新時期機關事業單位檔案管理創新思路的思考

【摘 要】現在社會發展極其迅速，機關單位的人事變更也是極其頻繁，所以在檔案管理的時候也比較復雜。在機關事業發展的進程中，檔案的管理工作極其重要，可以說是重中之重，在很大程度可以說推動事業單位的發展。當檔案管理趨于正式化的時候可以提高內部管理的效率，保證事業單位內部人員的凝聚力以及統一的認知能力。時代在發展，社會在進步，機關單位的檔案管理工作也隨著時代發展逐漸信息化、智能化，機關單位想要更好的促進自己效益的進步，就需要想辦法提高員工對于自己單位的自豪感以及歸屬感，而檔案管理工作就可以很好的滿足這個需求。在新時期就要采取新的方式來進行檔案管理，而本文主要講述的就是在新時期機關單位檔案管理的創新措施。

【關鍵詞】新時期;機關事業單位;檔案管理;創新

機關事業單位擔負著我們國家各個方面的重任，所以機關單位的效率必須要提升，而想要提升機關單位的辦法之一就可以從檔案管理方面入手，一定要對檔案管理的各個方面進行協調，這是推進事業單位發展的條件之一。檔案管理工作就是對各個方面的信息進行收集、整理以及分析，這一系列的工作都較為復雜，依靠人工不僅浪費人力、物力、財力還不能避免問題的出現。為了避免問題的出現我們必須采取創新措施來進行檔案管理。

1.當前事業單位檔案管理存在的問題

1.1管理方法落后

現在我國的事業單位大部分都存在一些問題，而在檔案管理中最主要的問題就是管理的體制不能夠隨時代的發展而變化，管理的設備以及技術都不能及時的更新。現在很多的機關事業單位采用的管理方式就是人工管理的方式，這種方式會使檔案管理工作非常難進行，并且非常大的問題就是很多的檔案管理人員對于機關單位工作沒有足夠的認識，很多的管理人員在進行工作的時候只是走一個形式，這就造成了檔案工作的質量沒有辦法得到保障。很多的機關事業單位甚至沒有檔案管理的部門，沒有設置專門的人員進行管理，很多的資料在收集以后也沒有人整理，沒有辦法發揮檔案的作用。

1.2檔案體系缺陷

很多的機關事業單位在制定檔案管理體系的時候沒有辦法完善體系，這就造成了檔案管理工作進行的比較混亂，并且很多的工作人員在自己在任期間無作為，沒有做出對自己工作有意義的事情，有研究證明我們國家的事業單位近八成都在體系缺陷這個問題，而且采用的管理體系都比較陳舊，沒有辦法跟隨時代的發展進行更新，在進行檔案管理工作的時候都是按照以前的方式，這樣的工作方式會使得檔案管理工作進行的十分長，會出現較高的錯誤率，由于機關單位的不重視，所以說在進行檔案資料收集的時候效率就會特別低。

1.3人員業務素質較低

檔案管理工作人員的素質低、專業技能不過關也是會對檔案管理工作完成極大的影響。很多的企業會存在任人唯親的現象，機關事業單位也不能避免，所以說有時候會有一些有權勢的人選用一些自己的親信，還有的甚至聘請那些沒有任何資歷或者是專業技能的人來進行檔案管理工作，這造成檔案管理工作效率低下。而且檔案管理人員的素質比較低的話在對待工作的時候就不會有那么強大的責任感，那么發揮作用的可能就會降低。同時，還有一個最重要的問題就是檔案管理工作人員的工資都比較低，沒有高工資的激勵，他們在做自己工作的時候就更沒有動力了，員工素質低，機關單位也沒有辦法保障定期的員工培訓，導致出現兩極分化的情況，優秀的員工過于優秀，而那些較差的員工就會止步不前，員工的素質參差不齊，在進行檔案管理的時候沒有辦法達到預期的效果。

2.事業單位檔案管理工作的創新方式分析

2.1轉變檔案管理理念

在以前的時候因為管理人員的理念不正確，所以在進行檔案管理的時候就會出現問題。而在新時期檔案管理人員必須要改變自己檔案管理理念，檔案管理人員必須要認識到檔案管理工作對于機關單位工作進行的重要性，然后加強檔案管理工作的宣傳，在宣傳的時候必須要認真、細致，讓每一個人可以從自身的工作角度認識到檔案管理工作的重要性，通過激勵的工作機制集思廣益，然后更好的了解機關單位工作的重要性，通過各個部門的諫言獻策獲得更好的檔案管理措施，為實現創新管理方式打好基礎，通過加強宣傳以及財力物力的支持才可以更好的促進檔案管理工作的效率。哲學上面有一句話就是“實踐是檢驗真理的唯一標準”，而在實踐中總結檔案管理的方法也是最有效的，針對工作中出現的問題進行一一改進，根據典型的案例進行總結，可以對那些具有代表性的問題進行解決，這樣可以為檔案管理工作的進行奠定前進的基石。

2.2創新檔案管理服務

檔案管理工作的目的就是為了可以讓人們在需要的時候盡力的提供最好的服務，但是因為問題的出現而但是檔案管理工作不能夠發揮應有的作用。所以說一些相關的單位在發展的時候需要重視檔案的管理工作，不斷的創新管理的方式，創新管理意識是可以更好的促進機關單位的發展，因為當管理方式創新之后才可以將機關單位的每一個方面都做到井井有條。總體來說，創新管理方式就是將機關單位的內部管理網絡完善，加強網絡信息化測試技術，而且在進行創新管理的時候可以借助數字化的圖書館相關技術進行創新，而且還要利用信息技術為各個部門提供更好的服務，為檔案管理工作做出一些貢獻，促進檔案管理工作的創新。

2.3檔案信息現代化建設

現在科技的發展十分迅速，互聯網的發展也是極其迅速，現在需要促進檔案的管理現代化以及信息化發展，進行檔案管理工作的人員必須要對互聯網進行詳細地了解。利用互聯網的檔案管理就是需要利用計算機技術將檔案輸入到計算機中，然后建立數理化的檔案管理，這樣可以在最大的程度上保障檔案管理的現代化建設。現在大多數的機關事業單位都已經實現了互聯網信息化建設，改變了以往的管理方式。因為人為的管理方式存在耗時極長、費人力的問題，而互聯網的管理方式可以實現快速分類歸檔功能，在想要查詢某一檔案時候可以直接輸入想要的檔案名稱，不好找的時候可以直接輸入關鍵詞，利用計算機技術可以在第一時間內獲得相應的文件，這樣節省的大量時間可以用來干其他的工作，這樣創新方式之后可以更好的提升檔案的利用價值。

2.4創新檔案管理的培訓機制，提升檔案管理人員的業務能力

機關單位人員的素質與機關單位檔案管理工作的效率有極其重大的聯系，想要提升機關事業單位的檔案管理工作效率就必須要提升機關單位人員的素質。機關事業單位可以定期的對檔案管理人員進行培訓，讓他們意識到做好檔案管理工作有多么重要，讓員工明白自己的工作對于單位的發展有多么重要，當機關人員出現變更的時候，必須要保障在最短的時間內讓員工熟悉自身的工作。還有就是機關單位在招聘的時候會有一些沒有資歷的新員工，空有一身的理論知識，卻沒有實踐，這是重點培訓的對象，可以根據不同的部門對員工進行不同培訓，這樣確保每一個人都可以適應自己的崗位。對于那些在培訓中表現良好的員工，可以采用激勵體制，對于那些表現不是很好的員工，就需要對他們進行額外的培訓，這些的最終目的都是為了提升檔案管理工作的水平。

3、結束語

簡言之，在新時期進行檔案管理的時候必須要利用創新的方式，創新檔案管理方式可以更好的提升檔案管理的效率。在創新檔案管理方式的時候必須要結合新時代的特征進行創新，在進行創新的時候必須要從理念上進行徹底的創新，提高檔案管理人員素質、利用互聯網技術現代化的建設，保障我國機關事業單位的快速發展。

【參考文獻】

[1]王立英.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].中國國際財經（中英文），2017（21）：277.

[2]孫薇.新時期事業單位檔案管理的創新[J].大學報，2015（25）：277.

作者簡介：趙嚴峰（1966—），男，河南遂平縣人，大專，徐州市體育局行政事務人員，技師，研究方向：行政事務管理。