中職院校內(nèi)部控制優(yōu)化策略

岳愛林

摘要：隨著國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的不斷增長，國家對中職院校教育事業(yè)更加重視，不斷為中職院校投入教育資金，促進(jìn)提升國內(nèi)中職院校的教學(xué)質(zhì)量及辦學(xué)水平。隨著教育經(jīng)費的增加，中職院校的經(jīng)濟(jì)活動也逐漸增多，同時對中職院校的內(nèi)部控制提出了更高的要求。事業(yè)單位內(nèi)部控制是指單位為實現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控。健全的內(nèi)部控制對中職院校的運行有極大的影響，目前內(nèi)部控制工作仍舊存在一些缺陷與不足，需要中職院校的管理決策者及相關(guān)部門的管理人員結(jié)合實際情況深入分析研究，制定出合理的優(yōu)化策略，使內(nèi)部控制的作用得到最大程度的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：中職院校;內(nèi)部控制;優(yōu)化策略

一、中職院校內(nèi)部控制的現(xiàn)狀以及意義

（一）中職院校內(nèi)部控制現(xiàn)狀

目前中職院校已經(jīng)建立了內(nèi)部控制管理機(jī)制，管理決策者是校領(lǐng)導(dǎo)，校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行內(nèi)部控制制度的修訂，完成之后分發(fā)給各個部門，各部門按照制度規(guī)范展開管理工作。當(dāng)內(nèi)部控制管理出現(xiàn)變化，中職院校的管理層及各部門的負(fù)責(zé)人會共同探討應(yīng)對措施，提出完善的解決方案。但是目前大多數(shù)中職院校的內(nèi)部控制實際情況是，中職院校的管理層對于內(nèi)部控制的認(rèn)識有所欠缺，而且內(nèi)部控制管理制度尚未完善，其執(zhí)行落實程度不夠，內(nèi)部控制的作用無法有效發(fā)揮。

（二）中職院校內(nèi)部控制意義

中職院校進(jìn)行內(nèi)部控制工作具有重要意義，第一，在內(nèi)部控制制度的制約下，學(xué)校相關(guān)部門和人員可以依據(jù)一個合理的規(guī)范制度作為依據(jù)展開各項工作，保障中職院校工作的正常開展。第二，通過內(nèi)部控制制度，可以保證資產(chǎn)的安全與完整，防止發(fā)生和糾正錯誤，保證會計資料的真實、合法、完整。第三，通過內(nèi)部控制制度，明確和規(guī)范各部門、各環(huán)節(jié)、各崗位的職責(zé)和行為，提高管理效益。

二、中職院校內(nèi)部控制存在的問題

（一）中職院校內(nèi)部控制制度體系需進(jìn)一步完善

通過對現(xiàn)有內(nèi)部控制制度的梳理，部分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)制度或?qū)嵤┘?xì)則缺失，或部分管理環(huán)節(jié)缺失;部分經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)制度要求與實際業(yè)務(wù)執(zhí)行程序或者與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀不符。內(nèi)部控制制度的缺失或者沒有及時更新現(xiàn)有的管理制度易導(dǎo)致學(xué)校業(yè)務(wù)操作無章可循或銜接不暢，致使部分管理工作秩序不明確和部分業(yè)務(wù)程序沒有制度支撐的風(fēng)險。

比如，經(jīng)過前期調(diào)研發(fā)現(xiàn)，預(yù)算制度是以前年度制定的，制度內(nèi)容和現(xiàn)行預(yù)算管理已經(jīng)不相適應(yīng)，例如其中未明確預(yù)算統(tǒng)籌部門的職責(zé)，也未明確預(yù)算執(zhí)行部門的預(yù)算執(zhí)行績效自評的責(zé)任，這將導(dǎo)致部門之間容易發(fā)生權(quán)責(zé)邊界不清的問題。中職院校建立合同管理辦法，對合同簽署過程沒有約束和保障機(jī)制，不利于保護(hù)單位的合法利益。

（二）關(guān)鍵崗位責(zé)任制及輪崗機(jī)制需進(jìn)一步完善

目前中職院校未完全確立明確、清晰、完整的部門和崗位的權(quán)限和職責(zé)范圍，導(dǎo)致崗位人員流動，如調(diào)崗人員或新入職人員不能及時地、清晰地明確工作職責(zé)范圍，不利于工作效率的提升和部門間職責(zé)界限的區(qū)分。

未明確建立關(guān)鍵崗位責(zé)任制，不能確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。同時，未配套建立關(guān)鍵崗位輪崗、培訓(xùn)機(jī)制，缺失關(guān)鍵崗位人員的廉政道德培訓(xùn)和專業(yè)技能培訓(xùn)機(jī)制。

（三）中職院校內(nèi)部審計尚未全面覆蓋單位業(yè)務(wù)活動

中職院校目前內(nèi)部審計范圍未全面覆蓋學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，僅對基建工程竣工審計，未進(jìn)行財務(wù)審計、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計、專項審計、大型基建工程跟蹤審計等，同時審計部門缺少相應(yīng)的制度進(jìn)行規(guī)范，尤其是對于業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的審計監(jiān)督較為欠缺。審計監(jiān)督是一項全過程動態(tài)化的內(nèi)部控制手段，內(nèi)部審計覆蓋范圍較小，可能產(chǎn)生未能及時發(fā)現(xiàn)學(xué)校業(yè)務(wù)執(zhí)行中的風(fēng)險，影響管理風(fēng)險的全面治理及事前防控。

（四）信息或建設(shè)不健全，部分信息系統(tǒng)孤立，存在信息孤島現(xiàn)象

目前校內(nèi)存在諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)，且部分?jǐn)?shù)據(jù)平臺互不連通，不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互僅能通過人工維護(hù)，極易產(chǎn)生數(shù)據(jù)的不一致性，且管理繁瑣、松散。部門間的信息傳遞途徑曲折，無時效性。由此導(dǎo)致系統(tǒng)難于提供更具高度、深度的統(tǒng)計分析，缺乏全方位視角的教學(xué)管理各方面信息。學(xué)校一些重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的管理提升沒有信息系統(tǒng)的支持，相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動及內(nèi)部控制流程尚未嵌入信息技術(shù)系統(tǒng)，導(dǎo)致日常業(yè)務(wù)管理效率、效果不佳，管理活動耗費大量人員精力也未能滿足學(xué)校管理層和外部監(jiān)管單位的管控要求，管理現(xiàn)代化程度需要依賴信息化手段進(jìn)一步提升。

三、中職院校內(nèi)部控制優(yōu)化策略

（一）完善中職院校內(nèi)部控制體系

建議各歸口部門根據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制相關(guān)要求和學(xué)校實際業(yè)務(wù)規(guī)范對主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行制度規(guī)范，未明確歸口管理部門，對不符合現(xiàn)狀實際情況的制度或者與國家相關(guān)政策規(guī)定不符的制度要及時進(jìn)行修訂完善，明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的工作程序、時間要求、審批權(quán)限、責(zé)任劃分等。建議各部門將管理制度和實施細(xì)則進(jìn)行上會審議并及時發(fā)文公示，保證制度的約束力度和可執(zhí)行性。

（二）完善關(guān)鍵崗位責(zé)任制及輪崗機(jī)制

建議中職院校按照內(nèi)控規(guī)范指引以及相關(guān)行政事業(yè)單位管理制度的要求，全面落實關(guān)鍵崗位輪崗、培訓(xùn)制度，對于專業(yè)性強(qiáng)無法實現(xiàn)輪崗的崗位，按照內(nèi)控規(guī)范的要求定期進(jìn)行專項審計，以確保相關(guān)控制措施得到有效執(zhí)行。

同時建立關(guān)鍵崗位責(zé)任制，在符合單位“三定”方案的前提下，按照權(quán)責(zé)對等的原則，科學(xué)設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，以書面的形式明確崗位職責(zé)、崗位權(quán)利以及與其他崗位或者外界的關(guān)系。確保關(guān)鍵崗位責(zé)任及工作要求與本單位的管理保持一致并落到實處。

（三）中職院校內(nèi)部審計全面覆蓋單位業(yè)務(wù)活動

建議學(xué)校強(qiáng)化各業(yè)務(wù)部門之間的制衡機(jī)制，增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的主體意識，將監(jiān)督檢查貫穿到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之中;強(qiáng)化審計與財務(wù)等監(jiān)管部門內(nèi)部審計監(jiān)督的事前、事中管控，如對于國家社科基金課題結(jié)題的審計簽批，允許審計部門在前期立項與中期執(zhí)行中介入并實時掌握相關(guān)數(shù)據(jù)，以明確后期結(jié)題簽批審計的方向與內(nèi)容。針對審計部門人員設(shè)置與全面監(jiān)督審計工作量的脫節(jié)，解決事前事中審計的現(xiàn)實困難，建議適度增加審計監(jiān)督人員以更好地為學(xué)校的事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

（四）結(jié)合信息系統(tǒng)，健全信息建設(shè)，消除信息孤島

建議學(xué)校按照內(nèi)控規(guī)范指引以及相關(guān)行政事業(yè)單位管理制度的要求，充分利用信息化手段提升預(yù)算、基建工程、合同、資產(chǎn)等重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的管理效率，合理利用系統(tǒng)控制替代大量手工控制，將重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點嵌入信息系統(tǒng)，減少人為影響因素，快速實現(xiàn)管理提升。

同時，為最大化內(nèi)部控制規(guī)范成果的執(zhí)行效果，建議中職院校逐步通過計算機(jī)實現(xiàn)預(yù)算約束、歸口控制、流程控制、權(quán)限控制、標(biāo)準(zhǔn)控制、表單控制等，讓政策、程序在信息系統(tǒng)中落地。信息系統(tǒng)可通過具體而微的預(yù)警、分析、處置、評估等監(jiān)督控制功能，規(guī)避人為干擾因素，解決人員不足、效率低下、數(shù)據(jù)無共享、管控不到位、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、辦公費用居高不下等等問題。

建議建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫平臺，實現(xiàn)校園各類信息的實時共享。統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺將校內(nèi)全部有共享需求的數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為各部門提供了對自身數(shù)據(jù)的維護(hù)入口，以及對其他部門數(shù)據(jù)的查詢?nèi)肟冢艑挋?quán)限限制。在共享數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，提供豐富的組合查詢、準(zhǔn)確翔實的報表，為領(lǐng)導(dǎo)決策助力。

同時，中職院校將信息中心設(shè)置為學(xué)校內(nèi)部信息系統(tǒng)的歸口管理部門，負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的審核、統(tǒng)籌、登記、備案工作，并牽頭學(xué)校信息化平臺建設(shè)，保證各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)貫通。

四、結(jié)束語

總而言之，通過建立健全內(nèi)部控制體系， 中職院校可以使得自身的管理水平以及綜合發(fā)展水平達(dá)到一個新的高度，中職院校應(yīng)該針對內(nèi)部控制工作過程中遇到的問題，及時制定出合理方案，使之規(guī)范化和制度化，才能更加有效促進(jìn)中職院校事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

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