高校檔案館（室）引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生現(xiàn)狀調(diào)查研究

劉淑娟 靳海進(jìn) 廖穎

中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》創(chuàng)新性提出：“要規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)”，國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)在多次會(huì)議講話中要求“要著眼新的檔案工作合作者，及時(shí)吸收利用他們參與檔案工作，以緩解檔案部門人少事多的矛盾”。大學(xué)生作為高校寶貴的人力資源，是參與高校檔案事務(wù)的重要力量來源和“檔案工作合作者”的重要組成部分。高校的勤工助學(xué)政策，為檔案館（室）以勤工助學(xué)的方式引進(jìn)在讀學(xué)生參與檔案事務(wù)，提供了人員、經(jīng)費(fèi)及制度保障。在日常檔案工作中引進(jìn)勤工助學(xué)的學(xué)生，規(guī)范并支持他們參與檔案工作，業(yè)已成為高校檔案館（室）的一項(xiàng)重要工作。

一、研究思路與方法

以上海13所一流大學(xué)建設(shè)高校、一流學(xué)科建設(shè)高校、地方高水平建設(shè)高校、上海市重點(diǎn)高校的檔案館（室）勤工助學(xué)工作為樣本（詳見表1），通過對(duì)其勤助工作管理負(fù)責(zé)人的問卷調(diào)查，獲取其引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的基本數(shù)據(jù)。這13所層次不同的高校及其檔案館（室）的建設(shè)和管理現(xiàn)狀是上海乃至全國(guó)高校的縮影，故此調(diào)研結(jié)果能較全面地反映出目前高校檔案館（室）引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的現(xiàn)狀、存在的問題以及未來發(fā)展的方向。

采用樣本定量研究方法，從檔案館（室）管理的角度設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，全面了解各樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括館藏總量、年增量、工作人員編制數(shù)量、現(xiàn)有勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量、引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的方式、要求與學(xué)歷結(jié)構(gòu)等。在調(diào)查問卷的基礎(chǔ)上對(duì)樣本單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研或者電話訪談，確保調(diào)研數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確。本次調(diào)研共發(fā)放問卷13份，回收13份，實(shí)地調(diào)研8次，電話訪談13次，有效率100%。

二、樣本調(diào)查數(shù)據(jù)分析

1.樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的背景和現(xiàn)狀分析

13個(gè)樣本單位均引進(jìn)了勤工助學(xué)學(xué)生，其基本數(shù)據(jù)如表1所示。筆者根據(jù)表1的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，進(jìn)一步分析館藏總量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系、勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系、勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均工作量的關(guān)系，多角度分析13個(gè)樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的背景和現(xiàn)狀。

（1）館藏量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系：“人少事多”

目前，關(guān)于檔案館館藏量與人員編制規(guī)定的唯一的法規(guī)是勞動(dòng)人事部、國(guó)家檔案局于1985年頒布的《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)》。雖然如今的檔案信息化技術(shù)和設(shè)備先進(jìn)程度與1985年相比有了很大的進(jìn)步，工作效率也大幅提高，但是隨著高等教育的連年擴(kuò)招，每年檔案的進(jìn)館數(shù)量呈現(xiàn)高速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，檔案利用需求倍增，檔案服務(wù)工作量持續(xù)增加，檔案開發(fā)程度不斷加大，社會(huì)及民眾對(duì)檔案文化傳播、校史文博展陳等工作質(zhì)量的要求日漸提高，維護(hù)檔案實(shí)體和信息安全等任務(wù)也不斷增加，這些工作都亟須大量人力來支撐。國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)曾在政協(xié)提案提出，各級(jí)國(guó)家檔案館人員編制偏少的問題愈顯突出，并呼吁重新制定新的檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)。在新的《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)》沒有出臺(tái)的情況下，暫且將之作為參考。

參照此標(biāo)準(zhǔn)的最低標(biāo)準(zhǔn)，按照高校檔案館綜合檔案“館藏一萬卷基礎(chǔ)編制人數(shù)五人;館藏超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分每五千卷增配一人;超過三十萬卷的，其超過部分每七千卷增配一人”來計(jì)算，得出13個(gè)樣本單位的標(biāo)準(zhǔn)編制人數(shù)對(duì)比圖。因館藏單位卷和件的統(tǒng)計(jì)方法不同，此圖會(huì)有一定誤差。館藏學(xué)生檔案和人事檔案等專門檔案的單位其人員編制還可以增加，但由于沒有具體的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，此圖沒有囊括在內(nèi)。

13個(gè)樣本單位的實(shí)際人員編制均少于標(biāo)準(zhǔn)編制。而且調(diào)研發(fā)現(xiàn)，13個(gè)樣本單位工作人員編制并未隨著館藏量的增加而增加，“人少事多”的矛盾突出。

（2）勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均工作量之間的關(guān)系：不成正比

理論上來講，人均工作量越多，工作量與人員短缺的矛盾越突出，需要的勤工助學(xué)學(xué)生也越多。人均工作量取決于不同檔案門類的工作內(nèi)容、上游兼職檔案員基礎(chǔ)性工作是否到位、拓展性工作開展的深度以及信息化技術(shù)水平等因素，所需數(shù)據(jù)繁多，因此，筆者引入人均館藏量和人均增量?jī)蓚€(gè)數(shù)據(jù)，作為人均工作量的參考值。

高校檔案館（室）主要館藏檔案門類有綜合檔案、學(xué)生檔案和人事檔案三類。13個(gè)樣本高校檔案館（室）的業(yè)務(wù)門類中全部包括綜合檔案，其中有7所高校僅有綜合檔案門類，占調(diào)查總數(shù)的53.8%，且以國(guó)家一流大學(xué)建設(shè)高校為主;3所高校有綜合檔案、學(xué)生檔案和人事檔案三大門類，占調(diào)查總數(shù)的23%，以市屬重點(diǎn)高校為主;2所高校有綜合檔案和學(xué)生檔案兩大門類，占館藏總數(shù)的15%。高校檔案館（室）的主要工作是圍繞館藏檔案門類開展的檔案“收”“管”等基礎(chǔ)性工作以及在“用”的基礎(chǔ)上開展的檔案及校史編研、展陳等拓展性工作。人均館藏量是基礎(chǔ)性工作和拓展性工作開展的基礎(chǔ)，可以反映出各樣本單位的人均工作基數(shù)。人均年增量主要是以“收”和“管”為主的基礎(chǔ)性工作，可以反映出不同檔案門類的人均年增量。

樣本單位的人均館藏量和人均年增量均按照三大門類分別計(jì)算再疊加的方式計(jì)算。學(xué)生檔案和人事檔案的人均館藏量按照館藏總量/科室人數(shù)計(jì)算，綜合檔案人均館藏量按照綜合檔案館藏總量/（總編制人數(shù)-學(xué)生檔案和人事檔案工作人數(shù)）來計(jì)算。人均年增量按照檔案門類年增量/檔案門類科室人數(shù)來計(jì)算。以此數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，繪制出如下勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均館藏量、人均年增量關(guān)系圖。

通過此圖可以看出，擁有檔案門類越多的單位，其人均基礎(chǔ)工作量越大。但勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均基礎(chǔ)工作量并不成正相關(guān)關(guān)系，可見，引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生并非所有高校用來解決“人少事多”的矛盾的方式，或者并非所有高校都根據(jù)實(shí)際工作需要來引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生。

（3）勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與工作人員數(shù)量的關(guān)系：校際間不均衡

筆者根據(jù)表1的數(shù)據(jù)繪制了13個(gè)樣本高校勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與工作人員數(shù)量比例折線圖。

勤助學(xué)生與工作人員數(shù)量比例最高值為1.79，最低值為0.11，平均數(shù)為0.61。超過平均數(shù)的有6個(gè)單位。數(shù)值大于1的，即勤工助學(xué)學(xué)生人數(shù)超過工作人員數(shù)量的單位共有5個(gè)，其中60%為一流大學(xué)建設(shè)高校。可見，雖然樣本高校全部引進(jìn)了勤工助學(xué)學(xué)生，但校際間引進(jìn)程度并不均衡，一流大學(xué)建設(shè)高校檔案館（室）勤工助學(xué)資源更為豐富。

2.影響樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量的因素分析

檔案館（室）勤工助學(xué)學(xué)生的引進(jìn)工作是與勤工助學(xué)管理部門配合完成的。據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，38.4%的樣本單位完全根據(jù)實(shí)際工作需要決定勤工助學(xué)學(xué)生的引進(jìn)人數(shù)，勤工助學(xué)管理部門不設(shè)置人數(shù)限制，這部分高校以985和211高校為主;53.8%的樣本單位受勤工助學(xué)管理部門名額限制的影響，每年引進(jìn)的勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量基本固定，不能按照實(shí)際工作需要來招聘學(xué)生;7.8%的樣本單位會(huì)受到本館（室）工作人員缺編的影響，根據(jù)缺編人數(shù)和勤工助學(xué)管理部門的名額限制來決定本年度引進(jìn)的勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量。這一數(shù)據(jù)恰好解釋了圖2中勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均工作量不成正比的原因。

3.樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的方式分析

調(diào)研結(jié)果顯示，樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生主要有三種方式： 30.8%的樣本單位采取勤工助學(xué)管理部門統(tǒng)一招聘派工的方式，此種方式下，檔案館沒有自主選擇權(quán)，只能被動(dòng)接受派來的學(xué)生，會(huì)出現(xiàn)學(xué)生不適應(yīng)檔案工作的情況;38.4%的樣本單位采用檔案館自主招聘的方式，此種情況賦予檔案館較大的自主招聘權(quán)，但存在因?qū)W生對(duì)檔案工作不了解等原因造成的招不到學(xué)生的情況，或者招到的學(xué)生并非勤工助學(xué)管理中心要求的貧困生的情況;30.8%的樣本單位采取勤工助學(xué)管理部門統(tǒng)一招聘派工與檔案部門自主招聘相結(jié)合的方式，這種方式有效的解決了前面兩種招聘方式的弊端，但是可能會(huì)更浪費(fèi)時(shí)間。

4.樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生注重的因素分析

檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，兼具科學(xué)性、文化性和服務(wù)性。這對(duì)檔案工作者提出了具體的要求，既要有較高的思想政治覺悟，又要有專業(yè)工作能力。據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，13個(gè)樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生看重的因素主要有5點(diǎn)，按照重要程度排序依次為：個(gè)人能力因素（92.3%）、思想政治因素（76.9%）、個(gè)人經(jīng)濟(jì)因素（61.5%）、專業(yè)因素（23.1%）和民族因素（7.7%）。

5.樣本單位引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的學(xué)歷結(jié)構(gòu)情況分析

據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，13個(gè)樣本單位引進(jìn)的所有勤工助學(xué)學(xué)生中，研究生占45%，本科生占55%，其比例結(jié)構(gòu)受勤工助學(xué)管理部門學(xué)歷結(jié)構(gòu)配置額度的影響;研究生以從事助管工作為主，本科生以基礎(chǔ)操作性工作為主。46%的樣本單位招聘的研究生比例超過本科生，以985、211高校為主;54%的樣本單位招聘的本科生比例超過研究生，以地方市屬高校為主。

三、結(jié)論與存在的問題

1.“事多人少”矛盾突出，普遍引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生參與檔案事務(wù)，但校際間引進(jìn)程度不均衡

“事多人少”矛盾已成為制約高校檔案館（室）檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。雖然很多高校采取了向社會(huì)購買事務(wù)性管理服務(wù)、更新?lián)Q代檔案設(shè)備、提高檔案管理的信息化水平等方式來緩解人少事多的矛盾，但是受經(jīng)費(fèi)所限，并非每個(gè)高校都可以如愿以償。在高校勤工助學(xué)政策的支持下，引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生成為高校檔案館（室）的必然選擇，但是校際間引進(jìn)的程度不均衡，明顯的體現(xiàn)在勤工助學(xué)學(xué)生的數(shù)量和人均工作量關(guān)系上。一流大學(xué)建設(shè)高校檔案館（室）引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量相對(duì)更多。

2.檔案館（室）引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的數(shù)量、方式和學(xué)歷結(jié)構(gòu)受到勤工助學(xué)管理部門的制約

高校的勤工助學(xué)管理經(jīng)費(fèi)主要由兩部分組成，校級(jí)撥款的勤工助學(xué)管理經(jīng)費(fèi)和用工部門內(nèi)部的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。前者由學(xué)校勤工助學(xué)管理部門統(tǒng)一管理，故勤工助學(xué)管理部門會(huì)根據(jù)經(jīng)費(fèi)情況統(tǒng)籌安排校內(nèi)各部門勤工助學(xué)學(xué)生的招聘人數(shù)、方式和學(xué)生學(xué)歷結(jié)構(gòu)。后者由用工部門管理，可以實(shí)現(xiàn)自主招聘。據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，69.2%的樣本單位由勤工助學(xué)管理部門掌管勤工助學(xué)經(jīng)費(fèi)，僅有30.8%的樣本單位有部門勤工助學(xué)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。

檔案館（室）勤工助學(xué)學(xué)生的引進(jìn)數(shù)量、方式、學(xué)歷結(jié)構(gòu)方面各樣本單位間都存在一定的差異性，并無具體優(yōu)劣之分。但在實(shí)際引進(jìn)過程中，檔案館（室）會(huì)不同程度的受到勤工助學(xué)管理部門的制約，導(dǎo)致招不到適合檔案工作的勤工助學(xué)學(xué)生，影響勤工助學(xué)的效果。

3.檔案館（室）與勤工助學(xué)管理部門在引進(jìn)要求方面存在沖突

兩個(gè)部門因開展勤工助學(xué)活動(dòng)目的不同造成引進(jìn)要求的沖突。勤工助學(xué)管理部門的主要目的是幫困和育人，如《高等學(xué)校勤工助學(xué)管理辦法》第19條規(guī)定：安排勤工助學(xué)崗位，應(yīng)優(yōu)先考慮家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生。而檔案館（室）的目的是利用學(xué)生完成檔案工作，注重學(xué)生的個(gè)人能力、思想政治品德和工作效率。這導(dǎo)致檔案館（室）和勤工助學(xué)管理部門在引進(jìn)要求上出現(xiàn)沖突，以致出現(xiàn)檔案館（室）招聘的勤工助學(xué)學(xué)生非貧困學(xué)生的情況，而且用工部門的自主招聘會(huì)加劇這一沖突。

四、策略與建議

1.支持并引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生，重視其對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用

勤工助學(xué)學(xué)生作為高校檔案事務(wù)的重要合作者，將會(huì)在檔案工作中發(fā)揮日漸重要的作用。支持并引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生，是高校檔案館（室）支持并參與高校“資助育人”工作，推進(jìn)檔案文化育人，緩解基礎(chǔ)性工作連年增長(zhǎng)壓力，化解“人少事多”的矛盾，深化高校檔案結(jié)構(gòu)改革，實(shí)現(xiàn)檔案館（室）由“傳統(tǒng)檔案館”向“智慧檔案館”轉(zhuǎn)型的重要途徑之一。

2.多渠道籌措經(jīng)費(fèi)，根據(jù)實(shí)際工作需要自主決定引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的數(shù)量、方式和學(xué)歷結(jié)構(gòu)

除了校內(nèi)勤工助學(xué)經(jīng)費(fèi)外，檔案館（室）要多方籌措經(jīng)費(fèi)，想方設(shè)法掌握引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生的自主權(quán)。如借鑒國(guó)外高校檔案館的經(jīng)驗(yàn)，通過向校友或者社會(huì)招募捐款或資助的方式，籌建檔案基金會(huì)，設(shè)立“檔案”相關(guān)獎(jiǎng)學(xué)金，設(shè)立專項(xiàng)檔案研究基金等方式自主引進(jìn)適合檔案工作需要的勤工助學(xué)學(xué)生，聯(lián)合檔案工作人員一起進(jìn)行檔案資源的開發(fā)，讓躺在庫房中的大量檔案“活”起來。

3.因校施策，相互協(xié)商化解檔案館（室）與勤工助學(xué)管理部門的沖突

首先，檔案館（室）要嚴(yán)格遵守《高等學(xué)校勤工助學(xué)管理辦法》規(guī)定引進(jìn)勤工助學(xué)學(xué)生，為勤工助學(xué)學(xué)生搭建全方位育人平臺(tái)，這是檔案館（室）能持續(xù)開展勤工助學(xué)活動(dòng)的前提;其次，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)，檔案館（室）與勤工助學(xué)管理部門相互協(xié)商，分權(quán)管理。如通過部門申請(qǐng)勤工助學(xué)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的方式，讓檔案館（室）擁有一定的經(jīng)費(fèi)管理權(quán)和更多的自主招聘權(quán)，以根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)增加學(xué)生數(shù)量，保證招到能滿足工作需要的學(xué)生。可借鑒東華大學(xué)和上海財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館等單位的案例，他們都擁有部分勤工助學(xué)管理項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，與勤工助學(xué)管理中心一同支付勤工助學(xué)學(xué)生薪水。

（作者單位：上海理工大學(xué)檔案館）