如何做好企業干部人事檔案的管理

李珊珊

（吉林省梅河口市就業服務局,吉林 梅河口 135000）

干部人事檔案管理可以為干部人事工作的順利進行打下良好的基礎，干部人事檔案記錄了干部工作生涯以及職務等方面的信息資料，可以作為人才選拔和利用的依據，同時可以以此制定職工干部在退休之后的養老保險以及福利待遇。因此，保證干部人事檔案的準確性、完整性以及真實性，可以保證人事檔案能夠被有效利用，發揮出其價值作用，必須要提高對干部人事檔案管理水平的重視度。在新形勢下，干部人事檔案管理工作還存在一定的問題，影響其管理水平的提高，本文就此進行了研究分析。

一、干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏足夠的檔案管理意識

干部人事檔案管理工作容易受到多個方面因素的影響，導致檔案管理部門以及檔案管理工作人員沒有足夠的檔案管理意識，實際的管理工作難以實現內外關系之間的協調處理。在開展檔案管理工作時，必須要配備有防火、防潮的檔案庫房，在庫房內要有相應的滅火、除濕設備。但是當前很多檔案管理室條件較為簡陋，部分企業沒有專門的檔案管理室。干部人事檔案記錄干部個人的經歷等方面信息，想要以干部人事檔案信息作為人事部門用人依據，就需要保證干部人事檔案信息的全面性以及真實性，但是正在實際的管理工作中，因為檔案管理人員沒有足夠的檔案管理意識，導致檔案的收集不夠完整全面。

（二）檔案整理方面的問題

想要提高檔案利用效率，就必須要做好對檔案的整理，檔案整理的質量直接影響到檔案應用的價值和有效性。當前有部分企業缺乏對檔案整理工作的足夠重視，在檔案分類方面沒有做好鑒別工作，導致檔案編碼的清晰度較差，裝訂不整齊。在《干部履歷表》方面，長時間沒有填寫，即使填寫也沒有按照標準規范來進行，很多《干部履歷表》沒有照片、簽章、審核蓋章等信息。

（三）檔案審核存在問題

在進行干部人事檔案管理時，需要重視對檔案的審核工作，比如說審核“三齡兩歷一身份”，這些信息在檔案中出現的頻次最高，但是在實際的檔案審核工作中，關于“三齡兩歷一身份”方面檔案信息填寫登記存在以后不規范以及不準確等問題。這種現象的出現有著較多方面的原因，首先，在個人主觀方面，部分人為了獲得更多的利益，將自己的實際年齡填小，填大工齡以及黨齡，在學歷方面有造假現象出現；其次，個人在信息檔案方面沒有足夠的重視度，不清楚實際時間隨意填寫，又受到檔案管理不善等因素的影響，導致干部人事檔案審核存在有較大的難度。

（四）檔案信息化建設力度不夠

當前在干部人事檔案管理方面信息化水平還比較低，當前的管理方式更多的是人工管理，配置有計算機，但是僅僅輸入一些個人基本信息，建立一個簡單的檔案索引目錄，還沒有將現代化信息技術應用在檔案信息數據庫建設中。很多干部人事檔案信息的查詢還是在紙質檔案中查找，需要花費較長的查詢時間和精力。另外，很多檔案信息化水平不足，導致之后的人才選拔以及任用受到影響。

二、強化檔案審核提升干部人事檔案管理水平

（一）提高對檔案審核的重視度

檔案審核工作工作量比較大，同時需要有較強的專業性，涉及范圍十分廣泛，想要保證檔案審核工作能夠深入進行，可以以部門領導為企業建立審核小組，做好干部檔案的審核工作，定期開展報告會，總結審核過程中存在的問題，制定針對性的解決方案，保證之后的審核工作可以順利高效進行。為了保證檔案審核工作能夠得到有效落實，可以從制度、人員、責任三個方面出發綜合分析考慮：在制度方面，可以建立審核制度，結合審核工作要求，細化審核方式以及審核流程，提高審核工作的規范性；在人員方面，選擇經驗豐富，具有較強業務水平的工作人員；在責任方面，做好對審核人員的分組，保證各方面審核人員的責任可以得到有效的落實，使審核的質量和進度得到保證。

（二）提高審核質量

干部人事檔案信息的利用率很大程度上受到檔案內容信息的真實性以及完整性因素的影響。想要提高人事檔案信息利用率，就必須要做好細節方面的審核工作，檔案管理人員嚴格按照審核標準做好檔案的初審和復核工作，結合審核情況，查看檔案審核內容，按照審核要求逐項開展審核工作，發現其中存在的問題，做好各項登記工作。

（三）以服務為目標提高效能

干部人事檔案建設的主要目的是更好的為干部工作服務，因此，需要全面發揮出檔案的利用價值，開發出其信息資源，提高服務水平。干部任職之前，需要嚴格按照檔案審核程序做好檔案的審核，仔細核對其中的相關信息資料，方便干部人才的選拔。可以將檔案管理工作與先進的計算機信息技術有效結合在一起，實現信息的全面展示，建立計算機信息資料庫，結合文字、圖像以及聲音，將干部的各方面信息直觀的反應和展示出來，提高檔案管理的效率和質量，方便檔案的審核和查找。

隨著我國社會經濟的發展進步，干部人事檔案包含有干部工作等全部的信息資料，能夠一定程度上反應干部的個人能力，在干部選拔任命方面有著十分重要的作用。當前干部人事檔案管理工作還存在一定的不足，強化檔案審核提升干部人事檔案管理水平，首先要提高對檔案審核的重視度，其次要提高審核質量，最后要以服務為目標提高效能，最終實現對干部人事檔案管理水平的提高。