檔案安全保障機(jī)制構(gòu)建分析

秦軍元

摘 要：檔案作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，保障檔案安全，維護(hù)人民群眾隱私是檔案管理工作者應(yīng)該做到的事情。但是由于各種因素，檔案安全保障機(jī)制還是存在著諸多不足，在一定程度上損害了檔案相關(guān)人員的利益。本文主要分析了如何構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制，闡述了一些保障機(jī)制設(shè)想，希望能為管理工作提供一些建議和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案安全 保障管理 機(jī)制構(gòu)建

要想構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制就必須要保證檔案的安全性，而直接決定檔案安全性的就是檔案管理工作。檔案管理工作本身極其復(fù)雜，其中包括非常多的內(nèi)容，比如對(duì)檔案的管理工作、安全防護(hù)、管理制度建設(shè)等。只有相關(guān)的管理人員做好這些方面的工作才能夠保障檔案的安全管理，并且建設(shè)出完善的檔案安全保障機(jī)制，從而有利于更好地收集、儲(chǔ)存檔案信息，為人民群眾乃至國(guó)家的利益提供保障。

一、如何構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制

檔案記錄的都是群眾的個(gè)人隱私以及社會(huì)狀況，因此檔案安全工作十分重要，一般來(lái)說(shuō)要想構(gòu)建出完善有效的檔案安全保障機(jī)制，就需要加強(qiáng)檔案管理力度，建設(shè)相關(guān)的檔案管理制度。首先，需要保障管理機(jī)制的穩(wěn)定性，對(duì)于檔案管理工作有一個(gè)明確的要求和設(shè)定，確保管理人員可以按照管理機(jī)制進(jìn)行檔案管理，保持管理機(jī)制的穩(wěn)定性，不可隨意更改。在制定檔案管理制度之初就要做到周全的考慮，對(duì)于管理制度中存在的不足和問(wèn)題及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決，否則如果一項(xiàng)不完善有漏洞的管理機(jī)制被推翻將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理系統(tǒng)癱瘓，引發(fā)巨額的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失，還會(huì)造成十分嚴(yán)重的不良影響。其次，管理工作要做到全面化，所謂全面化就是指保障檔案的全面性和準(zhǔn)確性。這一方面的工作主要取決于檔案收集人員，因?yàn)檫@項(xiàng)工作本身具有一定的難度，收集工作也會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，比如在社區(qū)中，一戶人家涉及搬遷、出租、房產(chǎn)權(quán)等復(fù)雜問(wèn)題，一旦記錄工作不到位或者檔案沒(méi)有得到及時(shí)的更新，那么這個(gè)問(wèn)題就會(huì)變成十分棘手的問(wèn)題，從而給檔案安全保障機(jī)制的建設(shè)帶來(lái)影響。管理檔案工作要從基層出發(fā)，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，不可以放過(guò)任何一個(gè)細(xì)節(jié)，檔案管理工作是國(guó)家為了方便解決民事糾紛或者法律糾紛而設(shè)定的方便人民群眾調(diào)查的工作，這項(xiàng)工作本身的目的就是服務(wù)于人民。在管理工作中，管理工作者除了要細(xì)心之外還要具備一定的長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，對(duì)于檔案管理工作可能存在的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防和處理，比如檔案過(guò)多無(wú)法及時(shí)整理、檔案遺失需要重新錄入等。最后，在保障了檔案管理工作的安全問(wèn)題之后就要著重注意檔案管理工作的效率。我國(guó)人口數(shù)量眾多，檔案工作本身就具有數(shù)量大的特點(diǎn)，因此在管理過(guò)程中，檔案的錄入保存工作就變得尤為困難。為了解決這一問(wèn)題，可以采用信息化技術(shù)，運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行“云處理”，提高管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，讓管理人員可以熟練地掌握相關(guān)技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的力量幫助構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制，從而加快檔案的處理效率。

二、管理機(jī)制相關(guān)設(shè)想

（一）組織機(jī)制的設(shè)想

在進(jìn)行管理工作的時(shí)候，管理人員和整個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)整體組織有一個(gè)明確的概念，要明確一定的組織框架，方便管理工作可以有序地進(jìn)行。在對(duì)整體管理人員進(jìn)行組織時(shí)要順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展和科技的進(jìn)步，不斷地更新組織管理機(jī)制，保障員工的工作態(tài)度以及工作能力，努力提高整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的管理水平。

（二）風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制設(shè)想

對(duì)于檔案管理工作而言本身還是具有一定的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，比如檔案遺失、檔案缺漏、檔案損壞等，這些都直接影響著檔案管理工作能否順利進(jìn)行。為了規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)，需要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分為四個(gè)方面，一是需要從現(xiàn)有的問(wèn)題和實(shí)際狀況出發(fā)完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。二是需要選擇正確的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避方式，解決相應(yīng)的矛盾。三是確定管理單位的安全等級(jí)，定期提升管理等級(jí)，保障管理工作可以正常進(jìn)行。四是需要認(rèn)清檔案管理工作中存在的威脅因素，比如存放環(huán)境、相關(guān)設(shè)備等，對(duì)于這些問(wèn)題都要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決。

（三）制度機(jī)制設(shè)想

良好的檔案管理工作離不開(kāi)制度的實(shí)施，要想完成對(duì)檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建，首先就要制定完善的管理制度，通過(guò)管理制度約束管理人員，從而保障管理工作可以有效地進(jìn)行，同時(shí)發(fā)展相關(guān)技術(shù)人才，組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，這不僅是對(duì)管理工作提供了一份保障，更對(duì)制度的實(shí)施起到良好的推進(jìn)作用。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案安全保障機(jī)制的設(shè)定可以有效地解決目前檔案管理工作中遇到的諸多問(wèn)題，在處理問(wèn)題的同時(shí)還可以幫助管理人員完成對(duì)自身管理能力的建設(shè)，保障檔案管理的安全性和效率性，在一定程度上保障了我國(guó)的長(zhǎng)久治安和社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

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