信息化時代檔案管理的創(chuàng)新初探

景媛

（山西省陽泉市郊區(qū)政務(wù)服務(wù)中心,山西 陽泉 045011）

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式工作效率非常低，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的社會，所以檔案管理人員應(yīng)該及時引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率，以下將重點(diǎn)圍繞信息化時代檔案管理創(chuàng)新工作展開論述。

一、檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的意義

隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，不論是我們的生活還是工作都離不開網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行檔案管理時，同樣需要使用到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣不僅能使工作效率得到顯著的提高，還能在很大程度上規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作中的弊端。比如，進(jìn)行檔案管理工作時，使用云盤對檔案進(jìn)行備份，防止管理檔案過程中因為意外情況時記錄丟失，另外使用云盤進(jìn)行數(shù)據(jù)備份比傳統(tǒng)管理工作相比可以大幅度縮減工作量，同時還能保證工作質(zhì)量，這是檔案管理工作隨著時代發(fā)展對工作進(jìn)行創(chuàng)新之后體現(xiàn)出的優(yōu)勢[1]。

目前我國經(jīng)濟(jì)以及科技都處于高速發(fā)展的階段，在新科技的出現(xiàn)下，人們的生活質(zhì)量得到提高，從前繁瑣的工作也變得非常簡單，如人們吃午餐可以使用訂餐軟件，這就是時代發(fā)展過程中的轉(zhuǎn)變。檔案管理工作也需要具備與時俱進(jìn)的發(fā)展意識，主動接觸、了解當(dāng)前社會發(fā)展出現(xiàn)的新技術(shù)，并將其引入到工作中，提高管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員需要根據(jù)人們對檔案工作的反饋意見在科技的幫助下思考如何利用當(dāng)代技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而能夠在極大程度上保證人們查詢資料的時間不會對其活動造成過多的影響，借助當(dāng)前出現(xiàn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對工作進(jìn)行改進(jìn)，針對時下的工作理念優(yōu)化管理工作，提升檔案管理工作在服務(wù)方面的表現(xiàn)[2]。

二、信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新方向

(一)完善管理機(jī)制

管理機(jī)制是影響檔案管理工作效率的重要因素，要想隨著時代發(fā)展做好檔案管理工作，需要對管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能保證檔案管理工作能夠變得科學(xué)、高效。對管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新工作時，首先需要了解當(dāng)前社會發(fā)展的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上思考檔案管理工作未來的發(fā)展方向，隨著社會的發(fā)展過去的管理機(jī)制中必定會存在不適合當(dāng)前環(huán)境的環(huán)節(jié)，進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新工作時，需要將其果斷的削減掉，并學(xué)習(xí)當(dāng)前的管理方法以及理念，從而才能對管理工作中存在的不足進(jìn)行修補(bǔ)，在完善管理制度之后，還需要對其在工作中的表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤，并進(jìn)一步進(jìn)行完善，這樣才能使創(chuàng)新之后的管理機(jī)制可以提升檔案管理工作的效率[3]。

（二）創(chuàng)新工作模式

進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新的過程中，檔案管理人員必須要更新工作理念，在科學(xué)、合理的工作理念之下進(jìn)行管理機(jī)制的創(chuàng)新才能使檔案管理工作可以事半功倍。與此同時，檔案管理人員需要學(xué)習(xí)當(dāng)前管理工作的最新理念，并了解當(dāng)前出現(xiàn)的科技，靈活的將其運(yùn)用與檔案管理工作中，在先進(jìn)理念的作用下對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)新管理工作模式下進(jìn)行檔案管理工作，可以在很大程度上提高檔案工作的效率，這非常符合當(dāng)下快速、便捷的工作理念[4]。

（三）創(chuàng)新管理技術(shù)

進(jìn)行檔案管理工作時，要想提高工作效率管理人員應(yīng)該及時引進(jìn)大數(shù)據(jù)、信息、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)，在這些技術(shù)的加持下能夠使檔案管理工作順利的進(jìn)行，工作人員需要使用現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中搭建出一個網(wǎng)絡(luò)工作平臺，并在使用網(wǎng)絡(luò)平臺的過程中，結(jié)合相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，對工作中使用的技術(shù)進(jìn)行升級，從而可以在工作中保證網(wǎng)絡(luò)平臺具備的開放性以及互通性能夠很好的為檔案管理工作服務(wù)。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

使用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案資料的管理工作會因為不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，使資料的流通性變得非常差，對于這個問題需要及時的改進(jìn)，否則檔案管理工作很難進(jìn)行資源共享，要想改變因標(biāo)準(zhǔn)不一造成的混亂工作局面，應(yīng)該從管理標(biāo)準(zhǔn)方面入手，結(jié)合不同地區(qū)的檔案管理工作表現(xiàn)，在此基礎(chǔ)上對檔案管理工作定下統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制定之后，可以使管理工作變得井然有序，在信息平臺上進(jìn)行檔案信息共享就變得非常簡單。

（二）創(chuàng)新管理體制

要想提高檔案管理的工作效率，需要對管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，針對檔案管理工作中操作過程繁瑣以及不規(guī)范的現(xiàn)象進(jìn)行反思，上述問題的出現(xiàn)與檔案管理工作中軟件以及硬件的選取有直接關(guān)系。基于這個基礎(chǔ)，有針對性的提出解決意見，通過創(chuàng)新管理體制對檔案管理中存在的問題進(jìn)行修正，首先需要對檔案管理體系進(jìn)行集中處理，并進(jìn)一步明確工作中硬件與軟件的選取原則以及標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使檔案管理工作在科學(xué)、合理的管理體系下高效率的運(yùn)行。

（三）創(chuàng)新數(shù)據(jù)庫

在當(dāng)前時代，檔案管理工作中數(shù)據(jù)庫占據(jù)著非常重要的位置，數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)是以信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為支撐才能順利的進(jìn)行檔案管理工作，這也是使檔案記錄由紙質(zhì)向電子形式過度的關(guān)鍵。當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)為檔案管理帶來了非常大的優(yōu)勢，但是檔案管理人員需要隨著時代的發(fā)展不斷對數(shù)據(jù)庫的功能進(jìn)行完善，這樣才能使檔案管理工作能夠良好的適應(yīng)時代的發(fā)展，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫創(chuàng)新的過程中，需要結(jié)合人們對檔案的需求，明確工作目標(biāo)，通過構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)庫，大幅度提高檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)語：

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作必須要隨著時代一同進(jìn)步，在發(fā)展過程中借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)完善檔案管理體系，針對工作中存在的問題使用當(dāng)前技術(shù)對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，如統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)、對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行創(chuàng)新等措施，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，能在極大程度上提高我國檔案管理工作的水平。