慈善檔案管理工作存在的問題與對策

文·劉瑞亭

慈善事業屬于公益性事業，涉及內容廣泛。慈善事業的蓬勃發展產生了大量檔案，對慈善檔案的科學、標準、規范化管理，直接關系到慈善事業的正常運行。2007年，我國出臺了《慈善事業檔案管理辦法》，伴隨著這一法律文件的出臺，我國慈善事業的行為準則和行業規范都有了比較明顯的界定，諸多省市的慈善檔案管理問題有了明顯的改觀，但從宏觀角度來看依然存在著不盡如人意的地方。

一、慈善檔案管理工作存在的問題

（一）慈善檔案管理意識淡化

慈善事業相對于其他事業而言有一定的特殊性，主要側重于公益性質，其所能產出的經濟效益和社會效益常處于隱性狀態。而慈善檔案管理工作的重要性在這種隱性作用的沖擊下不斷被淡化，這就造成慈善檔案管理工作者在工作職責堅守上容易出現失位狀況，表現為沒有足夠的工作積極性，缺乏對工作認真負責的態度，認為檔案管理只是慈善事業的一個無關緊要的部分。這種對檔案管理輕視慢待的態度肆意蔓延，導致了檔案管理工作最終受到邊緣化待遇。

（二）檔案管理制度不夠完備

制度是做好工作的保證，小到機構大到國家，其科學高效地運行，離不開嚴謹正確的制度管理。由于我國諸多慈善機構的制度還不完善，慈善機構檔案管理工作缺乏制度的規范性，導致檔案管理質量存在各種缺陷。比如，機構內部檔案管理混亂，檔案工作運行效果不佳，檔案管理的目錄編號和案卷標題設置都帶有很大的隨意性，等等。

二、改進慈善檔案管理工作的對策

（一）加強檔案管理人員的考核力度

慈善機構檔案管理工作存在的問題，與人的管理不善關系重大，所以首先要加強檔案管理人員的考核力度，從制度上規范其行業行為和規范。比如，在慈善機構檔案管理人員的業績考量方面，可以實施權、責、利三個基本點相融合的考核方法，將權力，責任和效益三個指標有機地統一起來，使檔案管理的目標更加清晰化、明確化。此外，也可以將考核結果與懲獎措施相掛鉤，將月期考核與季度考核相結合，將考核的過程和考核評價結果融合到一起，從而實現考核的公平化、執行的規范化、結果的落實化。在加大檔案管理人員的考核力度之外，也要著手建設檔案管理責任劃分與追究制度，健全經濟約束和法律限制，增強檔案管理工作人員的風險意識和危機意識，從而強化他們的責任心。這個過程中，要特別注重對那些因為工作失誤和工作態度差而導致的檔案管理不當和檔案遺失的管理人員進行處理和判罰，以強制的方式扭正他們的工作行為和規范。而在激勵機制方面，要加快建立健全檔案管理約束制度，從而實現對檔案管理人員的全面跟蹤，并對其工作能力、專業素養、道德水準和敬業精神這幾個方面實施全面審查。慈善機構可以在了解每一位員工的個性和特殊需求的基礎上，制定出一對一或多對一的激勵措施。從而實現在獎勵與懲戒兩個方面促使機構員工充分發揮其檔案管理的主觀能動性，在工作崗位上積極向上、主動作為，提升機構的慈善管理水平。

（二）加大工作人員的培訓力度

社會企業越來越注重員工的意見，企業的工作也逐漸圍繞員工展開，充足的人力資源投入是管理工作正確實施和開展的前提。慈善機構的檔案管理工作也是如此，只有擁有了高素質的檔案管理人才，才能逐步提升慈善檔案管理的綜合基礎和實力水平。因此，慈善機構需要定期開展針對其內部檔案管理人員的培訓活動，增強檔案管理人員的專業能力和管理素養。通過相關的檔案管理專業化培訓，讓他們掌握檔案管理的基本知識和基本工作內容，了解基本理論和方法，具備更深層次地理解和管理檔案工作的能力。此外，還要重視慈善單位的內部的培訓活動，通過建立公司檔案管理培訓機制、設置公司內部培訓部門等方法，實現多渠道的培訓模式，引導和激勵員工自身的工作熱情和積極性，不斷鼓勵員工積極參與培訓活動中，發揮個人主動性，組織員工開展好檔案管理培訓資料的編制和培訓模塊的設置。考評人員要對培訓成績、測評成績、出勤率和培訓效果進行調查和全面評估。

當前慈善事業發展勢頭和速度都比較強勁，充分彰顯了我國社會的進步和發展，這也對慈善事業的檔案管理工作提出了更高的要求。盡到分內職責，做好慈善檔案管理工作，充分開發并利用檔案的價值潛力，廣泛系統性地搜集慈善事業發展的相關資料和信息，增強慈善事業的社會效益，對于科學制定實施慈善事業規劃，增強慈善機構的社會影響力和抗風險能力，都具有非常重要的現實意義。