試論信息化背景下數字檔案室的建設

阿以古力·外力

摘 要：隨著當前時代的不斷發展，我們更加注重進行信息化技術的應用，尤其在進行數字檔案室建立的過程中，要結合信息化背景下的發展特點，發展信息化工程，同時，針對數字檔案建立過程中所存在的問題，進行有效的解決。同時，建立數字檔案室，對信息資源進行安全保管，能夠提高資源的利用效率，提升建設水平，所以，在下文中，我們了解數字檔案室建設的新背景以及當前數字建設過程中所面臨的問題，比如缺乏先進的觀念，沒有法規作為保障，管理存在一定的障礙等，針對具體的問題提出有效的措施，能夠對思想觀念進行更新，促進部門聯動，推動電子檔案運行機制的建立，能夠把數據作為中心進行有效數據共享與利用。

關鍵詞：信息化背景;數字檔案;建設策略;時代特征

所謂數字檔案室就是利用現代信息技術對信息和檔案進行收集、整理，建立電子檔案平臺，對資源進行整合，能夠促進各網絡平臺的應用，加強對檔案信息安全性的提升。同時，提高信息的利用效率，促進信息共享[1]。所以了解當前數字檔案室建立的背景，能夠適應時代的特征，解決其中所存在的問題，對思想觀念進行更新，推動電子檔案管理運行機制的建立，加強數據為中心的共享體系建立，加強對數據保護，促進電子檔案的利用，加強人才隊伍建設。

1 數字檔案室建設的背景探討

當前信息技術在各行各業中得到應用，尤其在信息化建設的過程中，能夠對電子文件進行應用，記載研究管理工作、詳細事件，提供一定的決策依據。同時，提高各項活動開展的質量。其次，借助數字化檔案來進行事件的永久保存，能夠促進整體信息資源的整合。所以，在當前的數字檔案室建設的過程中，我們了解信息化的背景，能夠積極面對新環境所帶來的挑戰，提出有效的解決對策。

2 數字檔案室建設所面臨的問題探討

2.1 存在落后的觀念和認知障礙

在當前的數字檔案室建設過程中，要對人們的思想問題進行解決，但是，由于長久以來人們缺乏數字檔案意識，在對電子檔案進行認知的過程中存在障礙，沒有與傳統文件管理進行區分，所以，無法發揮電子檔案的價值，同時，導致檔案部門在進行初級檔案建設過程中，會遇到一些人財物匱乏的阻礙，無法推進科學電子文件的有效管理，也不能對數據和信息進行有效的整合、利用、共享。

2.2 相關規范和標準不統一

在進行數字檔案建設的過程中，要統一規范和標準進行有效的建設，但是，從整體層面來看，與電子文件管理相關的法律法規與標準較少，同時，沒有對電子檔案管理進行有效的界定，部分電子文件法律效率不明確，無法進行信息的有效保護，使得電子檔案開發與保密關系之間存在矛盾。所以，在進行數字化建設的過程中，我們能夠對法律問題進行研究，在實際推動過程中，促進規范和標準的統一[2]。

2.3 存在管理障礙，數據安全性較低

在數字檔案室建立的過程中，要加強信息化建設，進行總體設計統籌規劃，同時，由于電子檔案的管理模式不同，在進行數據應用的過程中，由于其自身的不穩定性會導致電子文件受到干擾的可能性較大。其次，當前信息網絡具有一定的開放性，會使得一些黑客利用病毒來對計算機進行攻擊，從而獲取自己所需的信息，導致數字檔案安全性降低。

2.4 缺乏高效利用的人才

在當前的數字檔案建設過程中，要對電子檔案進行開發，但是，由于缺乏專業的檔案信息化管理人才，會制約數字檔案的進一步發展。其次，檔案信息化發展程度存在一定的差異，無法對資源進行有效的共享，同時，可利用的電子檔案較少，會損失電子檔案的資源價值，制約整體信息化發展水平和深度。

3 信息化背景下數字檔案室的建設策略

3.1 改進思想觀念更新，營造良好發展環境

首先，要對觀念進行中認識到信息化建設的特點，對現代電子檔案管理模式進行創新。其次，要加強相關領導的支持，建立全局意識，主動的對電子檔案進行利用共享，促進數字檔案室的建立。再者，要加強宣傳，利用多種途徑進行檔案工作的有效標準落實，增強人們的電子檔案意識[3]。比如，要引導相關數字檔案管理人員能夠意識到信息化技術應用的價值，從國家層面和系統層面來進行思考，對電子檔案進行利用，加強宣傳，提高人們對檔案的認知。

3.2 促進部門聯動，建立電子檔案運行機制

首先，要建立電子檔案的管理小組，由不同部門共同組成，發揮部門之間的聯動作用，共同解決數字檔案問題。其次，對電子文件進行有效的管理，參與到電子文件的開發過程中，能夠有效的提升電子文件的利用效率。再者，與部門進行對接合作，提出流程優化的解決方案，進行建設成果的示范。比如，要發揮不同部門之間的作用，設立管理小組，對各部門的電子檔案進行收集，加強對電子檔案的整合，進行大數據的有效分析，從而獲得檔案成果，對檔案成果進行應用，促進各部門進一步運轉發展。

3.3 加強制度建設，明確電子檔案標準規范

首先，要推動立法工作，出臺相關數字檔案建立的法規，加強信息保護，同時，對電子文件的存放和處置要進行明確規范。根據文件丟失現象，要明確法律職責，為電子檔案的利用創造環境。其次，出臺相關規范標準，對電子文件進行有效的管理。比如歸檔數據標識、存儲、交換安全等，出臺相關政策，健全工作制度，對數字檔案室的質量核查，確保電子檔案的價值。

3.4 發揮數據中心作用，促進電子共享體系建設

首先，我們能夠加強規劃，對檔案信息化建設進行有效的方案，制定詳細步驟來推動工作。其次，把數據作為中心來建設平臺，圍繞業務數據來提高數據利用價值的提升，能夠加強信息資源的整合，對應用系統進行有效創新[4]。再者，組建備份中心，能夠對電子檔案進行存儲，避免出現意外，避免數字化檔案的建設造成較大的損失，能夠有效的保護數據安全。

3.5 促進電子檔案利用，加強服務體系的建設

首先，在進行數字檔案建立的過程中，我們對電子檔案的利用效率進行提升，能夠選拔合適的人才，促進人才隊伍的建設，獲取一定政策和資金的支持，培養信息化人才，定期開展培訓，能夠掌握電子檔案的管理技巧。其次，提高利用服務水平，使電子檔案與業務流程進行有效對接，能夠將具體的管理活動進行流轉，促進檔案成為移動的知識庫。

4 結束語

綜上所述，在信息化背景下對數字檔案進行建設，要進行全面建設規劃，由于部分數字檔案室仍處于初步階段，在具體推進的過程中，要結合實際狀況來解決現實問題，比如缺乏整體法規的約束，思想觀念較為落后，人才缺乏，沒有進行有效的管理使得電子文件的保護性能較差等，所以，對檔案信息化發展程度進行加深，能夠促進資源的共享和利用，提升整體信息化發展水平。所以，要進一步攻破重難點，穩步推動進行檔案電子化的構建，適應當前時代的發展，促進數字檔案室建設模式的創新。

參考文獻

[1]張巍筠，劉雪麗.試論信息化背景下高校數字檔案室的建設[J].北華航天工業學院學報，2017（06）：43-45.

[2]裴建華.淺析企業檔案信息化建設[J].辦公室業務，2011（S1）：18-20.

[3]楊楨.談煤炭企業檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2014（09）：155.

[4]李明明.基于網絡環境下企業檔案信息化建設的對策[J].商業經濟，2011（12）：72-73.