新形勢背景下檔案管理方面現代化的有效途徑

徐錚

摘 要：伴隨著國家的逐步強大，各行各業也在各個方面迅速地發展著。在這個快速發展的階段，使得企業對檔案管理方面有所革新。現如今，我國信息化與科技的不斷發展，并且在技術方面不斷的完善，使得各行各業在檔案管理方面有了更加方便與快速的記錄方法。使得檔案管理方面變得逐步的科學化，對檔案的信息更加準確化的現代化檔案管理。為了更好的使檔案管理方面在現代化方面逐步完善，本文對新形勢背景下檔案管理方面現代化的有效途徑進行分析。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;現代化;有效途徑

伴隨著我國綜合實力的不斷發展，我國各行各業也在進行不斷的改革與創新，這也使得更多的人可以進行工作。現階段，我國檔案逐步增多這也致使我國的檔案管理人員工作量劇增，致使我國檔案管理不能有效化的進行。因此，檔案管理在伴隨著信息化與科學技術的不斷發展，在新形勢下，逐步走向現代化檔案管理，更好的為檔案管理方面提供了有效的應用，對我國檔案管理方面的革新提供了有力的幫助。

1 檔案管理的概念

檔案管理就是指對實體的檔案信息進行收集并提供使用服務的各項業務及工作的總稱。檔案管理的工作在行政部門處于一種較為重要的工作部門，這也就使得檔案管理方面對檔案收集的全面性。檔案管理具有相對嚴格的管理政策，具服務與政治于一體的檔案管理，對歷史管理與有用的信息等相對較為重要的信息進行合理的管理。并且，檔案管理系統是我國文獻信息系統中有著重要的地位。因此，檔案管理被眾多的人稱為社會信息系統的基石，在整個社會科學能力中也同樣的占據了重要的地位。

2 檔案管理工作的意義

檔案管理工作在企業單位與事業單位中都有著至為重要的地位，在事業單位與企業單位在制定相應的規章制度方面，檔案管理方面的工作人員都可以為其提供相應的信息進行參考，致使在制定規章制度方面可以更加完善。在企事業單位中，檔案管理的工作效率與工作質量，嚴重的影響著企事業單位的綜合水平。在企事業單位中，為了企事業單位的更好的發展，檔案管理的管理人員可以為企事業單位的高層提供近期的企事業整體的運行狀況，致使企事業高層人員可以更好的對后續的工作進行有效的安排。因此，可以看出檔案管理工作對企事業單位的重要性。為了更好的發展檔案管理的工作效率與工作質量，檔案管理的管理人員在依據現階段的信息化技術與科技，對檔案管理方面進行有效的改革與創新。使其對企事業單位的發展起到了至關重要的作用，同樣，在市場競爭力方面也得到了有效的提升。

檔案管理工作在企事業單位主要有三大方面。

1）行政方面。通過檔案信息提供的對應的數據，可以使企事業單位在制定相應的方案與決策方面更加的依靠數據化，提高決策方面的科學化，致使工作效率得到有效的提升。

2）項目運營方面。檔案管理的管理人員記錄了整體的項目運營的業務信息，因此，可以看出項目運營方面與檔案管理方面是相互促進相互幫助的關系。

3）法律方面。檔案在法律方面具有特殊的意義，檔案的真實性是國家認可的。因此，在法律方面，因方案在原始記錄方面具有對事物具體的記錄，并且內容真實可靠，能夠在各個方面起到法律作用，避免因糾紛無法律相關證據而造成的損失。

3 目前在我國檔案管理及現代化中體現出的不足之處

現階段，我國檔案管理方面正在逐步的走向現代化，但是，在我國檔案工作依舊處于邊緣，不被眾人所了解與有效的運用。自改革開放以來，我國對檔案管理的制度也是在一改再改，但是，就現在的現狀還是存在三方面的問題。

1）現行的條例過于落后。我國的檔案管理制度并不完善，這也就使得我國公民無法對一些檔案的閱讀有著極為嚴格的限制。在我國《中華人民共和國檔案法實施辦法》中提到了對檔案信息的有關查詢的信息，我國公民在經濟、科學、技術、文化這四大方面可以隨時查閱。除了這四大類，要想對其他歸為檔案信息進行閱讀，三十年內需要提前申請復核，這樣做極大的使我國公民在查閱部分資料方案的有著限制作用。根據檔案法的相關規定，不能對外開放國家機密與個人信息的檔案給公眾進行查。這也對我國國家機密與個人信息是一個重要的保障作用。但是，伴隨著我國國家的不斷強大，致使檔案信息工作程度加深，要求管理人員進行更大的細分。但是，我國的管理制度不夠完善只是我國管理人員在對檔案進行管理的過程中無法正確的判斷檔案的加密性，從而造成工作效率下降。

2）管理工作的認識不足。檔案管理工作不僅僅是對某件事進行詳細的記錄與總過程的記錄。而是具有科學性與真實性的具體相應的嚴格要求。在檔案形成后，對檔案進行嚴格的收集、分類與管理。但是，部分企業對管理工作的認識不足，致使檔案管理工作方面缺乏嚴重的資金與技術的支持，從而無法對管理技術進行有效的革新，也沒有正確的對設備進行更新。致使現階段，檔案管理方面還是依照傳統記錄手法，導致工作效率無法提高。

3）檔案管理人員的專業素質參差不齊。伴隨著社會的不斷進步，致使檔案管理工作不再是簡簡單單的記錄與分類工作，而是，相當有科學性與技術性的管理工作。這對于正在邁向現代化的檔案管理工作的管理人員有著相當嚴格的技術要求與素質要求。但是，現階段遺留下來的企事業單位在檔案管理制度方面，較為落后，檔案管理人員的專業素質參差不齊，致使造成工作效率無法得到提升。

4 檔案管理方面現代化的有效方法

1）利用網絡技術實現資源共享。現階段，我國信息化與科技不斷的發展，致使網絡在生活與工作方面都有著至為重要的作用。因此，在檔案管理方面，管理人員可以利用網絡對不同單位的人進行檔案登記，這樣減少了來回奔波的時間，極為有效的對工作效率的提升起到了有效的作用。在未來的發展中，信息平臺不斷的完善，公眾在平臺上可以查閱自己需要的檔案信息，極大的便利了檔案管理方面的工作。

2）利用先進的檔案信息管理技術來促使部門之間的溝通。現階段，我國企事業單位各部門因工作任務不同，因此，很少進行有效的溝通。檔案管理部門可以利用先進的計算機平臺檔案管理系統對檔案進行有效的管理，并且通過平臺，可以使各部門進行對不同信息的查閱與建檔，更好的存進各部門之間的交流。更好的提高了企事業單位的工作效率，從而使檔案信息現代化得到有效性的提高。

3）電子信息自動上傳管理。現階段，更多的檔案信息管理不同于傳統的管理方法，現代化的檔案管理采用電子信息自動上傳管理，是管理更加有效，提高了檔案管理的工作效率與工作質量。

5 結語

檔案管理工作在企事業單位的工作地位較高，有效的對檔案管理工作方面進行有效的工作效率的提升，可以更好的為企事業單位提供相應的數據信息，致使企事業單位在決策方面可以根據數據進行科學化的決策，極大的對企事業單位正確的發展方向產生有益的影響。因此，企事業單位應跟從于發展，從各個方面對檔案管理方面進行革新，使檔案管理方面現代化，有效的提高企事業單位的工作效率與工作質量，是企事業單位發展的必經之路。

參考文獻

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