淺析數字化檔案的建設策略

文·孫祥雷

當前人類社會生活中充斥著海量的數據，不同的數據在我們的生活扮演著不同的角色，數據資源成為我們日常生活不可或缺的重要組成。擁有并做好信息資源的管理工作，對于人類社會的發展以及經濟活動的開展有著極為重要的意義。檔案管理工作作為一種充分體現寶貴信息資源價值的活動，充分發揮信息化技術的優勢，推動檔案管理信息體系的建設，已經成為了時代發展的必然趨勢。

一、檔案數字化與信息化建設的優勢

（一）提升檔案管理的效率

傳統的紙質檔案管理模式，不僅需要大量的空間存儲檔案資源，而且還要嚴格地按照要求，做好紙質檔案信息的防潮、防火以及防蟲等工作，增加了檔案管理人員的工作強度。信息化技術不斷發展，數字化檔案管理加以推廣和應用，也就相應的減少了紙質檔案管理工作強度，保證檔案管理中的效率的提升。利用數字化進行檔案管理，將時空拘束予以沖破，檔案管理和社會發展同步性節奏加快，檔案管理效率也就不斷的提升。

（二）提升檔案保存全面性

對于傳統的紙質檔案而言保存較為零散，因此在整理時經常會有檔案資料不全的狀況或者是信息不對稱的問題，究其根本就是紙質檔案的這一保管特征決定的。通過數字化檔案管理形式，將檔案材料的相關內容輸入至網絡系統中，然后統一地進行檔案信息內容的編碼和保存，確保所有的檔案及時歸檔。這樣，人們進行檔案資料的查閱，檔案數據的專業性也就不斷提升，通過檢索就可以快速地實現相關信息的查詢，促進檔案的保存。

二、檔案數字化與信息化建設的策略

數字化檔案的管理實際中，和傳統的紙質檔案相比優勢較大。因此，作為檔案管理部門應當重視信息化檔案的管理，建立健全數字化檔案以及信息化檔案的建設網絡，保證檔案管理工作的效率提升。

（一）構建數字化檔案安全風險機制

檔案管理部門在應用數字化檔案管理模式時，必須嚴格地按照要求做好計算機等網絡信息化進出口的控制工作。根據數字化檔案管理的要求，所有的網絡鏈接以及檔案電子數據信息必須經過加密處理后才能進行傳輸和保存。為提升檔案信息的安全性能，作為檔案管理部門，在進行檔案資料的查詢中，應當進行相應的身份認證以及防火墻等形式，保證數據的安全性能，對于數字化檔案加強監控，對每一個環節都要嚴密地監控，保證數字檔案管理細節的嚴密性，同時對于數字化檔案需要定期的進行檢查以及維護工作，以有效地解決系統漏洞，有效地避免數據檔案信息的缺失問題，為檔案工作的展開創設良好的氛圍。

（二）完善檔案的數字化技術管理模式

1.電子副本的建立。由于數字化檔案數據信息在查閱活動調取等過程中，有可能會出現抽、撤、改等檔案原始材料的現象，所以檔案管理工作人員必須先做好紙質檔案的分類和識別工作，然后再利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術進行數據信息的整理，最終形成符合要求的檔案數據資料。在這一進程中，作為檔案管理人員需要結合計算機網絡，進行相應的電子版數據庫的建立，防止原始檔案出現損毀以及丟失等問題出現，同時對于檔案之間的交接以及清點，也降低了難度，保證了檔案管理效率的提升。

2.建立充分體現行業特點的檔案管理數據庫。為了充分發揮出數字化檔案管理模式具有的高效、安全、優越等各方面的優勢，檔案管理部門必須充分重視體現行業特點檔案數據庫建設工作的重要性。按照行業的特點，做好檔案管理工作的統籌規劃工作，充分發揮軟件系統的安全、高效等優勢，建立完善的檔案管理數據庫。

3.數據庫搜索引擎的建立。檔案管理工作的效率的提升，需要檔案管理部門的全力配合，其應當依據當前的時代要求，建設更為簡單方便的信息搜索引擎，以此更好地做好管理人員的記錄以及對檔案的出庫、入庫可以第一時間知曉，檔案管理流程有效縮減，保證了檔案管理工作的效率。

（三）加快數字化檔案管理工作

1.重視檔案價值，以此更好地保證我國檔案管理的數字化建設。現代信息化時代之下，紙質檔案管理諸多劣勢已經不適應當前的時代發展要求，因此檔案管理部門需要強化進行數字化檔案管理工作，同時一些重點項目配合紙質檔案的規范。

2.根據當前的時代規范需要，進行數字檔案信息化的協調發展。對相應的檔案數據資源予以整合歸納，結合以人為本的理念，有效地推動信息化建設工作的展開，保證檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作的水平，真正發揮檔案管理工作的實際效應。

3.檔案信息化專業人才培養力度的加強。檔案管理人員自身理論技術與管理水的高低是影響數字信息化檔案管理效率高低的重要因素。所以，檔案管理部門應該根據數字信息化檔案管理的要求，選拔和培養專業素質高、政治素質過硬、具備高度責任心且掌握現代化數字信息化檔案管理技術和方法的優秀人才，同時加大檔案管理人員專業知識和技術培養的力度，才能在促進檔案數據管理效率不斷提升的同時，確保檔案信息管理的準確性與安全性。

綜上，數字化時代信息檔案化管理已成為時代的主流，作為檔案管理部門應當順應這一潮流，改革傳統紙質檔案管理模式，創新數字化檔案管理規范，更加合理地推進我國檔案管理信息化的進程。在市場經濟體制改革的影響下，人才已經成為了社會競爭的核心資源，所以檔案管理部門必須采取積極有效的措施，提高自身檔案管理水平的不斷提高，才能從根本上促進檔案利用效率的有效提高。