企業招投標電子商務平臺下的檔案管理

包軼婧

摘 ?要：本文以企業招投標檔案管理為研究對象，探討在電子商務平臺背景下的招投標檔案管理方式，本文首先分析了當前招投標電子化檔案的特點和存在的問題，提出了規范企業招投標相關檔案管理工作的對策和建議，并在此基礎上，探討了提高電子化數據管理與檢索水平的方法，相信對從事相關工作的同行能有所裨益。

關鍵詞：企業 ?招投標 ?電子商務 ?平臺 ?檔案管理

中圖分類號：F284 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）07（b）-0166-02

隨著電子商務和項目管理信息化的迅速發展，招標投標行業和社會各界已經廣泛和迫切地意識到，運用電子信息技術改造傳統紙質招標投標形式，推行電子招標投標，是進一步有效規范招標投標公開、公平、公正和誠信秩序，轉變招標投標行業發展方式，促進行業健康、科學發展的必然趨勢。

但是，在從事招標的企業的日常管理活動中，無論是《招標投標法》還是《招標投標法實施條例》，對于招投標過程中產生的資料管理規定與標準，特別是依托互聯網環境的電子商務平臺進行招投標檔案管理標準卻鮮有規范和要求。實際上，招投標過程中各種資料與檔案是招投標活動重要且客觀的真實記錄，是每個招投標項目是否依法執行的重要依據。因此，在當前階段，對于企業特別是利用國有資金投資的國有企業來說，研究如何在電子商務平臺做好招投標項目檔案管理工作具有重要意義。

1 ?電子招投標活動檔案管理工作的特點及現狀

1.1 招投標電子化檔案的特點

招投標電子化檔案的特點如圖1所示。

第一，招投標電子檔案具有法律效力。招投標項目檔案實現全程電子化，將 CA（電子商務認證授權機構）認證應用在電子招標前期文件、電子招標文件、電子投標文件、電子招標后期文件材料等備案中，使這些招投標電子文件材料具備法律效力。

第二，招投標檔案電子化提高了檔案管理工作效率。電子招投標活動改變了以往招投標活動使用紙質記載各種文件、文字以及數據的管理形式，檔案工作人員可以直接在計算機和網絡上開展收集、審核、歸檔等工作，文件材料從產生到處理結案基本做到無紙化，處理完畢后能及時歸檔，做到全過程招投標項目文件的歸檔，能保證齊全、完整，同時做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。

第三，招投標檔案電子化降低了成本、減輕了保存所需的空間壓力。按照檔案管理相關規定，傳統的招標項目紙質文件材料在收集、整理、立卷、歸檔后，根據檔案儲存的保管期限要求，要保存30年或永久。采用電子化方式歸檔，可節約大量的紙張與電腦耗材，大大減少招投標各環節產生的紙質材料，節省大量的庫房及檔案用具，做到節能環保、降低成本。

1.2 電子招投標活動檔案管理工作的現狀及存在的問題

一是在電子招標投標中，對于電子招投標檔案管理，各界人士未能達成共識，即對于招投標電子文檔的地位和作用看法不一。在《電子招投標辦法》實施后，電子招投標活動中的電子文檔無疑應該在其中扮演重要角色，而現實卻并非如此。形成反對、贊成兩種觀點：持反對觀點的人員不習慣、不放心使用電子文檔歸檔，電子招投標的全程仍離不開紙質文檔，這類人員多為招標人、投標人和監管部門;持贊成觀點的人員則不斷呼吁社會擴大電子文檔使用范圍，加強電子文檔的安全保障，制定電子文檔使用辦法，實行真正的、全流程的電子招投標，持此種觀點的人也多為一些招標人、招標代理機構和電子招標投標平臺的運營單位。也就是說，在一個行業內形成了觀點互相對立的兩大派別，電子招投標活動檔案歸檔工作陷入了現實的囧境。

二是在電子招投標活動中，按照《電子招投標辦法》相關內容規定，電子數據文檔在過程流轉中，應該形成具有電子簽名、印章等有效合法的確認標識的數據文件，但在實際工作過程中，很多電子數據文檔只是可更改的數據格式文件，不具有《電子招投標辦法》中規定的電子簽章確認，致使招投標電子文件的有效性、合法性打了折扣，使得電子文件在辦結歸檔時，形成很大阻力。

三是目前對招投標電子檔案安全保管及提供利用構成威脅的因素仍然存在。一方面在工作溝通上存在由于協調不當產生的安全問題。投標招標電子化檔案最基本的要求是檔案數據要絕對公正、安全和保密。同時，整個招投標過程必須通過電子計算機網絡系統技術來實現，而該系統是一個有機的整體，需要協調得當。如果協調不當，就會造成信息混亂。另一方面，在實際中存在操作不當的問題。招投標檔案電子媒介代替了傳統的紙質，電子媒介的使用對技術提出了更高更嚴格的要求。歸檔的電子文件必須是有效的、可讀取的，并且是相關電子文件的最終版本，而這一過程需要操作者輸入準確的數據來完成，如果操作者業務不熟悉或操作不當，就容易造成信息失真。

2 ?規范企業檔案管理工作的對策及建議

2.1 依托電子商務平臺規范招投標檔案管理

《電子招投標辦法》第二條規定本辦法所稱電子招標投標活動是指以數據電文形式，依托電子招標投標系統完成的全部或者部分招標投標交易、公共服務和行政監督活動。數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力。第六十二條規定電子招標投標某些環節需要同時使用紙質文件的，應當在招標文件中明確約定;當紙質文件與數據電文不一致時，除招標文件特別約定外，以數據電文為準。各企業單位應根據上述規定并結合具體工作實際與現實條件，制定出適合本企業使用的招投標檔案管理制度，并將其列入企業整體檔案工作部署，有條件的單位也可以根據本企業檔案管理要求，由檔案部門或業務歸口部門牽頭制定具體歸檔范圍與歸檔流程，為各企業招投標部門工作人員日常工作提供檔案管理方面的指導與咨詢。

2.2 提高招投標檔案管理人員業務能力

目前負責招投標檔案整理人員大多為兼職或由業務負責人獨立負責，因此提高專兼職招投標檔案管理人員的業務能力首先要抓好檔案管理人員對于檔案管理和招投標知識的培訓。這樣既可以使從事招投標業務的工作人員知曉檔案管理知識，也可以使兼職檔案人員了解招投標流程與檔案整理關鍵環節，使檔案管理人員懂得本單位、本企業需要收集哪些招投標過程中的關鍵資料，招投標檔案管理人員如果懂得招標業務管理流程，也可以改變只被動接受業務人員送來資料，而不了解資料中是否缺少關鍵資料的弊端，可在很大程度上提高招投標資料歸檔的效率和可靠性。另外鑒于我國目前大多數企業均采用的是基于電子商務平臺的招投標，因此無論對于招投標業務人員還是檔案收集人員都需要進行電子招投標平臺與電子檔案平臺應用與利用的培訓，普及電子商務相關知識與各電子平臺的基本操作方法，這樣才能適應大數據背景下各種操作平臺與電子招投標平臺數據之間的互聯互通。

3 ?提高電子化數據的管理與檢索水平

當今時代互聯網作為一個整體概念，已經將社會各個行業、各層組織匯集的大量數據進行了匯集與整合，其深層意義是通過網絡互聯，通過將開放、互動等進行大數據的分析與整合。但是，大數據時代并非意味著不再需要人工的參與和審核，而恰恰相反的是互聯網中的數據依然需要上載大量數據作為網絡互通的基礎。從事招投標的企業大多為利用國有資金的大中型企業，因此這些企業在進行招投標時更加需要上載數據的完整性與準確性。企業在進行招投標檔案管理時不僅要對錄入數據進行審核與校驗，更要對數據所傳遞的涉及國家政策、制度建設以及敏感問題等信息給予重視。只有保證數據錄入的真實準確以及完整可靠，才能為招投標檔案未來的利用檢索提供可靠支撐。

總之，招投標檔案管理工作是一個企業檔案管理的重要組成部分，也是企業生產經營管理不可缺少的一環。相關部門要利用各種形式提高企業檔案人員與招投標業務人員對于提高招投標檔案管理水平的意識，加強各級人員對于招投標檔案管理的重視程度。在招投標檔案管理與利用的過程中，檔案工作人員與檔案歸口管理人員要不斷完善招投標檔案管理規定，加強業務培訓，增強工作責任心，要及時總結以往經驗與工作中積累的教訓，不斷創新招投標檔案管理思路與管理方法，科學系統地管理、利用好招投標檔案，使招投標項目檔案管理向著規范化管理的軌道健康發展。

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