網絡環境下公務數碼照片檔案收集歸檔的思考

■ 洪源清

數字時代的到來，深刻影響著拍照攝像技術的發展。自從1969年第一塊圖像傳感器(CCD)在美國貝爾實驗室誕生至今,已整整半個世紀。這個以數字方式記錄影像的發明徹底改變了人類的攝影方式。曾經享譽世界、無處不在的膠片逐漸退出歷史舞臺，佳能、尼康、奧林巴斯等公司相繼停止膠片相機的生產，柯尼卡美能達公司則是宣布完全撤出傳統膠片照相機和膠片市場。如今從檔案工作角度看，傳統意義上的照片——膠卷照片檔案除了收集一些散存的一些老照片外，基本上已無檔可收，取而代之的是海量的數碼照片檔案。隨著信息網絡技術的不斷進步，通過網絡收集歸檔數碼照片檔案已成為現實。筆者結合工作實踐，談談對網絡收集歸檔數碼照片檔案的做法與思考。

1 網絡環境下收集歸檔數碼照片檔案的便利之處

網絡給各行各業帶來的便利是不言而喻的。檔案工作者身處網絡時代，利用網絡環境，積極開展數碼照片檔案的收集工作，可以讓重大事件留史，通過數碼照片檔案，讓更多人了解知曉不能親身參與的重大活動。利用網絡收集歸檔數碼照片檔案有以下便利之處：

1.1 便于及時歸檔

現在基本上每個單位都建有自己的網站，專門報道本單位最新的工作動態與事務信息，特別是一些反映單位重要職能活動、上級領導檢查指導工作、各種大型會議的照片都是經過精心挑選和領導審批過的數碼圖片并配有新聞報道一起上網。這為檔案人員收集歸檔公務數碼照片檔案提供了一條快捷、便利的收集渠道。網上下載照片不僅信息量大而且省時、省力、齊全、完整。所以檔案人員平時多注意瀏覽單位網站，就能及時下載有價值的照片。

1.2 便于收集齊全

按照傳統膠卷照片檔案的收集方法，所收集的照片數量少，內容不豐富，特別是數量和完整性很難保證。在網絡環境下收集歸檔數碼照片，不僅極大地豐富了照片檔案收集數量，而且還很全面，涉及到單位活動的方方面面，不易遺漏。對于只有新聞沒有照片的報道，檔案人員可以按照報道信息找到相關部門單位及具體經辦（拍攝）人員，及時有效地將相關的公務數碼照片檔案收集歸檔。

1.3 便于查找與保存

數碼照片的最突出優勢在于它的快捷、方便的利用方式。過去查閱膠卷照片檔案費力費時，檢索速度慢，利用操作程序繁瑣。而數碼照片，可以快速地查找，提高了工作效率。此外，數碼照片檔案的最大優勢是可以進行多種形式拷貝備份，從而大大提高了數碼照片檔案的安全性。

1.4 便于整理與利用

對于收集歸檔的公務數碼照片，按歸檔要求需要配以文字說明時間、事由、專題。規范整理的數碼照片檔案能夠生動形象、直觀地記錄單位走過的軌跡，使日后編輯單位圖文并茂的大事記或史志等工作變得輕而易舉。特別是在單位領導、職工升遷、調離或退休時，單位可以制作當事人在單位工作期間相關的公務數碼照片藝術相冊，作為禮物贈送給當事人，檔案部門使數碼照片檔案變得鮮活起來，提供人性化服務。

2 當前數碼照片網絡環境下收集歸檔存在問題及原因

數碼照片在網絡環境下收集歸檔方面還存在一些問題，如受傳統膠卷照片檔案管理理念、管理模式的影響，在數碼照片檔案收集歸檔整理中仍然存在重實體輕信息、重文件輕照片的情況，在收集歸檔中還存在如何有效處理個人隱私？如照片涉及到的原作者版權以及被攝影者的信息安全等問題。這些問題存在的原因，大致有以下幾點：

2.1 收集歸檔管理制度和管理規范不健全

《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)和《電子文件歸檔管理規范》(GB/T18894-2002)制定了有關數碼照片檔案管理的相關內容，但事實上，這幾年很多單位檔案館(室)對數碼照片相關管理技術認識不夠與設備投入不足，仍然處于一種有“法”不依，有“章”不循的“真空”，可有可無的狀態，直接影響到對數碼照片檔案的收集歸檔工作。

2.2 收集歸檔實際操作難度很大

由于數碼照片具有無底片、不必沖印即可觀看的特性，檔案館(室)工作人員在平常的實際收集歸檔工作中，若無公務數碼照片拍攝人提供及時有效的幫助，很難做到數碼照片及時收集歸檔。以福建省科技廳照片檔案為例，拍攝公務照片、音頻、視頻由省科技信息所負責，聲像檔案（包括照片檔案）歸檔整理保管利用由省科技檔案館負責，所以要順利實現照片檔案的有效管理還需要兩個單位的密切配合。

2.3 收集歸檔不及時、不規范

由于歸檔意識不夠，許多單位公務照片的攝影者普遍的習慣做法是在公務活動中拍攝完畢后，加工整理完成自身工作后，將大量的數碼照片轉存于相機（現在很多用手機）、計算機或移動硬盤上，沒有進行規范編寫文字說明。往往是在檔案館(室)催緊時，才會不加整理地一“鍋”端給檔案館(室)。時間一長，由于拍攝之初沒有及時進行分類鑒定篩選，拍攝者也忘記了當時的情形，也就無法歸檔。此外，數碼照片的拍攝者或管理者人員變動頻繁也造成部分數碼照片無法及時收集歸檔。

2.4 損失、漏歸情況嚴重

通常有幾種情況：①由于數碼照片依賴各種各樣的存儲設備而存儲，各種設備故障等均會影響數碼照片的安全。②計算機病毒侵害也會造成保存在計算機上的數碼照片被破壞或丟失。③由于數碼照片除了拍攝者自己，其他人都不了解拍攝內容、拍攝張數等，經常會導致部分數碼照片漏歸，甚至還會出現整個事件拍攝的公務照片都找不到的情況。

3 規范網絡環境下數碼照片檔案收集歸檔的思考

公務數碼照片檔案實行網絡收集，會有諸多便利之處。筆者多年來緊緊圍繞網站這新聞主渠道進行觀察研究，發現通過單位網站既能圍繞單位的中心工作又能掌握單位各種活動的最新動態，相應的收集到的公務數碼照片內容全面重點突出，配圖恰當且質量好，效率高，網絡環境下通過單位網站收集歸檔公務數碼照片不愧為當今數碼照片檔案收集的一條有效途徑。但要做到規范收集、符合標準且進行有效管理，還應從以下幾個方面入手：

3.1 通過網絡即時收集

在網絡收集的過程中，我們發現單位網上的新聞報道的照片通過網絡上傳，且為編輯后使用，因數量太大，所占用網絡空間也大，所以網站維護部門及新聞宣傳部門經過一段時間對數碼照片進行加工處理，降低了像素且并不保存原件。根據國家電子文件管理的有關規定，收集歸檔的數碼照片應采用JPEG、TIFF規范格式并符合相關精度要求，并且采用數碼相機的光學精度至少要在300萬像素以上，所以，檔案人員在收集新聞照片時，一定要同步即時收集保存未經編輯處理過的原始數碼照片。同時，檔案部門指定專人，及時通過電子郵箱、移動硬盤收集新聞照片來實現公務數碼照片的邏輯歸檔。

3.2 通過網絡跟蹤收集

可以建立專門的交流群（QQ群或微信群），在群中及時溝通信息，通過有關人員將拍攝的公務照片及時整理歸檔，方便快捷。在瀏覽相關網站、收集公務數碼照片檔案的過程中如發現有重要新聞或重大活動只有新聞報道而沒有新聞照片時或網站上的照片不符合歸檔要求（如像數太低等），檔案人員應立即通過電話、QQ或微信通知相關部門及時將精選的照片傳送給檔案館。這樣可將公務數碼照片的收集歸檔工作分解在平時的公務活動中，這可使檔案部門提高數碼照片檔案的收集率，確保數碼照片的完整與安全。

3.3 建立數碼照片檔案臨時歸檔庫

公務數碼照片從單位網站、郵箱、QQ或微信傳輸到檔案部門之后，需要及時在計算機上建立一個臨時歸檔庫，分別按年度、保管期限、事由等建立不同的文件夾，將下載的照片分類保存在相應的文件夾里。有條件的可以采用電子相冊軟件，電子相冊軟件的應用對從網絡收集的數碼照片檔案的歸檔工作很有幫助。現在更方便快捷的辦法是通過智能手機自帶的APP，如數碼寶貝、數碼街等等，可以用智能手機拍攝數碼照片，通過數碼寶貝或美圖秀秀等APP加工處理，再通過手機上的QQ的我的設備→我的Android手機→導出手機相冊，這樣可以很輕松的將手機上拍攝的或接收到的數碼照片無線傳送到電腦上編輯、保存，連U盤保存傳送的中間環節都省了！

3.4 及時有效地在檔案管理系統中進行數碼照片的歸檔整理

在計算機上建立了臨時歸檔庫之后，要定期及時將數碼照片檔案歸檔到檔案管理系統中去，在這個環節中，還要注意做到三點：一是對相同事件內容的數碼照片，應選擇那些有典型性和代表性的照片歸檔；二是從拍攝技術效果上，要選擇那些拍攝效果較好的照片歸檔；三是要在歸檔的照片檔案中選取有各事件中最有典型性和代表性的照片沖洗出來，做為紙質照片檔案放在相冊中保存，做到雙套管理，這一點也非常重要。