機關事業單位檔案管理工作中存在的問題及對策探究

摘 要：檔案工作作為機關事業單位一項重要的基礎性管理工作，在推動機關事業單位發展方面發揮著關鍵性的作用。隨著時代的進步，檔案工作的管理理念、技術手段和物質條件都發生的了深刻的變革。但由于種種現實因素的制約，機關事業單位檔案管理工作暴露出很多的問題，難以適應新時代的發展要求。鑒于此，筆者著重分析了當前機關事業單位檔案管理工作中存在的問題，并對如何解決這些問題作了進一步的探究。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;問題;對策

檔案作為機關事業單位在日常管理過程中直接形成的具有保存價值的歷史記錄，對機關事業單位的各項工作都具有十分重要的意義，一方面，檔案能夠為工作人員的日常工作提供真實可靠的憑證依據，另一方面也能夠為領導者做出正確決策提供切實有效的參考依據。從某種意義上來說，檔案管理工作的質量在很大程度上直接影響到機關事業單位的工作效率和公眾服務質量。因此，我們必須找到當前檔案管理工作癥結之所在，并針對性地給出解決的對策和建議，才能確保機關事業單位檔案事業健康持續發展。

1 機關事業單位管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

從宏觀層面來看，很多機關事業單位的工作重心完全偏向于更容易產生成績的業務工作，或者和單位考核掛鉤的行政工作;從微觀層面來看，一方面，大部分機關事業單位的主要領導普遍認為檔案管理只是簡單的收集、整理、歸卷、存檔、移交等按部就班的工作，對其不重視;另一方面，機關事業單位檔案管理員基本上都是兼職擔任，他們往往身兼數職，分身乏術，難以專門開展檔案管理工作。因此，檔案管理工作在機關事業單位長期被邊緣化，工作質量難以提升。

1.2 檔案管理制度不健全

完善的檔案管理制度是做好檔案管理工作的前提條件，但是當前大多數機關事業單位的檔案管理制度卻不夠健全，存在著各種各樣的問題。比如檔案管理制度不符合單位實際，管理制度照搬照抄現象嚴重，有的甚至一字不改的直接套用;檔案管理制度內容陳舊落后，對于管理制度中過時的檔案管理法規和條例等內容并沒有及時更新修改;檔案管理制度缺乏剛性的約束力，往往只對檔案管理工作的流程、規則和標準做出了具體規定，但是對于管理人員的職責、分管領導的責任并未作出明確要求，沒有建立追責問責機制。這些因素綜合導致檔案管理制度的基礎性作用發揮受限，檔案管理工作的效率較低。

1.3 管理人員從業素質不高

在很多機關事業單位中，檔案管理工作由于不受重視，大都由老弱職工擔任，有的小單位基本上只能兼任，同時檔案管理人員的流動性也很大，這導致檔案管理人員從業素質不高，主要表現三個方面：一是對檔案工作重要性認知不足。管理人員沒有深刻的理解檔案管理工作背后的內涵和意義，對自身要求偏低，缺乏檔案保密意識，管理檔案隨意性較大;二是檔案管理專業能力不強。隨著社會發展和技術進步，檔案管理理念和技術手段也發生了巨大的變革，信息化程度越來越高，兼職管理員難以跟進學習并及時掌握專業技能。三是主動服務意識不高。大部分檔案管理人員往往覺得只要及時把檔案整理歸檔、確保檔案安全就萬事大吉，但對于檔案價值的利用、檔案價值的再實現和檔案重要性的宣傳等方面，缺乏主動作為的意識，檔案利用率不高。

1.4 硬件設施配套不到位

檔案管理工作的日益現代化對檔案室配套的基礎硬件設施水平提出了更高的要求，但是由于認識不足、空間有限、資金制約等因素的影響，很多機關事業單位檔案室配套硬件設施往往不能及時到位。比如，部分機關事業單位的檔案庫房、閱檔室并沒有分開，檔案的安全和保密工作在漏洞;檔案室沒有配備專門的防火、防潮、防蟲等設施，導致檔案出現發霉、蟲蛀、磨損等現象。還有部分檔案室的條件比較簡陋，沒有配備計算機、復印機、掃描儀等，檔案信息無法實現數字化，嚴重阻礙了檔案信息化建設發展進程，為檔案管理工作增加了難度。

2 機關事業單位檔案管理工作的對策

2.1 增強對檔案管理工作重要性的認識

認識的高度決定行動的力度，增強對檔案管理工作重要性的認識，筆者認為可以從以下幾個方面著手：一是機關事業單位要強化黨管檔案的政治意識，堅持領導主抓的工作方向，才能保證檔案管理各項工作順利、有序、高效地推進。二是單位主要領導在充分認識到做好檔案管理工作的現實意義的基礎上，還要把檔案管理工作納入本單位重要議事日程，明確分管領導，并指定專人負責，把如何做好檔案管理工作具體落到實處。三是開展檔案管理重要意義的教育工作，組織全體干部職工認真學習《檔案法》，通過了解檔案管理工作的重要性，糾正認知偏差，增強自身檔案法律意識，無形之中提升檔案管理工作的整體地位。

2.2 建立完善的檔案管理制度

科學完善的檔案管理制度是機關事業單位檔案管理工作質量提升的根本保證。一方面，機關事業單位要充分研究國家法律法規以及檔案行政管理部門頒布的最新法規、條例，以此作為制定檔案管理制度的重要依據。另一方面，機關事業單位通過整理查看，摸清楚本單位檔案情況，在檔案行政管理部門相關政策法規范圍內，制定符合本單位實際情況的檔案管理制度。此外，還要補充建立相關的檔案管理工作機制，如檔案管理工作崗位責任制、檔案管理工作目標考核制、檔案管理工作獎懲制和檔案管理工作追責問責制等等。

2.3 提升檔案管理人員素質

檔案管理人員的工作能力和素質直接決定檔案管理工作的效率。機關事業單位要重視檔案管理人員的培養，定期組織工作人員進行培訓，小單位可以外派檔案管理人員參加檔案行政管理部門組織的檔案業務技能培訓班。大單位則可以聘請理論基礎扎實、管理經驗豐富的專家講師定期開展系統的檔案管理專業培訓班。有條件的地區可以開發檔案管理人員線上業務知識培訓課程和考試系統，讓檔案管理人員隨時隨地都可以接受檔案業務知識的在職繼續教育。在不斷的學習過程中，管理人員業務技能得到有效提升，責任心逐漸增強，檔案管理水平才能發生質的飛躍。

2.4 加大軟硬件配置的投入力度

機關事業單位要進一步擺正自身位置，多方努力爭取籌措資金，加大對檔案室軟硬件設施的投入力度，努力向現代化檔案室的要求和標準靠齊。做到辦公室、閱檔室、檔案庫房三分開;配備組合式檔案柜、檔案密集架等保存檔案的專業裝具;配備去濕器、防火報警器、滅火器等保管和保護檔案的專門設備;配備檔案信息化建設所必需的計算機、掃描儀、復印機、移動硬盤、檔案信息化管理軟件等。優化完備的檔案室軟硬件設施，為機關事業單高效開展檔案管理工作提供強有力的物質支撐。

3 結束語

綜上所述，做好檔案管理工作對于機關事業單位發揮主體作用，履行社會職能，具有極其重要的意義。但在檔案管理工作現代化進程中，存在著各種各樣的問題，這需要各單位依據自身實際情況及時作出調整，最大限度為檔案管理工作創造文化、制度和物質條件，促進檔案管理工作質量逐步提升，為機關事業單位在新時代謀求更好的發展提供相應保障。

參考文獻

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作者簡介

劉蓓（1988-），女，湖北五峰人，土家族，本科，檔案助理館員，主要從事檔案管理及辦公室工作。