“互聯網+”時代下如何做好檔案工作

文/邱 菊

“互聯網+”時代下，運用大數據、移動互聯網、云技術為檔案管理工作創新發展提供了新的思路和方式。在網絡環境下，檔案服務方式更加體現人性化，服務效率和質量都得到了提升

“互聯網+”就是以互聯網為平臺，將現代信息技術運用于各行各業，從而不斷創造出新產品、新業務與新方式，形成新的產業鏈。如集市和互聯網相結合有了淘寶，銀行和互聯網相結合有了支付寶，政府和互聯網相結合有了電子政務。“互聯網+”是時代的產物，數字檔案建設是檔案事業發展的必由之路，檔案部門要利用大數據、互聯網、云技術等現代管理手段，推進數字檔案建設，既能降低運行成本，減輕勞動強度，又能提高工作效率，更快、更準、更好地服務社會大眾。同時也可以解決許多傳統檔案管理模式下難以解決的問題。

一、傳統檔案與檔案網絡化的區別

傳統檔案一般是指保管存放在檔案館室里面的紙質文書檔案，其檢索、使用起來非常費力、費時，且存儲空間大，維護不方便，備份更需要大量的人力物力支撐。當前的傳統檔案管理模式已經不適應科技發展水平。隨著網絡信息技術的發展，利用數字圖像處理技術等現代化手段，對紙質檔案進行數字化，建立檔案信息圖像文件數據庫，運用計算機網絡技術，使利用者不受時間、地點的限制，隨時查到授權范圍內的檔案信息。做到檔案查詢又快又準，實現遠程查閱，便于信息公開和方便服務對象，解決許多傳統模式下難以解決的問題，這是檔案管理者在服務上質的飛躍。

二、“互聯網+”時代，對檔案管理工作的要求

過去檔案的存儲介質只局限于紙質。在“互聯網+”時代，數字檔案是對紙質檔案原件的一種保護，隨著時間的推移，最大限度地保護、搶救了檔案。同時檔案的存儲介質也呈現了多元化，如多媒體、網絡、光盤等等，這種多元化存儲方式既可以通過多途徑提供檔案利用服務，又能提高服務的效率和質量。

1.對原有紙質檔案進行數字化。檔案管理者借助掃描儀、數碼相機等數字化設備將檔案庫內的原有紙質檔案進行數字化加工，形成數字檔案。檔案數字化后，既要將檔案數據庫建設與檔案信息網絡開發有機銜接，實現檔案查詢的計算機網絡化，又要完善檔案利用安全的制度建設，努力為利用者創造方便快捷的利用通道和方式，實現利用的低成本、高效率。

2.做好電子文件的在線歸檔。在計算機時代，工作中產生了很多電子文件，在電子文件在線歸檔時，檔案管理者要做好電子文件從生成到歸檔的標準規范統一，確保電子文件的元數據、過程信息及電子簽名、印章等信息的真實有效，同時還要按電子檔案要求在電子文件流轉過程中實時進行記錄、封裝，保證電子檔案具備完整、真實、可用的特性。檔案管理者還要編制電子文件分類方案、歸檔范圍和保管期限，內嵌于電子文件管理軟件中，實現對電子文件的超前控制和無人干預的自動收集模式，由設定的程序來實現自動整理，定期檢查，定期數據備份。

3.利用各種渠道發揮好檔案的服務功能。服務社會是檔案網絡化生存的必由之路。要體現檔案的服務功能、宣傳功能和交流功能，就必須建立和完善服務的渠道和窗口，如通過網站、微信、APP 等形式來推送重大活動、重大事件的相關檔案信息，方便利用者的查詢。通過網站留言簿、互動交流平臺等方式，及時解決利用者的困惑和需求，讓檔案的作用得到更好的發揮。

三、“互聯網+”時代，對檔案服務工作的新要求

隨著計算機網絡技術、數據庫技術的發展，將檔案和網絡結合，這是檔案管理工作適應“互聯網+”發展的趨勢和要求。在局域網內，利用者通過網絡查詢后，提供直接打印功能，實現真正意義上的便捷。在互聯網上實現數字化檔案全文閱覽、下載、打印，在相關認證和電子簽名等安全技術的保障下，對特定的用戶還可提供加蓋電子簽章的數字化檔案打印件，保證檔案的真實和有效性。在“互聯網+”時代，檔案的服務模式具備多樣性、全面性，讓利用者實現遠程閱覽，大大節省時間。現代檔案的查閱方式分解檔案員的工作任務，節約查閱者的等待時間，減少利用者的空跑次數，提高了利用效率。

四、“互聯網+”時代，檔案工作存在的問題及對策

目前，互聯網時代下的檔案管理法律體系尚不完善，影響了檔案管理工作的規范性和嚴謹性。同時，檔案管理者在互聯網環境工作中風險比較多，防病毒、防黑客、防信息丟失、防密件泄密等對檔案管理人員的計算機技術要求比較高。在檔案管理工作中，檔案的安全是重中之重，特別是互聯網時代，更要確保檔案信息資源的存儲安全和使用安全，就需要建立一套完整的管理和使用制度，根據檔案的保密等級分類管理，不定期開展檢查，定時測試和維護，提高檔案的安全性。

總之，做好“互聯網+”時代的檔案管理工作，構建現代意義上的數字檔案館，推進檔案利用網絡化是當今檔案部門的工作重點。如何使檔案數字化管理工作走向成熟和規范，還需要更多的人來探索、研究和推進。