從專項審核談干部人事檔案的管理工作

文·劉志華 傅雪梅

干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是黨的重要執政資源。近年來發生在個別地方、少數干部身上的檔案材料不齊全不規范、重要材料缺失、信息記載不準確不一致等問題在社會上造成不良影響。中央組織部于2014年10月起在全國分三批部署開展了干部人事檔案專項審核工作，目的就是要堅決整治干部人事檔案造假問題，做到去偽存真、正本清源，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規范，切實增強干部的紀律意識和規矩意識，維護干部人事檔案工作的嚴肅性和公信力。

一、干部人事檔案專項審核的內容和方法

（一）審核的范圍和內容

此次干部人事檔案專項審核工作，在審核范圍上，突出干部隊伍主體，重點審核公務員和參照管理公務員、國有企事業單位領導班子成員和中層以上干部的檔案；在審核內容上，重點審核干部“三齡二歷一身份”、獎懲情況、家庭成員及重要社會關系等重要信息，以及檔案材料是否涂改造假，重要原始材料是否規范完整，是否以不實信息獲取利益等現象。

（二）審核的方法步驟

此次干部人事檔案專項審核分登記、研判、核實、認定四個步驟。首先，以專項審核《操作手冊》為依據，采取兩人“背靠背”獨立審核方式進行初審，逐項逐頁逐卷查找問題，如實填寫《干部人事檔案專項審核情況登記表》，集中進行復審，初審、復審人員要分別確認簽字。其次，對審核登記的問題進行匯總分析，準確掌握各類問題的具體情況，檔案材料記載不一致的，按照相關原則綜合研判、予以認定；材料缺失的，要通知相關人員查找提供相關佐證材料。再次，對審核中發現的問題要逐個核實、逐項糾正，由專項審核調查組通過調取原始材料、物證認證鑒定等方式調查核實。最后，對審核中發現的問題，區分不同情況進行認定處理。檔案不齊全、不規范的，采取補充收集、原件復制、完善手續等方式進行補充和規范；記載不準確不一致的，根據政策審核確認更正；對檔案造假的，嚴肅進行查處。

二、干部人事檔案專項審核發現的主要問題

（一）對干部人事檔案重要性的認識不足，檔案意識薄弱

干部人事檔案貫穿于干部個人成長和職業生涯的始終，具有權威的憑證作用。目前，干部人事檔案大多由單位的人事部門獨立管理，從管理體制上看，處于科室部門二級管理的狀態。單位領導認為干部人事檔案只是人事部門的一項工作內容，對干部人事檔案工作的重視程度往往取決于人事部門負責人與單位領導匯報溝通的效果。有些干部自身檔案意識淡薄，對于哪些個人材料入檔、哪些材料不入檔并不清楚，諸如培訓、獎勵方面的材料一定程度上由干部自己保存，沒能及時將有關材料移交到組織人事部門。部分檔案材料形成部門及干部本人沒有充分認識到干部人事檔案的嚴肅性，對檔案材料信息的填寫隨意性大，對檔案材料的真實性和準確性造成較大影響。

（二）干部人事檔案隊伍專業化程度不夠，質量難以保證

在干部人事檔案管理中按照規定，每管理1000人的檔案需配備1名專職人員。這僅僅能滿足干部人事檔案的日常管理，遇到重大的檔案工作安排（比如此次的專項審核工作）就需要從別的科室或部門抽調其他人員來幫助工作，工作質量參差不齊。管檔不足1000卷的單位大多數是由人事部門工作人員兼職，許多工作人員屬于“半路出家”，精力主要集中于檔案材料的收集、整理、保存、利用等基礎性工作，對檔案材料的判斷鑒別能力不足；由于缺乏系統的檔案專業培訓，在準確掌握政策標準方面還有欠缺。

（三）干部人事檔案信息化水平不高，管理方式落后

檔案數字化建設，不僅減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了工作效率和管理水平，而且可以最大限度地減少直接查閱紙質檔案的次數，防止紙質檔案在檔案查閱過程中產生的磨損或人為涂改、抽取或丟失等造成檔案內容的缺損，延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全[1]。目前，臨沂市市直7家公立醫院干部人事檔案信息化管理僅僅處于起步階段，有些單位還沒有配備專門的人事檔案管理軟件，管理方式還是以傳統的紙張管理手工操作為主，形式單一、效率不高。

（四）干部人事檔案材料存在的問題

1.信息記載不一致。主要反映在檔案中關于干部的出生年月記載方面，特別是上個世紀五十、六十年代出生的干部檔案中此類問題較集中。比如某干部人事檔案材料中《入團志愿書》《選拔學生登記表》《轉正定級呈報表》上填寫的出生年月均不一致，有的只填寫年份，沒有月份的記載。經審核筆者發現干部人事檔案中關于出生年月記載不致的情況主要存在于干部入團、升學、參加工作三個時間節點上，早期檔案材料中出生年月填寫較混亂，近期的檔案材料中記載的出生年月與其居民身份證的登記年月相一致。

2.原始材料不齊全。這類問題主要集中在學歷學位（在職教育）、工作經歷、黨團材料等方面。在學歷學位方面，有的干部取得第二學歷、第三學歷后，不能及時將學歷檔案等有關材料上交人事部門，有的缺少畢業生登記表，有的缺少授予學士學位的決定。在工作經歷方面主要是缺少組織同期鑒定、任免、工資等材料印證問題，有的干部沒有填寫《干部履歷表》，有的干部職務職稱發生變化無相應的《干部任免審批表》《工資核定表》。在黨團材料部分，有的干部檔案沒有《入團志愿書》，有的黨員干部檔案中缺少整套的入黨材料。

三、改進干部人事檔案管理工作的建議

（一）制度落實是做好干部人事檔案管理工作的基石

在干部人事檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各個工作環節建立健全相應的管理制度。注重“留痕”管理，在檔案的轉入、轉出、接收材料、查借閱等方面均須認真登記。嚴格工作程序，嚴禁違反規定查閱、轉遞、借出干部人事檔案。落實“九防”規定，消除安全隱患。建立干部人事檔案審核糾錯機制，將專項審核過程中已經認定的“三齡二歷”信息及時反饋給干部本人簽字確認。建立以干部任前公示制度為基礎的公開監督機制，防止干部因檔案問題“帶病提拔”。

（二）全面審核是確保檔案信息真實準確的重要途徑

組織人事部門要將審核融入干部人事檔案的各個環節，保持常態化。對新收集的檔案材料，重點審核檔案材料的真實性、是否符合材料形成的邏輯規律；在檔案材料查借閱環節，重點審核有無涂改、抽取、撤換、添加檔案材料等情況；堅持應“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”的干部任前審核制度和“誰管理、誰把關，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責”的原則[2]，確保干部人事檔案信息真實準確。對審核中發現存在問題的，立即查核；對涉嫌檔案造假的，建立責任追究機制。

（三）信息化建設是防止干部人事檔案造假的有效手段

建立完善干部人事檔案管理系統，嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據備份、安全管理等基本環節，保證電子檔案的真實、完整、安全，確保與紙質檔案一致，實現電子檔案與紙質檔案的雙重管理，有效避免紙質檔案信息的隨意涂改。加強系統權限的設定與使用管理，所有進入系統的操作過程電腦自動生成記錄，全程跟蹤監督，充分運用技術手段，為防范檔案造假增設“監控器”和“防火墻”。

（四）人才隊伍建設是提升干部人事檔案管理專業化水平的關鍵

做好干部人事檔案工作，關鍵在人才。首先，加強人才配備。為適應信息化建設的不斷深入，不但要注重檔案學、情報學等檔案專業人才的配備，還要引進信息管理、計算機等相關專業畢業生。其次，加強業務培訓，采用“請進來”“走出去”等方式，定期組織檔案人員的專業知識培訓，多為他們提供外出學習交流機會，努力提升從業人員的專業知識和業務技能。再次，強化紀律意識。干部人事檔案要求從業人員必須是中共黨員，組織上要強化他們的黨性教育和規矩意識，從業人員自身要把好“政策關”、過好“人情關”，做到忠于職守、堅持原則。

2018年11月中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案管理工作提出了更高的標準和要求。干部人事檔案工作機構要切實提高政治站位，認真整改專項審核工作發現的問題，嚴格檔案管理各項制度的落實，加大人、財、物的投入，著力提高管檔用檔水平，為組織人事工作提供更加全面、準確、有效的檔案信息服務。