流動人員人事檔案管理存在的問題及對策分析

于愛榮

摘 ? ?要：人事檔案資料記載了一個人的經歷，既是個人歷史資料的關鍵證明，還是企業人力部門提拔人才的關鍵依據。現階段，隨著市場經濟體系的逐漸完善，人員流動情況非常普遍，而且人事檔案管理活動缺少制度化、系統化。很多檔案資料被投進社會便一去不復返，加大了檔案管理工作的難度，并且還會形成諸多廢棄資料，給人事檔案管理造成了巨大阻礙。另外，產生大量廢棄資料與檔案遺失等現象會引起諸多煩瑣的檔案糾紛情況，導致企業人力部門提拔人才時沒有科學的依據。簡而言之，人事檔案資料管理不當，會直接或間接給個人及社會帶來巨大損失。所以，研究流動人口人事檔案管理方面存在的問題，并制定科學的處理方法顯得尤為重要。本文就流動人員人事檔案管理存在的問題及對策展開了分析研究。

關鍵詞：流動人員;人事檔案管理;問題;對策

1 ?流動人員人事檔案管理中存在的問題

1.1 ?棄檔數量，日益攀升

“棄檔”是指流動人員將本人人事檔案存放在人才服務中心或人才市場并第一次繳納存檔費后，不再續繳存檔費，也不與存檔管理單位聯系時間達3年以上。隨著流動人員所從事的行業（崗位）與人事檔案之間的依附關系逐漸淡化，再加上機關、事業單位和國企考錄編制內工作人員數量有限，以及對流動人員檔案管理實行有償服務的模式，以致許多存檔人員對人事檔案的重要性認識存在偏差，關心度逐漸弱化，認為人事檔案可有可無。筆者對福州市部份區縣流動人員人事檔案狀況進行調查，約40%的檔案處于“休眠”狀態，而且顯逐年遞增的趨勢。

1.2 ?流動人員人事檔案材料收集整理不規范

檔案整理工作直接關系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益，但目前部分檔案材料存在一些不規范的地方，一是檔案材料的字跡不耐久，手續不完備，內容不完整。二是流動人員人事檔案材料內容陳舊，補充更新不及時。還有部分材料的內容單薄、缺乏連續性。一些流動人員人事檔案中只有一些簡單的履歷材料，僅反映了姓名、性別、民族、工作時間、入黨時間、文化程度及簡歷等基本概況，而反映本人工作實績和技術特長等方面的記載比較少，不能“觀其卷，知其人”

1.3 ?流動人員人事檔案轉遞程序不規范

在市場經濟中，勞動管理制度和用工制度發生變化。隨著人才的流動，人事檔案管理部門必須隨著該人員主管單位的變化及時將其人事檔案轉到新的主管部門或協管單位。檔隨人走，使人事檔案管理的范圍與人員管理的范圍相一致。但是在實際的操作過程中，一些單位因改制清退、辭退人員后，沒有按規定將其人事檔案轉交人才服務機構管理，使檔案丟失;一些單位以聘用合同形式招聘人員，但沒有按規定到人才服務機構辦理人事檔案代理手續，其人事檔案沒有及時移交。還有一些單位在轉遞檔案時沒有按照規定填寫干部人事檔案轉遞通知單，也沒有及時進行登記，致使檔案去向無從查找。甚至一些單位違反政策規定將檔案直接交給本人保管、傳遞，在郵寄轉遞過程中丟失或損壞。

2 ?加強流動人員人事檔案管理的難點

2.1 ?檔案資料的完整性入檔難

檔案管理工作一定要確保其完整性，這是保證檔案內容準確性的基礎條件，在人事檔案管理的過程中難以滿足這個要求。由于流動人口的獨特性，有些流動人才在調離原職位后，檔案一般由本人管理，在找到工作以前，檔案資料很可能會出現遺失的情況。

2.2 ?檔案信息的標準化管理難

人事檔案屬于關鍵的數據信息，若要實現信息共享，就要充分發揮出檔案的價值及作用，因此要加強檔案的標準化管理。由于流動人才的職業較多，每個檔案的內容都不同，實現標準化管理較難，許多檔案依然以原始的結構模式存在，未得到及時更新，歸檔到人事檔案管理機構的資料顯得十分復雜、無序。

2.3 ?檔案資料的查詢與應用難

檔案管理工作的最終目的是為了提高人事檔案的利用率，若要迅速、精準地查詢檔案，當前還存在較大的難度。其主要原因是檔案的數量較多、需求范圍大、查詢頻率高、管理方式陳舊。

3 ?提升流動人員人事檔案管理工作成效的有效措施

3.1 ?提高企業檔案管理意識

要切實強化流動人員人事檔案管理工作成效，首要的就是增進企業單位的重要性，相關企業組織與機構需要重視這項管理工作，配強和配齊有關工作人員。如若某一組織機構存在較多流動人員，那么配備專門人才管理流動人員檔案必不可少。企業只有增進流動人員人事檔案管理的意識，逐步增加管理工作上的人力與物力的投入，才能夠為檔案管理工作創設必要的資金保障。與此同時，流動人員自身也要具備檔案保護意識，企業單位可以有針對性的對流動人員強化這方面教育、引導，在教育過程中潛移默化增進他們自身對于檔案管理工作的重視與配合。

3.2 ?實現專業化、規范化管理

切實倡導企業單位實現規范化、專業化流動人員人事檔案管理不容小覷。針對檔案材料細化分組分類，構建多元化查詢路徑，讓流動人員人事檔案信息實現更便捷的查詢與使用，彰顯專業化管理效力。與此同時也不能忽視了制度管理的約束，依循制度開展操作，相關查閱人員不能私自公開檔案信息，更不能肆意丟棄、撤銷、修改。在此基礎上構建獨立化人事檔案管理資料庫，真正落實科學規范管理工作。

3.3 ?提升管理團隊水平，引進信息化管理

構建完善規章制度，有條不紊的開展檔案管理實踐研究，面對管理人員素質水平薄弱的狀況，要提升人員待遇，竭力改善工作環境，打造一支專業化管理隊伍。可以定期或不定期進行管理人員培訓，提高他們在流動人員檔案管理上的素質能力。對于檔案管理人員而言，自身也要主動利用相關資源豐富和提升專業技能，改進工作方式。對于信息化不足的困難，相關企業單位要積極引進現代化信息管理技術，嘗試計算機、電子文件與互聯網等信息元素開展流動人員人事檔案管理工作。真正做好信息化管理，實現網絡服務目標。

3.4 ?推動流動人員人事檔案的信息化管理

利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等，進而實現網絡化管理，是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題。流動人員人事檔案管理的信息化建設可從以下三個方面著手：一是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使檔案數字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機操作。二是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理，需要以科學的手段來扭轉“看堆守攤”的局面，以適應檔案管理信息化的對內要求，可以建立人事檔案信息的專用數據庫，通過網絡鏈接形成開放的分步式數據庫群。三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺，建立人事檔案信息化服務系統。通過網絡，可以實現不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。

4 ?結束語

新形勢下，人員流動逐漸加快，人員流動開始變成常態，進而產生較大的流動人才人事檔案管理缺陷，甚至形成諸多廢棄資料，不利用開展人事檔案管理工作。針對新的問題與挑戰，需要提升關注度，仔細研究原因，采用科學的措施進一步優化國內流動人才檔案管理。新時期，人才資源配備開始走向市場化，一定要轉變檔案管理工作的意識，革新檔案管理信息系統，改變用人思想，為企業人力部門提拔人才提供重要的依據，科學配置社會資源。

參考文獻：

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