談如何加強火電施工企業的檔案收集工作

董麗

摘 ? ?要：收集是檔案工作的基礎，電力企業檔案的收集工作存在很多困難，本文就電力企業檔案特點，從檔案意識、檔案制度、檔案載體及信息化等方面論述了如何加強檔案的收集工作。

關鍵詞：電力企業 ;檔案管理 ;收集工作

1 ?引言

檔案是企業在各項活動中形成的有保存利用價值的歷史記錄，是企業的信息資源，是企業生產建設、經營管理的基礎，是一個企業的重要組成部分，在企業現代化進程中起著重要的保障作用。企業要創新、要發展都離不開檔案。要體現檔案價值，充分發揮檔案信息資料的作，就要做好檔案的收集工作，因為收集是檔案工作的基礎。重視和做好檔案的收集工作對推動電力施工企業的檔案管理工作，提高企業的管理水平具有重要的意義。齊全完整的檔案材料是檔案信息開發利用的先決條件。

火電施工企業因工作性質的不同，檔案的收集有著自己。火電施工企業點多、面廣、戰線長，這就為檔案的收集帶來了困難。尤其是工程檔案的收集工作難度更大，一是施工地點分散，二是技術人員流動性大，往往一個工程剛剛結束就被調往另一個工程項目部。這就決定了如果收集不及時，就會因人員的流動而造成檔案資料的流失。而工程檔案對于施工企業來說，無疑是一種無形資產和富貴財富，作為檔案人員必須付出更多的努力來保證資料的完整性、準確性和系統性。要做好收集工作，首先要做好如下工作。

2 ?加大檔案的宣傳管理力度，提高領導的檔案意識

我們要從國家發布的有關檔案的法律法規入手，加強對這 ?些規章制度的宣傳，自上而下，增強企業的全員檔案意識。檔案人員應深入一線，指導項目部檔案人員平時的檔案工作。針對施工企業點多分散的特點，加強組織對企業檔案人員的檔案業務培訓。企業領導人要從人力、物力、財力各方面全力支持企業的檔案工作。對檔案實行統一領導，分級管理，建立公司的檔案網絡體系，設立專職檔案員和項目部的兼職檔案員，持證上崗，由兼職檔案員負責平時項目的文件資料收集工作。

3 ?建立健全檔案制度，使檔案收集工作規范化、標準化

建立一套完善的企業檔案管理制度，施工企業應該根據國家有關檔案的法律法規，結合本單位的實際情況，制定適合本單位的有關檔案制度，對檔案收集工作方面的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔原則等作詳細的說明，從而使檔案收集工作有章可循，逐步走上規范化、制度化的軌道。將檔案的形成、收集、積累寫入各部室的管理制度中，納入工作計劃和目標管理，納入有關人員的職責范圍;同時結合具體的崗位制定相應的歸檔范圍，讓每個工作人員都清楚哪些資料應收集歸檔及怎樣收集，提高他們對檔案的了解，積極配合檔案室將生產過程中形成的各類資料收集完整。

施工企業尤其應該在工程建設的歸檔范圍方面制訂詳細的規章制度。在工程檔案方面，一個工程竣工后應及時把竣工的工程檔案移交給綜合檔案室。

4 ?加強對不同類別檔案的收集工作

長期以來，火電施工企業普遍存在著檔案收集不全，齊全率、完整率達不到標準，工程檔案整理混亂等現象，這種現象的存在直接影響日后的提供利用，因此要做好各類檔案的收集工作。

4.1 ?文書檔案的收集

施工企業文書檔案的收集，多數只是注重公司的收發文件（即紅頭文件） ，而沒有注重企業在各項施工活動中形成的各類非紅頭文件。如：某些經濟合同、工傷協議 、統計報表、工作總結、會議材料、法律證書等材料，這些材料是文書檔案中萬萬不能缺少的內容， 但實際工作中，有時這材料確實歸檔不全，影響利用，甚至會為企業造成經濟損失。究其原因多數是因形成部門工作人員歸檔意識不強造成的。因此檔案部門要特別做好這些材料形成部門的檔案指導工作，做到按時歸檔。

4.2 ?科技檔案的收集

火電施工企業科技檔案收集的難點是基建檔案和工程檔案，火電施工企業整日忙于施工而忽略了基建檔案（基地建設檔案）的歸檔工作，基建項目完成后，除向城建檔案館移交檔案之外，剩下什么，就向公司檔案室交點什么，材料短缺、整理混亂，為日后的查找利用帶來困難，為樓房維修等工作帶來了很多麻煩。

工程檔案是指在工程建設全過程中直接形成的與建設工程各項活動有關的對國家、對社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。工程檔案具有如下特點：數量大、種類多、價值高。是施工企業最為重要的一部分檔案，檔案管理人員應根據工程檔案的特點，直接參與整個工程建設全過程的監督、檢查和指導工作，確保工程檔案的完整、準確、系統、規范，做好工程檔案的收集工作要從以下幾個方面入手：（1）檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始與工程同步進行。（2）做好工程建設階段的文件材料管理工作工程檔案收集工作與工程進度同步進行。檔案人員經常深入到施工現場指導檢查資料員資料管理工作，確保檔案資料整理符合標準。（3）做好工程驗收階段的檔案管理工作。檔案工作人員深入到施工現場一線，反復調查研究，并結合檔案員多年實際工作經驗，編制出施工企業工程檔案管理標準，并且細化到條目，新工程開工，檔案室就針對此項工程將需要歸檔的范圍及要求下發到施工項目部，為項目部資料歸檔工作指明方向。

針對施工企業的特點，采取多種收集手段。一般設備檔案的利用者大多是技術人員，而檔案的歸檔者大多也是技術人員，在平時的收集工作中常遇到的收集與利用的矛盾是，往往設備開箱后，我們要將開箱資料收集歸檔，而技術人員也要利用這些資料來指導施工工作，對此我們采用的方法是：一方面耐心對技術人員宣傳文件資料歸檔的意義，同時迅速地將收集到的文件資料登記造冊，在第一時間通知技術人員到檔案室查找利用。對于使用特別頻繁的資料，我們提供資料復印件以供利用，這樣既保證了文件資料的收集，又滿足了技術人員的需要。

5 ?加強對各種不同載體、介質檔案的收集工作

各種不同載體的檔案如照片、光盤、音像制品等有著紙質檔案無可取代的優點，它們能直觀地反映工程的完成情況。因此，我們在收集檔案時，對于特殊材質的檔案也不能輕視，要一視同仁。在收集此類檔案時，要注明這些檔案反映的時間，工程、地點。在施工企業中，往往一個工程完工后，把照片等檔案一并移交給檔案室，因沒有說明內容，增加了檔案人員的工作難度，這些都是必須杜絕的。隨著時代的進步，這些特殊載體的檔案越來越發揮著重要的作用，我們應該注意這些種類檔案的收集工作。

6 ?加強網絡化管理

建立一套行之有效的檔案管理網絡，在各相關部門確定兼職檔員，這些兼職檔案員就如同檔案工作人員的左膀右臂，負責收集本部門的歸檔資料。如一些大型施工設備運到工地后，隨機資料便由設備科的兼職檔案員收集;公司舉辦的大型慶典活動、上級領導來公司檢查指導等大事、要事的圖片、照片，宣傳科的兼職檔案員負責收集整理：每當工程分部施工結束后，生產部兼職檔案員就將這些分部施工技術資料收集上來;正是有這樣一個完善的檔案管理網絡，才能有效保證歸檔資料的完整率與可利用率。

總之，在檔案管理工作中，一定要做好收集工作，因為收集是基礎，只有抓好收集工作，才能確保檔案的完整性、系統性，才能從根本上保證檔案的質量，才發揮檔案應有的作用。

參考文獻：

[1] 佚名.國有施工企業工程項目檔案收集歸檔問題及對策探討[J].陜西檔案，2018（4）：34～35.

[2] 佚名.關于施工企業工程項目檔案收集歸檔過程中存在的問題與對策研究[J].建材與裝飾，2018（34）：182～183.