機關事業單位檔案管理信息化工作研究

龐雅丹

摘 要：隨著社會對檔案需求的不斷增加，檔案管理工作已經從簡單保管轉變為采用各種新技術、新方法來開發和利用檔案資源的信息。將檔案管理工作做好，必須根據我國檔案管理的現階段情況，研究優秀檔案管理工作成果，不停適應新形勢并借鑒優秀成果完善當前檔案管理工作。目前，檔案信息化建設缺乏統一的標準和規范;檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位;軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差;并且數據保護存在風險。因此，有必要加強檔案信息的標準化規范化和檔案管理人員的素質。只有保持推陳出新、科學規范的管理檔案，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，使檔案管理的工作走上法制化、規范化和科學化的道路。

關鍵詞：檔案管理;信息化;措施

通過檔案信息化建設，可以將日常工作中形成的資料與數據收集起來，建立一個完善的信息查詢系統，機關事業單位檔案信息化建設是我國檔案信息化建設過程中極其重要的部分，對機關事業現代化管理有著重大提升作用，所以，機關事業單位要從實際出發，建立完善的檔案信息化建設體系，提升檔案管理工作的效率。

1 檔案管理工作的意義

檔案是人類社會進行各種理論及實踐活動的真實記錄，是最初的原生信息。檔案工作深入于人類日常社會生活，伴隨社會文明水平的提升，逐漸體現至社會生活的方方面面，表現出相當重要的作用。所以，加速推動檔案管理信息化、規范化、法制化和科學化發展，連續加強檔案基礎建設，檔案管理當務之急必須不斷增加工作力度。目前，檔案工作已成為企業不可或缺的部分。從一個角度講，它既可較高的提升工作品質及效率，又有利于保證原始資料的真實性。從另一個角度講，檔案管理逐步規范，是檢驗一個企業的管理能力的標準。檔案管理工作的好與不好，直接體現企業領導是不是能將整體運營情況和及時調整運營政策。因此，加強管理的理念，就是要加強研究新出現的檔案管理方法，如實地反映出企業的整個運營成果及發展情況，關于提升市場競爭能力，不斷促進社會的經濟發展，具有深遠的現實意義。在信息化迅速發展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發展里的現實作用及長遠的戰略意義。隨著人們逐漸進入信息社會后，檔案對于人們了解客觀及主觀世界，對于經濟發展、傳承文明及科技創新，具有無可代替的作用。所以，檔案工作迅速融入信息社會，加快信息檔案建設仍是檔案部門和檔案工作者當務之急的重要任務。檔案信息化、規范化、法制化及科學化是檔案工作邁向現代化建設的必經之路，是逐步將檔案工作與未來檔案工作結合起來的重要舉措。

2 信息化技術在檔案管理工作中的優勢

2.1 工作效率提升

檔案管理是一項長期而系統的工作。機關事業單位，從單位成立之初就形成了檔案。隨著時間的推移和單位的發展，檔案資料的內容越來越豐富，種類越來越多樣化，檔案管理工作越來越繁重，檔案人員的工作壓力越來越大，導致工作效率越來越低。因此，有必要對檔案館進行信息化管理，利用信息技術不僅可以滿足檔案資料收集的需要，而且可以提供檔案的智能檢索空間，簡化檔案管理的操作流程，優化檔案存儲的工作模式，提高檔案管理的工作質量，提高檔案管理人員的工作效率，實現管理時間的科學規劃。

2.2 提高檔案保存的穩定性

紙質文件不利于存儲，首先，易受自然環境的影響，造成文件中數據的損壞，無法長期保存。其次，手工綁定的文件容易造成數據的丟失和損壞。電子檔案可以長期保存，不受自然環境的影響。同時，電子檔案還可以通過辦公設備進行備份，使檔案能夠保持一定的穩定性，為機關事業單位的快速發展提供了有力保障。

3 信息化時代機關事業單位檔案管理的創新措施

3.1 加強機關單位對檔案信息化建設的認識程度和重視力度

機關事業單位的發展與建設與檔案信息有著密切的聯系，檔案記錄著個人或機構的各種信息，包括學習成績、人事變動、工作情況、獎懲情況等內容，檔案的完整性與準確性關系到個人和機構前途問題。檔案信息化建設又是一項需要多個部門共同配合的工作，需要相關部門的大力協助，需要單位資金的大力支持。因此，一定要加強機關單位對檔案信息化建設的領導作用，充分認識檔案信息化建設的重要性增強檔案信息化建設的使命感和責任感。機關事業單位需要從思想上對檔案信息化建設給予重視，這是做好檔案信息化建設的基礎，首先，機關事業單位的決策層要不斷轉變原有的舊觀念，充分了解信息時代發展的趨勢，認識檔案信息化建設的重要性，使檔案信息化建設發展符合時代的發展趨勢，不斷重視檔案信息化建設。其次，要增強檔案信息化建設的思想意識，明確檔案信息化建設的發展目標，認真制定并實施機關事業單位的檔案信息化建設的發展規劃。不斷加強對信息化建設的重視力度。

3.2 建立信息數據庫

在檔案管理模式轉變過程中，機關事業單位建立信息數據庫，將數據庫劃分為不同模塊的子數據庫，合理劃分檔案數據資源的使用權限，加強檔案的分級管理，提高數據的安全性。檔案管理者應科學管理檔案，對不同類型的檔案進行分類，并分發到相應的子數據庫中。工作人員根據實際需要進行檢索，有效縮短了資料檢索時間，為檔案信息的應用提供了便利條件。

3.3 創新發展，推進檔案工作信息化

按照“總體規劃，分類實施，重點推廣，狠抓應用”的工作思路，建立檔案管理工作長效機制，加大檔案信息化建設力度，提高檔案管理的各項保障條件。在全系統內，以網絡建設為基礎、以檔案信息資源建設為核心、以加強電子文件管理為重點，逐步實現檔案信息利用、檔案資源數字化及檔案管理技術現代化、服務網絡化、檔案信息工作法制化等，建立完善的信息數據備份和容災機制，保障操作安全、接入安全和應用服務安全，實現傳統檔案向數字檔案管理的轉變。完成全系統目錄電子化、全文數字化、實現紙質檔案與電子檔案應用同步，使計算機查詢與借閱、檔案利用效率得到進一步提高。實現檔案信息資源共享，為檔案規范化和信息化建設工作的良好發展奠定堅實的基礎。

3.4 加強工作單位文件管理員的技術培訓

工作單位文件管理員職業教育和培訓相對較少，學習和經驗積累一般。文獻管理人員雖然接受了專業教育，但隨著信息技術的不斷發展和工作實際需要的變化，知識也需要及時改變，否則，在文檔管理信息化的進程中，業務將受到阻礙。在這種情況下，事業單位應加強對相關人員的業務職能和綜合素質培訓，特別是要確保計算機的應用、信息技術知識的普及和培訓，文件管理人員的綜合素質和業務職能能夠滿足崗位的實質性需求，為事業單位文件管理信息化建設提供重要人才。

4 結語

綜上所述，在檔案信息化建設過程中，機關事業單位需要提高對檔案信息化建設的重視程度，轉換思想觀念，跟上不斷進步的時代步伐，優化管理制度和標準，不斷探索新的解決問題的方法與對策。還要加強業務知識的學習能力，不斷學習新的現代化信息知識，掌握更多的現代化信息技術，才能有效提升機關事業單位檔案信息化建設的水平。

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