試論電力企業強化電子檔案的必要性

劉霞

國網黑龍江省電力科學研究院，黑龍江哈爾濱 150000

隨著信息技術迅猛發展，電力企業檔案種類越來越多、越來越復雜，實體檔案和電子檔案的內容幾乎涉及各行各業所有的檔案信息。與此同時，隨著電力企業信息化建設的不斷深入，企業管理模式逐漸由扁平化向立體化轉變。因此，電子檔案以現代化庫房硬件設備為基礎，結合物聯網、人工智能等先進技術，構建虛擬庫房展示、實體檔案智能管理、庫房環境智能管理、庫房管控中心等系統應用，打造出智慧型電子檔案系統，實現檔案業務管理模式創新，推動檔案管理工作智能化轉型。

1 檔案電子化實用功能逐步顯現提升檔案歸檔時效

電子檔案體系對實體檔案進行數字化建模，通過多種圖形方式展示檔案實體在庫房中的存位及飽和度情況，基于檔案RFID或二維碼實現實體檔案智能上架和下架。電子檔案基于物聯網RFID技術，結合檔案盤點車，實現實體檔案智能盤點，提升盤點效率、減輕盤點工作量。

電子檔案可以實現庫房智能安全管理，檔案庫房應用于人臉識別、人員入侵檢測、視頻智能監控等構建電子檔案安全體系，保障實體檔案安全。實施檔案電子化，可以使檔案庫房環境智能管控，與庫房智能環境設備集成，電子化檔案實現了智能庫房管控，即通過高清智能大屏可視化展示檔案管理工作成效，作為向上級領導和來館參觀人員展示的窗口。

電力企業建立電子檔案體系后，就可以通過平板電腦、手機、定制終端等移動終端設備，構建智能庫房管控移動應用，實現庫房情況隨時隨地實施掌握和了解。并通過采用“平臺+插件”的方式，研發出電子檔案管理系統。電子檔案系統包含檔案管理（文檔、財檔、科檔、聲像、實物），案卷管理、審核管理、檔案查詢、借閱管理和銷毀管理等功能，協助企業完成檔案的收集、歸檔、利用等管理工作。其中通過對歷史數據整合的功能，可幫助企業實現歷史數據的快速查詢。

2 建立綜合性檔案管理系統實現檔案全生命周期管理

企業各個業務部門都會產生不同的檔案信息，如果沒有流程化的管理模式，檔案工作就會寸步難行。不僅能夠為企業的財務管理、生產、經營、科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內容真實的檔案信息服務，同時為檔案信息化的持續發展打下基礎，使檔案信息化與企業信息化、企業各項工作的發展要求相適應。

建立電子檔案體系，可以提升檢索速度，打造一體化的應用檢索平臺。當前，電力企業在進行檔案管理工作時，不同時期海量的信息化數據存儲在不同的平臺之上，實現一體化的應用檢索。尤其針對企業至關重要的財務信息檔案，通過標準化的數據轉換平臺將不同平臺上的財務歷史數據整合為統一的電子會計檔案數據，幫助企業實現異構財務數據整合管理，有效降低財務歷史數據管理成本。

電子檔案可控靈活授權，強化檔案安全性能保護重要信息。電子檔案管理系統在安全存儲的基礎上結合智能化的檔案管理設備實現高效的存檔和利用，并采用靈活的授權機制，為不同的職員授予不同的權限，保證到位且不越位。同時，提供系統安全等級設置，通過選擇密碼安全等級，實現不同等級的安全控制，有效地保障電子檔案的安全。

3 結語

綜上所述，電力企業建立電子檔案管理系統后，可以實現統一文件標準，實現非結構化文檔的收集、識別、查詢和存儲，從而實現了對非結構化檔案的規范管理和高效利用。電子檔案可以實現企業數據的轉換，解決不同軟件平臺產生的信息化歷史數據利用困難，解決不同時期信息化歷史數據維護困難。創建電子檔案，可以實現管理系統標準化的數據轉換，并將各種信息化平臺上的歷史數據整合為統一的電子檔案數據，具有跨信息化平臺的數據整合與高效數據兼容的特點，幫助電力企業實現財務數據整合管理，有效降低企業歷史數據的管理成本。