改革事業(yè)單位檔案管理的策略研究

田雪梅

一、在事業(yè)單檔案管理中常見的問題情況

當(dāng)下的時代正處于飛速發(fā)展當(dāng)中，各行各業(yè)的運作管理模式都得到了不同的創(chuàng)新發(fā)展。事業(yè)單位作為重要的社會組成部門當(dāng)然通過重組、轉(zhuǎn)型、轉(zhuǎn)制的措施進行了改革，其成效是顯而易見的。隨著改革的進行過程中也出現(xiàn)了一些相對比較棘手的問題，而這些問題的產(chǎn)生代表著目前的檔案管理工作仍需不斷創(chuàng)新、加強，通過總結(jié)經(jīng)驗以及利用新科技與傳統(tǒng)辦法的結(jié)合來達(dá)到更加完美的效果。當(dāng)下檔案管理工作存在問題有如下幾項：

（一）不能夠?qū)n案管理工作作為重要的工作來面對，不能夠為基礎(chǔ)性措施奠定良好的根基。仍然有一部分主管機構(gòu)或從事崗位的人員不能夠嚴(yán)格律己，執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)及規(guī)章制度，阻礙了檔案管理改革與開拓創(chuàng)新的發(fā)展。他們頑固的認(rèn)為檔案管理是一項關(guān)緊要的工作，不能直接為單位遞增主觀效益，只是由人員手寫完畢隨意歸檔就可以。忽略了檔案的重要性，使檔案的行程過程當(dāng)中由于不細(xì)心、不規(guī)范造成其失去本身的存在意義，同時也因歸檔后沒有一個更好的封存環(huán)境使外界因素如侵濕、蟲害等造成影響，降低使用價值甚至損壞。不能夠利用數(shù)字化管理將紙質(zhì)的檔案形成電子檔案也是阻礙檔案資料工作發(fā)展的主要原因。有些單位沒有引進高科技的計算機、軟件等進行檔案資料管理數(shù)據(jù)化、電子化從而降低了檔案工作的形成、使用的效率。

（二）不能引進新技術(shù)新設(shè)備來完善事業(yè)單位檔案管理工作。沒有明確的改革方向，只有聲源沒有實際行動，繼續(xù)執(zhí)行陳舊的管理辦法，而且措施單調(diào)，沒有在實踐經(jīng)驗中開拓創(chuàng)新的精神。由于技術(shù)方面的缺乏，導(dǎo)致執(zhí)行能力低下，延續(xù)紙質(zhì)資料裝訂、登記及備案。辦公設(shè)備差、辦公環(huán)境不具備辦公的條件，沒有明確專用的保障設(shè)備，電腦專業(yè)知識不嫻熟，不能夠讓有效的軟件、硬件得到合理的運用。不能及時的更新信息、跟不上新時代信息要求的步伐從而影響了檔案形成當(dāng)中的收集、整編、及后期備案保管工作。在需要查閱、修改、交流的時候得不到及時的運用將事業(yè)單位檔案管理的工作效率和服務(wù)性大幅度降低。

（三）不能夠任命高水平、責(zé)任心強的從業(yè)人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理工作是一項繁瑣細(xì)致的工作，它對在崗人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平有著較高的要求。檔案涉及的每一細(xì)節(jié)內(nèi)容都要認(rèn)真記載、收集。而準(zhǔn)確的收集這些材料不但要具備良好的責(zé)任心還需伴有嫻熟的業(yè)務(wù)技能。同時運用靈活的頭腦，勇于探索、勇于開拓實踐，通過工作當(dāng)中擇優(yōu)棄差，來形成即有效率又能準(zhǔn)確無誤的工作成果。個別單位的檔案管理人員不具備嫻熟的操作水平，有些老同志甚至不能熟練的操作計算機、打印機因特網(wǎng)等高科技現(xiàn)代化設(shè)備，這將直接影響著檔案管理工作的成效。也有的單位由于不重視檔案管理這項工作，委派責(zé)任心不強、缺乏職業(yè)道德觀的同志去擔(dān)任這項工作，甚至有的同志身兼多職，在負(fù)責(zé)檔案管理工作的同時還肩負(fù)著其他若干工作，此類行為是錯誤的，都不利于檔案管理工作的開展。

二、解決檔案管理中存在問題的提倡辦法

要想做好事業(yè)單位檔案管理的改革工作，首先要堅持符合規(guī)范性原則。要制定詳細(xì)明了的崗位責(zé)任制，將責(zé)任落實到個人，使形成組織機構(gòu)的整體的每一份子都能夠嚴(yán)格律己、執(zhí)行規(guī)章制度。主管部門要定期進行監(jiān)督檢查，提升檔案管理工作的效率從而讓檔案管理工作前進的步伐得到提升。

（一）單位相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確樹立創(chuàng)新意識，帶領(lǐng)全體人員將檔案管理工作重視起來，準(zhǔn)守相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度、崗位責(zé)任，確保檔案管理工作合理合法的開展，同時也應(yīng)將宣傳的力度加大，宣傳事業(yè)單位檔案管理改革的重要作用，本著發(fā)展目標(biāo)結(jié)合高科技檔案管理的措施來將檔案管理機構(gòu)的創(chuàng)新改革工作認(rèn)真完成。

同時也應(yīng)該著重的加強檔案管理 方面的投資，引進實用的辦公設(shè)備將因辦公環(huán)境欠缺、辦公設(shè)備欠缺產(chǎn)生的隱患提前避免。當(dāng)然也要注重人員的調(diào)配，讓這些設(shè)備在日常的生產(chǎn)工作中得到良好的維護保養(yǎng)。

（二）加強從事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有認(rèn)命高素質(zhì)、高責(zé)任心、執(zhí)行力強、能夠按照規(guī)章制度完成工作的人員進行檔案管理工作方可將檔案管理工作更好的落實。要將單位的實際情況和需求放在首位，加強從事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，并鼓勵在崗人員勇于創(chuàng)新，定期組織相關(guān)知識學(xué)習(xí)通過不斷的提升職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識來為檔案管理工作的發(fā)展奠定深厚的基礎(chǔ)。對于有創(chuàng)新業(yè)績的工作人員應(yīng)鼓勵獎勵、對由于低級錯誤造成影響的工作人員應(yīng)斟酌做出相應(yīng)處罰，采取獎罰分明的制度來推進工作人員的工作熱情。

總的來說重點只有一個，事業(yè)單位檔案管理工作改革是有必要實施的一項任務(wù)，做好此項工作的推進不但能夠讓各單位檔案管理工作越發(fā)的井井有序，還能夠促使檔案信息更好的發(fā)揮其作用價值，此項工作是如今社會發(fā)展需要走的一條必經(jīng)之路。沒有任何捷徑，只有通過不斷的努力、探索、開拓進取才能夠讓事業(yè)單位檔案管理工作成果得到有效的推進，從而散發(fā)出耀眼的光芒。（作者單位：雙遼市醫(yī)療保障局）