成績電子檔案管理現(xiàn)狀

（一）電子檔案管理工作量大

由于從社會(huì)各領(lǐng)域來參加成人教育的人數(shù)較多，整體成人教育成績電子檔案工作量較大，但是參加電子檔案管理的人大都是兼職，本身就缺乏對(duì)檔案信息管理的認(rèn)識(shí)，也沒有電子檔案信息管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行成人教育成績電子檔案管理工作的時(shí)候就可能遇到很多問題。即使有管理者會(huì)根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理模式開展管理工作，但是這個(gè)管理制度并不符合電子檔案管理的需求，管理者無法結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)新管理，也就會(huì)影響整體成人教育成績電子檔案管理的發(fā)展效率。

（二）電子信息化的程度較低

受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，管理者在進(jìn)行成人教育成績電子檔案管理的時(shí)候還存在一些認(rèn)知錯(cuò)誤，他們沒有意識(shí)到電子信息化管理的重要性，只是將計(jì)算機(jī)當(dāng)做輸入和打印的工具，還是會(huì)在人工計(jì)算并完成復(fù)核之后再手動(dòng)輸入檔案資料，整個(gè)信息化記錄的程度較低[3]。這種管理方式不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力，還會(huì)造成計(jì)算機(jī)資源的浪費(fèi)，更無法在短時(shí)間之內(nèi)完成成人教育成績電子檔案信息的更新工作，延長電子檔案的管理周期，也無法達(dá)到電子檔案管理的預(yù)期效果。

（三）管理者的專業(yè)化水平低

雖說是電子檔案管理，但管理者依舊發(fā)揮著重要作用，就算是通過掃描錄入數(shù)據(jù)的方式，也需要管理者能掌握各種錄入設(shè)備的用法，但是就目前這個(gè)階段來看，管理者的專業(yè)化水平較低，沒有意識(shí)到用電子檔案開展成人教育成績管理的重要性，而且由于自學(xué)管理機(jī)構(gòu)也沒有和成人學(xué)校保持一個(gè)良好的溝通，很多成人考試的信息不同步，管理者也沒有找到優(yōu)化電子檔案管理的方法，導(dǎo)致成人教育成績電子檔案管理效率低下。

四、提高成人教育成績電子檔案管理有效性的措施

（一）提高成人教育成績電子檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性

在進(jìn)行成人教育成績電子檔案管理工作的時(shí)候，要注意定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，既要保證電子檔案的安全性，還要讓計(jì)算機(jī)能在最好的狀態(tài)下開展電子檔案管理工作[4]。具體來說，可以將成人教育成績電子檔案按照地區(qū)進(jìn)行分類，且不同地區(qū)的電子檔案用不同的計(jì)算機(jī)進(jìn)行匯總，派專人對(duì)其進(jìn)行管理，并及時(shí)按照當(dāng)?shù)卣邔?duì)電子檔案進(jìn)行修改和更新，確保所有的電子檔案管理措施都能符合當(dāng)今時(shí)代的需求，在保證成人教育成績電子檔案完整性之后，專門設(shè)計(jì)一個(gè)查詢成績的校外網(wǎng)站，所有參加成人教育的人都能通過校外網(wǎng)站登陸個(gè)人賬號(hào)查看成績，只是這個(gè)成績只有本人和管理者可以查到，同時(shí)，還一定不能出現(xiàn)電子檔案信息泄露或者被篡改的問題，讓電子檔案的優(yōu)勢完全凸顯出來。

（二）規(guī)范成人教育成績電子檔案管理的制度性

為了確保成人教育成績電子檔案管理能夠順利進(jìn)行下去，成人學(xué)校就需要制定符合電子檔案管理規(guī)律和現(xiàn)狀的管理制度，還需要設(shè)立完整的成人教育成績電子檔案管理監(jiān)管體系，以高效開展電子檔案管理工作為學(xué)校發(fā)展的最終目標(biāo)之一，并能在正確利用電子檔案開展管理工作的基礎(chǔ)上，最大化的實(shí)現(xiàn)資源共享。只是在制定完整管理制度的時(shí)候，還需要嚴(yán)格遵循成人教育成績電子檔案的管理流程，先要對(duì)成人教育電子檔案內(nèi)容有一個(gè)充足的了解，之后再根據(jù)檔案的內(nèi)容對(duì)各種成績信息進(jìn)行分類，由不同的管理者負(fù)責(zé)不同的電子檔案管理，并對(duì)每個(gè)電子檔案進(jìn)行優(yōu)化加密處理，在不斷優(yōu)化資源配置的過程中，讓整個(gè)成人教育成績電子檔案管理能夠獲得更好的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)成人教育成績電子檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要想讓成人教育成績電子檔案能夠長期且有效的進(jìn)行下去，就必須建立一支高素質(zhì)的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)，這個(gè)管理隊(duì)伍的每一個(gè)成員都需要有明確的分工，將所有電子檔案的管理內(nèi)容落實(shí)到每個(gè)成員上，并制定針對(duì)性的問責(zé)制度，就算出現(xiàn)在工作中電子檔案管理問題，也能及時(shí)對(duì)應(yīng)到管理者的身上[5]。與此同時(shí)，學(xué)校還可以外聘專業(yè)的成人教育成績電子檔案管理專家進(jìn)行輔助指導(dǎo)，讓管理者能夠加深對(duì)成人教育電子管理的理解，并能在實(shí)際工作中不斷提高自身管理能力，避免發(fā)生不必要的管理問題，就算在工作中遇到了難以解決的問題，管理者還可以單獨(dú)詢問專家，在專家的引導(dǎo)下思考解決電子檔案管理問題的方法，形成一個(gè)系統(tǒng)的成人教育成績電子檔案信息管理思維方式，以此來提高整體成人教育成績電子檔案教學(xué)的質(zhì)量和效率。

結(jié)束語：

綜上所述，在開展成人教育成績電子檔案管理的時(shí)候，首先要讓管理者意識(shí)到電子檔案的重要性，在掌握電子檔案管理特點(diǎn)和優(yōu)缺點(diǎn)的基礎(chǔ)上，用提高成人教育成績電子檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性、規(guī)范成人教育成績電子檔案管理的制度性、加強(qiáng)成人教育成績電子檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的方式，提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)成人教育的發(fā)展。