“大數據”時代的檔案管理新特點

【摘 要】由于信息技術發展迅猛，人們已經向高科技時代邁進，在不斷的發展和建設中，人們迎來了大數據時代。在大數據時代的影響下，檔案管理中存在一些問題，影響了檔案管理工作的高效開展，檔案管理只有與時俱進，將檔案管理和信息化相結合，建立信息網絡型管理體系，并對管理工作進行創新和改善，才能提升檔案管理的工作效率。先進的檔案管理手段使人們的信息更加安全，也使檔案管理人員的工作變得更加簡單。本文主要闡述了大數據時代對檔案管理的影響和檔案管理的新特點，分析檔案管理中存在的問題，并提出幾點加強檔案管理在大數據時代中建設的具體措施。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理;信息化建設

為了適應大數據時代，檔案管理工作和信息技術相結合，建立了檔案管理信息體系，對傳統的檔案管理體系產生了一定的沖擊力，推動著檔案管理不斷的進行改進和完善。在大數據時代中利用信息技術和科學管理方法幫助檔案管理工作人員進行工作，改善傳統的管理模式，促進管理工作的效率的提高。

一、大數據時代對檔案管理的影響

（一）大數據時代下信息化管理是必然趨勢

大數據時代的到來是建立在信息技術基礎之上的，在不斷的發展中檔案管理進行信息化建設是必然的趨勢，只有將管理工作和信息技術進行結合，建立信息化平臺和電子數據庫，才能跟隨時代發展的步伐，開展高效率的工作。其次是由于檔案管理的各類的檔案都是要進行永久保存的，傳統的紙質檔案具有局限性，很容易丟失或破損，對于檔案管理人員來說浪費時間且毫無工作效率的。因此，進行檔案管理信息化建設，將所有的檔案轉變為電子數據，進行永久儲存，以便于工作人員今后的利用。

（二）大數據時代為信息化管理提供技術支撐

隨著互聯網的不斷發展，出現了云服務，云儲存等功能，將其應用到檔案管理中，為電子檔案建立云備份，促進檔案信息化建設的發展。此外，和傳統的紙媒檔案相比，電子檔案的利用價值更高，能夠將大量的信息匯集在一起進行規整分類，便于工作人員在工作中的查閱和利用，提高了檔案管理部門的服務質量和效率。

二、大數據時代的檔案管理的特點

大數據時代的到來為檔案管理帶來了大量的數據信息，在此背景之下，檔案管理只有做出改革和創新，才能更好地適應大數據時代的發展特點。針對大量的數據信息檔案管理一時間并不能進行全面且有效的整理，對數據的分析也僅僅停留在表面，新時代的到來，為檔案管理提供了信息技術支撐，為檔案管理提供了強大的存儲空間，利用檔案管理和信息技術對大量的數據進行整理和分析，明確數據的利用率和價值，并進行分類歸檔，推動檔案管理信息化建設的進程。

三、大數據時代檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理管理制度和責任機制比較落后

隨著信息技術的不斷發展和大數據時代的到來，對檔案管理體系出了更加嚴格的要求，在當下檔案管理中，由于管理制度和責任機制比較落后，嚴重影響了檔案管理的工作效率和服務質量，檔案資料中的文字內容和數據都存在一定的紕漏，嚴重影響了檔案的應用價值。部分管理人員沒有明確自身的工作內容和責任，導致一些檔案信息的丟失。部分檔案管理部門還是以傳統的文字檢索方式為主，導致檢索、查找工作效率慢。

（二）檔案管理人員的專業素質有待提高

檔案管理人員是參與到檔案信息化建設的主體，是重要的組成部分，但是在當下的檔案管理人員普遍存在專業素質不高的情況，實際操作能力較差，在檔案管理信息化建設中無法給予更多的支持，對信息化建設也沒有太多的認知，阻礙了檔案管理信息化的快速發展和建設。此外檔案工作人員的專業知識沒有得到及時的更新，也就意味著檔案信息化建設缺乏及時的專業理論指導，不利于信息化系統的建設和及時更新。

四、大數據時代加強檔案管理的主要措施

（一）加大資金投入，促進檔案信息化建設的研發

檔案管理的信息化離不開資金的投入和建設，對人們的生活也產生了極大的影響，因此政府和部門領導需要重視起來，提供大量的資金支持，引進先進的硬件設備和信息技術，幫助檔案管理部門建設信息化平臺，開展全面化的信息化服務。加入各個信息系統，建設部門內部資源專屬數據庫，實現資源的共享，并為數據庫設置權限，保障檔案信息的安全性。若是在進行建設的過程中出現資金不足的情況，還可以吸收民間資金投入到建設當中。此外還需要為檔案管理提供豐富的人力資源建設，保障檔案管理工作的服務質量和管理效率。

（二）提高檔案管理部門對檔案信息化的認知

檔案部門應當對傳統的檔案管理方式進行改革和創新，使得部門領導和管理人員意識到檔案管理信息化建設的優點，敢于摒棄掉傳統的觀念，轉變慣性思維，并建立檔案管理的信息化、網絡化和管理化的整體觀念，才能在開展檔案管理信息化建設時提供一份助力。在檔案管理信息化建設的過程中，需要注重結合大數據時代的特點，利用儲存量大和時效性的新特點開展管理工作，推動檔案信息化的建設進程。

（三）加強對管理人員專業素養的培訓力度

要加強對檔案管理人員的培訓力度，主要從專業技能和職業素養兩方面出發。首先是在專業技能方面，不僅要提高管理人員的管理觀念，還需要滲透各種信息設備的操作方法，使得工作人員能夠熟練的操作信息化設備，進行線上服務和網絡化服務，能夠在短時間內為群眾辦理完業務。其次是職業素養，要求工作人員要明確自身的工作內容和責任，并秉著熱情服務的服務原則，為群眾提供更加優良高效的服務。在培訓過程中，注重培養工作人員的責任心，做好思想教育工作，逐步提高管理人員的職業素養。

（四）制定相應的管理制度

要想提高檔案管理的工作效率，首先要在檔案管理部門內部建立完善的管理制度和責任機制，保障檔案管理部門高效運行。在管理機制的建設中，需要堅持以人為本的原則來制定管理制度，要求管理人員嚴格的按照制度開展工作。其次需要建立責任機制，使得管理人員明確自身的工作內容和工作定位，將具體的責任落實到每個人身上，一旦出現問題，對責任人進行追責并進行處罰。此外還可以建立激勵制度，對表現突出的管理人員進行獎勵，有獎有罰，才能促進內部工作的團結和穩定，推進檔案管理的不斷發展。

五、結語

總而言之，在大數據時代的背景下，檔案管理要善于結合時代的特點進行創新，結合信息技術開展檔案管理的信息化建設，并在信息技術的基礎上建立數據庫和信息共享平臺，不僅方便了檔案管理人員的工作，還有助于今后檔案的利用和儲存。此外還需要建立有效的管理機制，對檔案進行統一管理，分類保存，利用嚴格的管理制度對工作人員進行約束。加大對工作人員專業素養的培訓力度，建設強有力的管理隊伍，對檔案管理在新時代中的改革提供強有力的幫助。

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作者簡介：張雪（1982—），女，江蘇省宿遷市人，學歷：本科，單位：江蘇省宿遷市公安局宿豫公安分局指揮中心，研究方向：大數據時代檔案應用。