流動人員人事檔案管理存在的問題及對策分析

于愛榮

摘 ? ?要：人事檔案資料記載了一個人的經(jīng)歷，既是個人歷史資料的關(guān)鍵證明，還是企業(yè)人力部門提拔人才的關(guān)鍵依據(jù)。現(xiàn)階段，隨著市場經(jīng)濟(jì)體系的逐漸完善，人員流動情況非常普遍，而且人事檔案管理活動缺少制度化、系統(tǒng)化。很多檔案資料被投進(jìn)社會便一去不復(fù)返，加大了檔案管理工作的難度，并且還會形成諸多廢棄資料，給人事檔案管理造成了巨大阻礙。另外，產(chǎn)生大量廢棄資料與檔案遺失等現(xiàn)象會引起諸多煩瑣的檔案糾紛情況，導(dǎo)致企業(yè)人力部門提拔人才時沒有科學(xué)的依據(jù)。簡而言之，人事檔案資料管理不當(dāng)，會直接或間接給個人及社會帶來巨大損失。所以，研究流動人口人事檔案管理方面存在的問題，并制定科學(xué)的處理方法顯得尤為重要。本文就流動人員人事檔案管理存在的問題及對策展開了分析研究。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案管理;問題;對策

1 ?流動人員人事檔案管理中存在的問題

1.1 ?棄檔數(shù)量，日益攀升

“棄檔”是指流動人員將本人人事檔案存放在人才服務(wù)中心或人才市場并第一次繳納存檔費(fèi)后，不再續(xù)繳存檔費(fèi)，也不與存檔管理單位聯(lián)系時間達(dá)3年以上。隨著流動人員所從事的行業(yè)（崗位）與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸淡化，再加上機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國企考錄編制內(nèi)工作人員數(shù)量有限，以及對流動人員檔案管理實(shí)行有償服務(wù)的模式，以致許多存檔人員對人事檔案的重要性認(rèn)識存在偏差，關(guān)心度逐漸弱化，認(rèn)為人事檔案可有可無。筆者對福州市部份區(qū)縣流動人員人事檔案狀況進(jìn)行調(diào)查，約40%的檔案處于“休眠”狀態(tài)，而且顯逐年遞增的趨勢。

1.2 ?流動人員人事檔案材料收集整理不規(guī)范

檔案整理工作直接關(guān)系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益，但目前部分檔案材料存在一些不規(guī)范的地方，一是檔案材料的字跡不耐久，手續(xù)不完備，內(nèi)容不完整。二是流動人員人事檔案材料內(nèi)容陳舊，補(bǔ)充更新不及時。還有部分材料的內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性。一些流動人員人事檔案中只有一些簡單的履歷材料，僅反映了姓名、性別、民族、工作時間、入黨時間、文化程度及簡歷等基本概況，而反映本人工作實(shí)績和技術(shù)特長等方面的記載比較少，不能“觀其卷，知其人”

1.3 ?流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范

在市場經(jīng)濟(jì)中，勞動管理制度和用工制度發(fā)生變化。隨著人才的流動，人事檔案管理部門必須隨著該人員主管單位的變化及時將其人事檔案轉(zhuǎn)到新的主管部門或協(xié)管單位。檔隨人走，使人事檔案管理的范圍與人員管理的范圍相一致。但是在實(shí)際的操作過程中，一些單位因改制清退、辭退人員后，沒有按規(guī)定將其人事檔案轉(zhuǎn)交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，使檔案丟失;一些單位以聘用合同形式招聘人員，但沒有按規(guī)定到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理人事檔案代理手續(xù)，其人事檔案沒有及時移交。還有一些單位在轉(zhuǎn)遞檔案時沒有按照規(guī)定填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，也沒有及時進(jìn)行登記，致使檔案去向無從查找。甚至一些單位違反政策規(guī)定將檔案直接交給本人保管、傳遞，在郵寄轉(zhuǎn)遞過程中丟失或損壞。

2 ?加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的難點(diǎn)

2.1 ?檔案資料的完整性入檔難

檔案管理工作一定要確保其完整性，這是保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)條件，在人事檔案管理的過程中難以滿足這個要求。由于流動人口的獨(dú)特性，有些流動人才在調(diào)離原職位后，檔案一般由本人管理，在找到工作以前，檔案資料很可能會出現(xiàn)遺失的情況。

2.2 ?檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理難

人事檔案屬于關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息，若要實(shí)現(xiàn)信息共享，就要充分發(fā)揮出檔案的價值及作用，因此要加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于流動人才的職業(yè)較多，每個檔案的內(nèi)容都不同，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理較難，許多檔案依然以原始的結(jié)構(gòu)模式存在，未得到及時更新，歸檔到人事檔案管理機(jī)構(gòu)的資料顯得十分復(fù)雜、無序。

2.3 ?檔案資料的查詢與應(yīng)用難

檔案管理工作的最終目的是為了提高人事檔案的利用率，若要迅速、精準(zhǔn)地查詢檔案，當(dāng)前還存在較大的難度。其主要原因是檔案的數(shù)量較多、需求范圍大、查詢頻率高、管理方式陳舊。

3 ?提升流動人員人事檔案管理工作成效的有效措施

3.1 ?提高企業(yè)檔案管理意識

要切實(shí)強(qiáng)化流動人員人事檔案管理工作成效，首要的就是增進(jìn)企業(yè)單位的重要性，相關(guān)企業(yè)組織與機(jī)構(gòu)需要重視這項管理工作，配強(qiáng)和配齊有關(guān)工作人員。如若某一組織機(jī)構(gòu)存在較多流動人員，那么配備專門人才管理流動人員檔案必不可少。企業(yè)只有增進(jìn)流動人員人事檔案管理的意識，逐步增加管理工作上的人力與物力的投入，才能夠?yàn)闄n案管理工作創(chuàng)設(shè)必要的資金保障。與此同時，流動人員自身也要具備檔案保護(hù)意識，企業(yè)單位可以有針對性的對流動人員強(qiáng)化這方面教育、引導(dǎo)，在教育過程中潛移默化增進(jìn)他們自身對于檔案管理工作的重視與配合。

3.2 ?實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化管理

切實(shí)倡導(dǎo)企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化流動人員人事檔案管理不容小覷。針對檔案材料細(xì)化分組分類，構(gòu)建多元化查詢路徑，讓流動人員人事檔案信息實(shí)現(xiàn)更便捷的查詢與使用，彰顯專業(yè)化管理效力。與此同時也不能忽視了制度管理的約束，依循制度開展操作，相關(guān)查閱人員不能私自公開檔案信息，更不能肆意丟棄、撤銷、修改。在此基礎(chǔ)上構(gòu)建獨(dú)立化人事檔案管理資料庫，真正落實(shí)科學(xué)規(guī)范管理工作。

3.3 ?提升管理團(tuán)隊水平，引進(jìn)信息化管理

構(gòu)建完善規(guī)章制度，有條不紊的開展檔案管理實(shí)踐研究，面對管理人員素質(zhì)水平薄弱的狀況，要提升人員待遇，竭力改善工作環(huán)境，打造一支專業(yè)化管理隊伍?？梢远ㄆ诨虿欢ㄆ谶M(jìn)行管理人員培訓(xùn)，提高他們在流動人員檔案管理上的素質(zhì)能力。對于檔案管理人員而言，自身也要主動利用相關(guān)資源豐富和提升專業(yè)技能，改進(jìn)工作方式。對于信息化不足的困難，相關(guān)企業(yè)單位要積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，嘗試計算機(jī)、電子文件與互聯(lián)網(wǎng)等信息元素開展流動人員人事檔案管理工作。真正做好信息化管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)目標(biāo)。

3.4 ?推動流動人員人事檔案的信息化管理

利用計算機(jī)技術(shù)對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前流動人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問題。流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)可從以下三個方面著手：一是檔案資料電子化。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實(shí)行微機(jī)操作。二是檔案庫管理現(xiàn)代化。檔案庫的管理，需要以科學(xué)的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守攤”的局面，以適應(yīng)檔案管理信息化的對內(nèi)要求，可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)鏈接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺，建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

4 ?結(jié)束語

新形勢下，人員流動逐漸加快，人員流動開始變成常態(tài)，進(jìn)而產(chǎn)生較大的流動人才人事檔案管理缺陷，甚至形成諸多廢棄資料，不利用開展人事檔案管理工作。針對新的問題與挑戰(zhàn)，需要提升關(guān)注度，仔細(xì)研究原因，采用科學(xué)的措施進(jìn)一步優(yōu)化國內(nèi)流動人才檔案管理。新時期，人才資源配備開始走向市場化，一定要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的意識，革新檔案管理信息系統(tǒng)，改變用人思想，為企業(yè)人力部門提拔人才提供重要的依據(jù)，科學(xué)配置社會資源。

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