淺析科技檔案管理的規范建設

朱艷艷

摘 要：科技檔案管理在事業單位中具有重要的作用，在新時代背景下科技檔案原有的管理模式和管理方法顯然已經存在較大程度的落后性，基于此就需要不斷創新科技檔案管理的新模式，探索科技檔案管理的新方法，建立規范化的科技檔案管理新模式，在此基礎上將科技檔案管理的有效性全面展示，為科研單位和技術研究人員提供更有價值的檔案資料。

關鍵詞：科技檔案管理;規范化建設;問題;措施

科技檔案管理在事業單位中具有重要的作用，加強科技檔案的規范化管理可提高檔案管理工作的有效性，為科研單位、科技項目以及課題提供有價值的資料數據。基于此就需要強化科技檔案管理人員的自身素質，提高他們的專業技能，強化科技檔案管理人員的責任意識，提高科技檔案管理的規范性。現階段伴隨網絡信息技術的不斷發展，科技檔案管理中更需要加強對信息專業人才的培養，確保為科技檔案管理提供高素質的信息化人才，以便檔案管理可以更好適應新時代發展的要求，提高檔案管理的規范化。

1 加強科技檔案管理的重要性分析

首先，對科技檔案加強管理可以為科技研究提供有價值的資料，保障科技成果。一項科研工作需要耗費幾年甚至是十幾年的時間，若將與科研項目有關的技術資料隨意放置將導致原始的技術資料被損壞，無法為今后的科研項目提供有價值的參考。再者，加強科技檔案管理是科研項目的要求，要想將科研項目有關的資料整理在一起，為今后的研究提供有價值的參考就需要提高科技檔案管理的規范性。在科技檔案管理中爭取得到多個部門的配合，保障科技檔案的安整性，為科研項目的研究提供綠色通道。其次，加強科技檔案管理可促使傳統檔案管理向著數字化管理方向轉變，利用信息技術實施電子文件檔案管理可提高科技檔案管理的高效性。

2 現階段科技檔案管理中存在的問題

1）科技檔案管理人員自身素質有待提升。現階段科技檔案管理需要納入新的技術，如計算機技術。全面提高科技檔案信息化管理水平，離不開高素質的檔案管理人員。科技檔案信息化管理模式下可要更多計算機專業上的人才加入到檔案管理的行列，但是目前我國高素質的科技檔案管理人員還不足，參與檔案管理人員的素質普遍較低，即便是存在計算機專業上的人才，但是他們對科技檔案管理工作缺乏全面性認識的情況下，也影響了科技檔案管理工作的規范化建設[1]。

2）科技檔案管理難度較大。現階段科技檔案的存檔類型還較為原始，大多以紙張的形式存在，此外還包括一些電子類型的科技檔案，如影響資料、音頻資料、圖片資料等。不同類型的科技檔案存檔形式是不一樣的，加上科技檔案管理的保密性較高，所有科技檔案都需要制定保密措施，確保科技檔案管理的科學性和技術性。電子科技檔案相比于紙質科技檔案在管理難度上更大，每個管理步驟都需要嚴格遵守科技檔案的管理模式。

3）檔案管理程序缺少多樣性。我國現階段的科技檔案管理中，管理程序較為單一是普遍存在的問題，在科技檔案管理程序缺少多樣化的情況下，只是對科技檔案進行簡單的分類、歸納和裝訂，沒有將科技檔案的管理價值全面體現出來。加上科技檔案使用頻率較高，在來往借出頻繁的情況下，容易出現泄密、丟失等問題[2]。

4）信息化網絡技術檔案管理的安全性有待提升。科技檔案管理中納入信息化技術可提高檔案管理效率，但是科技檔案管理中應用現代化網絡技術還帶來了一定的安全隱患。受網絡自身的安全漏洞，科技檔案采用信息技術管理時容易被黑客、網絡病毒等侵襲，降低了科技檔案的安全性，不利于提高科技檔案管理的規范化水平。

3 推進科技檔案管理規范化建設的有效措施

1）促使科技檔案管理制度不斷健全和完善。科技檔案管理是一項系統性的工程，提高科技檔案規范化管理水平需要建立在完善的管理制度之上。科技檔案作為記錄科學技術成果的載體，具有較強的保密性，特別是在一些自主知識產權的產品設計中，更能將科技檔案的保密性體現出來，基于此需要制定科技檔案管理的保密制度，促使參與科技檔案管理的工作人員嚴格規范自身行為，履行保密制度[3]。為了提高科技檔案的完整性，需要檔案管理人員在工程項目的開始階段就收集好與本次項目有關的原始資料，并對原始資料進行歸檔。在一些較大類型的科研項目中，要嚴格按照項目課題檔案的形式進行保管和立項，針對原始性的數據資料可有效保存，嚴格按照科技檔案管理規章制度進行管理。

2）開展信息化的科技檔案管理。科技檔案管理是一項系統性的工程，科技檔案管理的目標是實現科學的共享式服務，提高科技檔案信息化管理水平是加快科技檔案規范化管理的基礎，因此科技檔案管理中要制定統一的規范和標準，只有這樣才能滿足多種信息之間的相互交換和共享。在科技檔案信息化建設中要全面推廣并實施數字化檔案管理，制定數字化檔案管理標準，完善數字檔案管理的標準化技術體系，實現信息之間的高度共享。此外在科技檔案管理中需要借助現代化計算機技術，在資源信息化的背景下實施現代化的科技檔案保存方式，依靠信息技術來提高科技檔案空間的存儲量[4]。

3）提高科技檔案管理人員參與工作的積極性。內容較多，管理難度較大是科技檔案管理的顯著特點。參與科技檔案管理的人員需要足夠的熱情開展工作，提高科技檔案管理的規范化水平需要調動起工作人員的積極性，確保檔案管理全身心投入工作。基于此需要強化科技檔案管理人員的專業知識，提高他們的業務能力，對科技檔案管理的重要性有全面的認識，并強化自身的職業道德，做好科技檔案管理的保密工作。在此基礎上構建其完善的科技檔案管理體系，進一步提升科技檔案管理的規范化水平。

4）實施電子科技檔案管理新模式。電子檔案管理是新時代發展的必然選擇，電子檔案管理與紙質檔案管理存在明顯的不同。電子檔案作為電子文本的形式存在，若還是采用傳統的檔案管理模式進行管理將起不到電子科技檔案原有的作用。對電子科技檔案管理時，檔案管理工作人員需要將同一類型的電子檔案整理在一起，確保電子檔案的規整性，并以此建立不同的文件夾，以便在查找電子檔案時可以更加方便。再者檔案管理人員還要維護網絡安全，杜絕木馬、病毒、網絡黑客對科技檔案網絡系統的入侵，提高電子檔案管理的安全性[5]。

5）提高信息化科技檔案管理的安全性，強化信息化標準建設。提高科技檔案管理的規范化建設離不開信息技術，強化信息技術在科技檔案中的應用是科技檔案管理化建設的重點。針對現階段我國信息化網絡技術檔案管理的安全性有待提升的問題，首先，需要制定完善的科技檔案信息化建設標準，在此基礎上才能將科技檔案管理的整體信息化水平提升。再者，科技檔案的數據錄入、數據備份、數據安全管理上都也需要進行標準性的信息化管理，保障科技檔案信息之間的高速傳輸和共享。最后，在科技檔案安全管理工作上要強化計算機的安全管理，避免不法分子利用計算機漏洞盜取科技檔案信息的問題。在重要的數據資源上要設置防火墻和密鑰，依靠保密技術來提高科技檔案資料的安全性，由此達到科技檔案標準化建設的需求[6]。

4 結語

綜上所述，加強科技檔案規范化建設是時代發展的必然選擇，新時代下加強科技檔案的規范化管理離不開信息技術的使用，依靠先進的管理技術和完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員工作積極性，在此基礎上可提高科技檔案管理水平。

參考文獻

[1]劉悅.淺析科技檔案管理的規范建設[J].卷宗，2019，9（15）：67-68.

[2]項耿政.淺析檔案信息化的信息資源管理問題[J].科技創新導報，2019，16（7）：180，182.

[3]杜淑霞.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].科技經濟導刊，2018，000（005）：P.163-163.

[4]劉聰.淺析事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].數字化用戶，2018，24（19）：157.

[5]趙虹.淺析檔案信息數據庫建設[J].黑龍江科技信息，2017，（17）：282.

[6]從俊.淺析事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科技經濟市場，2016，（9）：127-128.