高值耗材備貨管理流程的建立和相關(guān)實踐

蘇義武，肖輝

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 信息中心，湖北 武漢 430071

引言

高值耗材具有價值高、體量小、規(guī)格型號繁多的特點，一般定義為直接作用于人體、對安全性有嚴格要求、臨床使用量大、價格相對較高、社會反映強烈的醫(yī)用耗材[1-3]。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷增長，醫(yī)院需要使用的醫(yī)用高值耗材品種和數(shù)量也不斷增加，按傳統(tǒng)管理方式進行實庫存管理，既占用醫(yī)院的資金，又要花費更多的人、財、物，不僅不能提高高值耗材耗材的管理水平，還會造成醫(yī)院資金、物資的大量浪費、積壓。

由于作為需求方的醫(yī)生在供應(yīng)鏈中處于強勢地位，大多數(shù)醫(yī)院對高值耗材的供應(yīng)都采用寄售制的模式，即供應(yīng)商將耗材直接存放于醫(yī)院庫房。待病人使用收費后，醫(yī)院形成出入庫單據(jù)，同供應(yīng)商進行結(jié)算。目前醫(yī)院的信息系統(tǒng)大多據(jù)此流程設(shè)計，該模式具有管理簡單、占用人力成本低的優(yōu)點，但存在耗材使用環(huán)節(jié)和庫存管理環(huán)節(jié)缺失，收費信息與結(jié)算信息未進行匹配，易造成錯費、漏費現(xiàn)象的問題，同時供應(yīng)商對寄售庫存的掌握與控制能力較差。而作為寄主的醫(yī)院方由于風(fēng)險已經(jīng)轉(zhuǎn)嫁，沒有動力去關(guān)注庫存策略[4-9]，更嚴重的是主管部門無法監(jiān)控高值耗材進院使用的流向及臨床科室對高值耗材的使用及收費情況[10]。

在“高效率、低成本”的理念下應(yīng)運而生的高值耗材備貨管理模式，其本質(zhì)是在申請、采購、配送、計費、付款等多個環(huán)節(jié)，耗材不以實物庫存的形式存在，而是處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)，從而達到提高資本增值率、降低積壓風(fēng)險的一種管理模式[11]。其顯著的特點是：各個環(huán)節(jié)形成閉環(huán)，過程嚴謹、流轉(zhuǎn)高效；備貨虛擬庫存自動補足，缺貨現(xiàn)象減少；計費與耗材使用一一對應(yīng)，各環(huán)節(jié)追溯化管理。我院從醫(yī)用高值耗材的使用特點出發(fā)，結(jié)合我院實際工作模式，建立了高值耗材備貨管理的流程[12]，下面以手術(shù)室為例進行具體說明，完整流程圖，見圖1。

1 準備工作

（1）產(chǎn)品基礎(chǔ)信息維護，由于采用條碼追溯管理方式，所以需要仔細梳理納入手術(shù)室備貨的產(chǎn)品字典信息是否完整，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、廠家、供貨商、進價、條碼、批號等，該步驟一般由設(shè)備處完成。

圖1 手術(shù)室二級庫備貨管理流程圖

（2）產(chǎn)品收費信息維護，一般需要根據(jù)當(dāng)?shù)匚飪r政策要求，生成產(chǎn)品對應(yīng)的收費項目字典，并維護物價編碼與收費標記，同時將收費字典與醫(yī)保目錄進行對照，該步驟一般由物價部門與醫(yī)保部門協(xié)作完成。

（3）備貨物資庫存量確定，需要與手術(shù)室負責(zé)人溝通確定備貨基礎(chǔ)庫存數(shù)量，以滿足臨床使用最低需求，由于備貨管理基于消耗自動補貨機制，需供應(yīng)商及時補足基礎(chǔ)庫，確保手術(shù)用量保證，該步驟一般由設(shè)備處牽頭，與手術(shù)室及相關(guān)使用科室協(xié)商完成。

（4）供應(yīng)商門戶啟用，需要對耗材供應(yīng)商進行基礎(chǔ)的培訓(xùn)，通知供應(yīng)商啟用網(wǎng)上訂單管理的時間，并確認送貨頻率。同時最重要的事情就是歷史已使用且未開發(fā)票的耗材及時補辦發(fā)票登記手續(xù)，該步驟主要由設(shè)備處完成。

（5）使用科室硬件添置，由于需要掃描產(chǎn)品條碼完成計費，所以需要添置計費終端和高精度掃碼槍（無線款式最佳），終端建議使用小型的一體機，可以盡量節(jié)省空間，此外需要打印耗材使用登記單，還需要配置打印機，該步驟一般由使用科室、設(shè)備處和信息部門共同完成。

2 實現(xiàn)步驟

2.1 備貨

如圖1所示，手術(shù)室根據(jù)業(yè)務(wù)量需求制定備貨需求單，設(shè)備處采購員審核后提交備貨采購訂單，此時供應(yīng)商收到訂單短信提醒后處理訂單并進行配送，訂單耗材經(jīng)設(shè)備處驗收后，手術(shù)室?guī)旃軉T進行入庫接收，系統(tǒng)自動形成手術(shù)室高值耗材備貨庫。

2.2 掃碼計費

掃碼計費，我院目前采用手術(shù)室代計費模式。手術(shù)計費護士在計費模塊中錄入住院號或者掃描患者腕帶條碼帶出患者信息，同時計費模塊與手麻系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，自動顯示手麻系統(tǒng)手術(shù)安排的主刀醫(yī)生等手術(shù)信息，然后使用掃碼槍掃描產(chǎn)品主條碼和批次條碼各一次，保存、審核、記賬后，計費信息自動同步到HIS系統(tǒng)，此時貨庫存自動扣減并生成備貨需求單。該過程有三點值得注意，其一，保存、審核、記賬可以分別由不同的操作員進行，以滿足例如手術(shù)室計費，臨床科室審核的需求；其二，我院目前模式，核算科室默認為主刀醫(yī)生所在科室，系統(tǒng)可以根據(jù)實際情況進行靈活配置；其三，記賬操作后打印出耗材使用登記單，并將產(chǎn)品條碼貼在登記單上，醫(yī)生簽字后，一份送設(shè)備處留存、一份放入病案歸檔，這一步是實現(xiàn)耗材可追溯管理的最重要環(huán)節(jié)。

2.3 付款

上一步計費完成后，系統(tǒng)自動生成入庫記錄單，設(shè)備處根據(jù)入庫記錄單辦理出庫手續(xù)，以供應(yīng)商為單位形成出庫單，供應(yīng)商開具發(fā)票并同出庫單一起給臨床護士長簽字確認，設(shè)備處收到臨床確認的單據(jù)后辦理應(yīng)付款業(yè)務(wù)，最后財務(wù)處付款結(jié)束流程。

3 應(yīng)用效果對比分析

我院采用備貨模式之后，形成了高值耗材全流程管理流程，各環(huán)節(jié)合法合規(guī)，工作效率得到大大提升，形成應(yīng)用效果對比表，見表1。

4 應(yīng)用意義

耗材使用與計費同步，同時進行條碼化管理，一物一碼，一碼一人，實現(xiàn)了高值耗材全流程化可追溯管理，大大降低了醫(yī)療風(fēng)險，提高了工作效率。

高值耗材出庫和收費同步，由于高值耗材使用過程的特殊性，大部分高值耗材都是先使用后計費， 使用和收費的分離導(dǎo)致高值耗材的入出庫數(shù)據(jù)和病人收費數(shù)據(jù)不一致，甚至有些醫(yī)院的高值耗材名稱和收費詞條的名稱規(guī)格都不一樣，管理部門無法統(tǒng)計出一段時間內(nèi)某種高值耗材的使用和費用信息[10]。備貨管理計費模型則很好地解決了這類問題，同時對比使用數(shù)據(jù)和出庫記錄，可以很精確得到是否存在違規(guī)收費的情況。

表1 備貨前后效果對比表

解決入出庫滯后，臨床科室積壓發(fā)票的問題。一般來說，管理部門根據(jù)科室確認的使用數(shù)量，辦理入出庫手續(xù)．生成月報表報財務(wù)部門，財務(wù)部將其列入科室支出。如果科室根據(jù)需要積壓發(fā)票或者集中確認，使得當(dāng)月實際使用的耗材數(shù)量與當(dāng)月計入科室支出的耗材數(shù)量不一致，一方面給財務(wù)做賬增加了困難，造成財務(wù)核算違反權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，另一方面由于當(dāng)月列入科室的支出與收入不配比，影響了科室的績效評價[13-14]，管理層沒辦法獲取真實的數(shù)據(jù)。備貨管理模式自動根據(jù)計費生成入出庫記錄，患者一旦計費成功，管理部門已經(jīng)有了使用和收入數(shù)據(jù)，不再過度依賴科室確認，同時亦可以根據(jù)系統(tǒng)告警信息督促科室盡快完成入庫報銷和平賬工作。

備貨管理模式完成了對高值耗材從入庫、出庫、使用、計價、收費各個環(huán)節(jié)的追蹤管理[15]，實現(xiàn)了高值耗材可追溯機制。通過使用條形碼的全程跟蹤，實現(xiàn)高值耗材從購買到最終使用的全流程管理，隨時可以查詢庫存和實時消耗情況，做到每個耗材向上追溯到生產(chǎn)廠商，向下追溯到患者[16]。

5 展望

我院在手術(shù)室高值耗材備貨管理模式取得了不錯的應(yīng)用效果后，目前已經(jīng)陸續(xù)推廣建立了多個臨床高值耗材二級庫（包括神經(jīng)外科、內(nèi)科心血管、消化內(nèi)科、眼科等12個），下一步將逐步推廣到全院所有有需要的科室。該模式一方面使得醫(yī)院管理部門可實時了解重點耗材的庫存和實時消耗情況，能夠規(guī)范醫(yī)院的高值耗材流轉(zhuǎn)，對高值耗材供應(yīng)計劃達到可控的目的，另一方面確保了高值耗材出庫和患者計價信息的同步，提高了高值耗材使用和計費環(huán)節(jié)操作的規(guī)范性，是實現(xiàn)高值耗材信息化管理的一個行之有效的管理模式。