淺論工會檔案信息化管理的有效途徑

穆琳寧

摘 要：隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速的發(fā)展，對工會檔案進(jìn)一步實施信息化管理是提高工會工作質(zhì)量及工作效率的前提和基礎(chǔ)。筆者擬從工會檔案管理實際出發(fā)，對當(dāng)前工會檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，試圖找出工會檔案信息化管理的有效途徑。本文從工會檔案管理存在的問題入手，結(jié)合當(dāng)前國情對工會檔案信息化管理的有效途徑進(jìn)行探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：工會 檔案管理 信息化管理

一、工會檔案管理存在的問題

（一）工會檔案管理水平有待提升

現(xiàn)階段，我國大部分工會檔案管理工作的開展，仍然采取紙質(zhì)檔案管理方法，內(nèi)部查閱相關(guān)資料的方法也較為笨重，在查詢大量數(shù)據(jù)資料時，只能夠依靠人工進(jìn)行查詢，不僅僅浪費人力物力，一定程度上也降低了工作效率，很難體現(xiàn)出現(xiàn)代化檔案管理的服務(wù)性和便利性。另外，從當(dāng)前工會檔案管理工作的開展情況來看，往往對此項工作不夠重視，工會活動檔案資料收集留存不夠完備，館藏檔案數(shù)字化處理工作大多沒有得到嚴(yán)格落實，且經(jīng)常會出現(xiàn)檔案遺失、破損等情況，從而浪費了大量的檔案資源，這樣的現(xiàn)狀并不利于工會檔案管理水平的提高。

（二）工會檔案管理人員工作水平有待提升

從當(dāng)前檔案管理工作的開展情況來看，大部分單位工會檔案管理人員數(shù)量較為匱乏，很少有專人管檔的情況，其中部分人員屬于臨時調(diào)撥到檔案管理崗位，對于相關(guān)工會檔案管理情況并不是很熟悉;部分人員因強制被進(jìn)行兼職委派而分配負(fù)責(zé)工會檔案管理，對于相關(guān)工會檔案內(nèi)容及管理缺乏專業(yè)性，并不熟悉了解內(nèi)容和管理流程與方法，部分人員年齡較大很難接受新技術(shù)與新方法的應(yīng)用，對于信息化技術(shù)手段適應(yīng)速度較慢，從而導(dǎo)致工會檔案日常管理松懈，極大影響工會日常工作的管理和開展。

（三）工會檔案價值開發(fā)力度有待加大

現(xiàn)階段，工會檔案大部分采用的都是封閉專人管理模式，很少對外開放，在日常工作當(dāng)中，與其他部門也缺乏一定的交流與溝通，基本上處于各自為政的狀態(tài)。與此同時，檔案對外開放程度同電子化水平也相對較低，對于信息資源的利用較少，沒有充分發(fā)揮出現(xiàn)代化檔案管理及時調(diào)閱查找過往信息資源從而促進(jìn)當(dāng)前工會工作開展的積極作用，很大程度上影響了工會檔案管理工作乃至工會工作的開展。

二、工會檔案信息化管理的有效途徑

（一）對于工會檔案信息化管理缺乏正確認(rèn)識

面對科技迅猛發(fā)展、辦公信息化的飛速發(fā)展，當(dāng)前工會領(lǐng)導(dǎo)及全體職工都應(yīng)提高對檔案信息化管理工作的重視。工會領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變對工會各類檔案管理工作的認(rèn)知，提高檔案管理意識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。并且在日常工作當(dāng)中，告知相關(guān)責(zé)任人提高檔案管理意識，組織工會檔案從業(yè)人員學(xué)習(xí)其他工會先進(jìn)的檔案管理方法，并且結(jié)合自身檔案情況，充分融入實際檔案管理工作當(dāng)中，創(chuàng)新檔案管理方法。另外，還需要根據(jù)實際，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，對于管理工作流程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，對于日常工作當(dāng)中的各個細(xì)節(jié)都進(jìn)行系統(tǒng)管理，充分保障檔案管理工作能夠順利開展。

（二）建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊

具備一支高水平的檔案管理團(tuán)隊，能夠極大地推動工會檔案管理工作更加順利地開展，有效提高檔案管理效率。因此，各級工會就需要積極引進(jìn)專業(yè)人才，并且積極聘請經(jīng)驗豐富的專家，為工會內(nèi)部員工定期開展講座、組織學(xué)習(xí)活動等，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)水平，為推動檔案管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。同時，還需要引導(dǎo)職工樹立檔案管理意識，提高檔案管理人員的責(zé)任意識，并結(jié)合實際工作情況建立相應(yīng)的獎懲機制，充分調(diào)動職工工作積極性和主動性，制定相應(yīng)的監(jiān)督和考核機制，對檔案管理工作適時進(jìn)行監(jiān)督與考核，將日常表現(xiàn)同薪資相掛鉤，調(diào)動員工主觀能動性，從而以積極態(tài)度投入到工作當(dāng)中，進(jìn)一步提高工會檔案管理的工作效率。

（三）加強工會檔案價值的開發(fā)與利用

時代的快速發(fā)展，使得工會檔案資料出現(xiàn)了丟失與損壞的情況，為了保障工會檔案當(dāng)中的關(guān)鍵信息得到長久保存，就需要加強檔案數(shù)字化建設(shè)。針對此，相關(guān)人員就需要對以往檔案資料進(jìn)行分類，按類編排和整理，固定統(tǒng)一錄入到數(shù)據(jù)當(dāng)中。與此同時，還需要建立相應(yīng)的信息平臺，建立平臺索引， 推動工會檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo)，并且逐步走向科學(xué)化、現(xiàn)代化以及規(guī)范化的方向。

（四）完善優(yōu)化檔案管理制度

從客觀角度來講，任何一項工作的開展，都需要制定科學(xué)合理的管理制度，從而約束管理行為更加規(guī)范。針對這一點，工會就需要在建設(shè)檔案管理信息化的過程中，推動檔案信息化管理趨向科學(xué)化、專業(yè)化的方向發(fā)展進(jìn)步，對檔案的歸檔時間進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。與此同時，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)工會檔案信息，對檔案進(jìn)行保管、利用、收集以及管理等工作，并及時將管理使用情況上報給相關(guān)上級，保障工會檔案信息化管理工作的順利開展。

三、結(jié)語

各級工會應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的開展，在日常檔案管理工作當(dāng)中融入先進(jìn)的信息化技術(shù)，引導(dǎo)職工提高檔案管理認(rèn)識，建立相應(yīng)獎懲機制體系，將職工崗位薪資同日常工作情況進(jìn)行掛鉤，從而充分調(diào)動職工工作的積極性。此外，還需積極引進(jìn)先進(jìn)管理人才，定期組織職工開展各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，充分挖掘發(fā)揮出工會檔案管理資源的價值，且實現(xiàn)資源共享，合理配置資源數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高工會檔案管理的效率與質(zhì)量，推動工會能夠可持續(xù)發(fā)展。