關于檔案管理與知識管理關系的分析與研究

張雪蓮

（哈爾濱市阿城區第二敬老服務中心，黑龍江 哈爾濱 150300）

當前，雖然還未出現知識管理的正式定義，但是隨著社會經濟的快速發展，現代的管理知識日益豐富，知識管理逐步被認可為是一種具備創新性的管理意識，對提高社會管理的水平有著巨大的幫助作用。檔案管理工作的主要內容則是收集與管理影響信息、文獻資料以及數據，并將價值賦予這些信息資源之上，與檔案管理相比，知識管理在管理的流程和目標等方面都與檔案管理相似，但二者之間的差異也不容忽視，因此，如何正確地認識檔案管理與知識管理的關系，促進兩種管理方式的融合與發展，充分發揮其在社會管理中的作用就顯得尤為重要，由此可見，檔案管理與知識管理的關系研究有著極為重要的現實意義。

一、檔案管理與知識管理的類似點

（一）管理的對象重疊

檔案管理的對象主要是重要的文件與檔案，而知識管理的對象顧名思義就是知識，知識的范圍十分廣泛，學界將知識劃分為顯性知識與隱性知識，其中文件與檔案就是顯性知識的主要來源，而期刊、圖書以及數據庫等則是隱性知識的主要來源。因此，從廣義上講，檔案管理可以歸屬于知識管理，檔案管理與知識管理的對象有部分重疊。

（二）管理的目標相似

檔案管理的目標主要是服務于社會政治、經濟以及文化等方面的發展，其管理的基本目標就在于向各種組織提供檔案服務，這同時也是檔案管理的最終目的。而知識管理的基本目標在于讓知識發揮自身的價值，服務企業，助力企業的發展，為企業競爭力的提高奠定堅實基礎，所以在一定程度上檔案管理與知識管理的目標都在于為社會組織提供知識服務，讓知識的價值得以充分發揮，兩者的管理目標十分近似。

（三）管理的流程近似

在一般的情況之下，檔案管理的流程主要有保管、統計、利用、接受、收集以及鑒定等六個環節，在開展文件管理與檔案管理工作時必須嚴格遵循這些流程，這是確保檔案管理目的實現的重要途徑。知識管理的流程與檔案管理十分相似，要想順利地完成管理工作就必須嚴格遵守管理的各項流程，將知識的價值充分發揮出來，所以說檔案管理與知識管理的流程近似。

二、檔案管理與知識管理的差異

如上文所述，檔案管理與知識管理在管理的對象、管理的目標以及管理的流程等方面都十分相似，但在具體的管理過程中，它們還是存在一定的差異性。

（一）管理的層面不同

檔案管理的專業性較強，是一項極為專業的管理活動，需要在管理的過程中使用各種管理技術。知識管理不僅是一項需要各種管理技術的管理活動，更是需要完善的管理體系與先進的管理理論知識的管理類型，由此可見兩者的管理層面是不同的。

（二）管理的深度不同

檔案管理的主要對象就是文件與檔案，而且是文件與檔案的實體，但知識管理則不側重于管理文件與檔案的實體，而是側重于文件與檔案所蘊含的知識，也即與檔案管理相比，知識管理的深度更深。

（三）管理的范圍不同

檔案管理的范圍局限于文件和檔案，主要的工作就是遵循有關規定和要求對文件和檔案進行管理，知識管理不僅包含了文件與檔案的管理，還涵蓋了圖書的外部信息也就是外部知識的管理，從這個角度看，檔案管理與知識管理的管理范圍是不同的。

（四）管理的重點不同

檔案管理重點關注文件的真實性與可靠性的保障，主要目的在于長久地保存文件和檔案，以此來保障文件與檔案的憑證價值，而就知識管理而言，其主要的關注點則在于文件、檔案以及有關知識的使用價值，以文件的情報性價值為出發點，也就是說檔案管理與知識管理的重點是各不相同的。

（五）管理的特征不同

程序化、規范化管理是檔案管理的主要特征，創建創造性、寬松性的管理體系則是知識管理的主要特征，從這個層面講，檔案管理與知識管理的特征差異巨大。

三、檔案管理與知識管理的相互作用

（一）知識管理能完善檔案管理

知識管理可以擴大檔案管理的管理范圍，可以促使檔案管理的價值得以大幅提升。在傳統的檔案管理模式下，會嚴格地區分檔案、文件與圖書情報，這在一定程度上對檔案管理的范圍造成了極大的限制。此外，傳統的檔案管理更加注重于保管歷史記錄，忽視了其強大的現實作用，這使得檔案管理作用發揮的領域被極大地限制了。知識管理注重將企業生產經營中的所有知識有機地融合在一起，建立起一個全新的知識資源體系，為企業的各項創造活動積極服務，在知識管理的助推之下，檔案管理就能夠進入一個全新的領域，擁有更加廣闊的空間，最終促使檔案管理的管理范圍得以極大的提升。與此同時，知識管理還注重運用現代化、數字化的管理技術，讓知識的價值得以充分發揮，促使企業的競爭力得以不斷提高，對提高檔案管理的價值具有重大意義。

（二）檔案管理能推動知識管理

檔案管理不僅對知識的沉淀與積累有極大的幫助，而且對知識的挖掘與傳播也有巨大的推動作用。在企業的知識資源體系中，隱性知識占比很大，管理難度較大，因此，將隱性知識進行外部管理也即檔案管理就十分有利于記錄各項生產活動，并逐步積累成企業的知識資源，此外，檔案管理不易失真的特點對于知識的挖掘與傳播意義極大。

結語

總之，在知識管理深入人心的今天，管理人員必須加大研究力度，切實地融合好檔案管理與知識管理，不斷提高管理水平。