簡析市政工程檔案管理存在的問題和對策

祝浩峻

（元成環境股份有限公司， 浙江 杭州 310016）

1 市政工程檔案管理現存問題

1.1 市政工程檔案信息化建設不夠完善

在信息技術不斷更新發展的互聯網時代，雖然我國很多市政部門都開展了檔案信息化建設工作，將市政內部檔案資源數字化，從紙質檔案管理過渡到了信息化檔案管理。但是在實際建設過程中，卻仍舊存在諸多問題，由于沒有一個建設市政工程檔案信息化的統一標準，導致市政檔案管理與市政工程之間的信息無法實時共享，降低了信息化數據的利用率。有些市政工程檔案部門沒有先進的計算機設備，降低了檔案信息化管理的效率，再或者個別市政檔案部門無法保證數字檔案文件的安全性和完整性。

1.2 市政工程檔案資源利用率不高

實現市政工程檔案管理創新，能夠減少資料查閱時間，減少查閱資源的手續，提高工程檔案資源利用率和利用價值。但是在市政工程檔案管理實際工作中，很多檔案資源都沒有被充分使用，很多邊緣化的工程檔案資料沒有被重視，在信息化檔案管理系統中查詢不到。同時雖然有些市政單位進行了市政工程檔案管理的改革，也得到了一定的成果，但是檔案信息化管理工作的本質仍舊以傳統紙質檔案管理模式為基礎，再進行稍加修補，根本沒有做到真正的市政工程檔案信息化管理工作的創新，許多檔案資源都無法發揮出其自身的價值和作用。

1.3 市政工程檔案管理重視程度不足

當前，部分市政工程缺乏對檔案管理的高度重視，將檔案管理工作視為可有可無的環節。缺乏先進的市政工程檔案管理手段，極易導致市政工程檔案的遺漏缺失，難以有效保障市政工程檔案的參考價值以及利用價值。我國市政工程建設和管理領域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項目前期、項目建設、竣工驗收到后期管養，檔案資料分別由不同的部門編制，統一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內部缺乏完善的檔案管理體系和科學管理機制，檔案管理缺乏細則，難以規范化管理，造成市政工程檔案完整性、準確性和連續性打折。

2 市政工程檔案管理改進建議

2.1 建立健全市政工程檔案管理機制

建立健全市政工程檔案管理機制，制定規范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統化管理程序中。每個市政工程的建設、施工、監理和管養單位，都必須設置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項目竣工驗收后，由建設單位牽頭，按照城建檔案館列出的標準化的市政檔案入庫清單，溝通協調各相關單位，收集該項目從前期到竣工驗收的檔案資料，按照檔案管理規定及時將檔案入庫存檔，并做好與管養維修部門的資料移交。

2.2 建立數據庫

市政工程檔案數字化建設最為重要的工作是將文件轉變成數字，也就是說檔案數字化管理關鍵是構建檔案管理平臺，構建檔案數字庫。檔案管理朝著信息化發展順應時代發展趨勢，代表了檔案管理與時俱進，以數字系統的開發作為核心，必須引起工程檔案數字化建設和管理的重視。檔案數據庫的建設不可能一蹴而成，需要循序漸進進行開展，根據檔案館的實際情況制定數據庫建設計劃，購買硬件設置，安裝數字化管理系統和相關軟件。

2.3 加強檔案人員及管理技術的提升

檔案管理人員是市政工程檔案管理創新的實際執行者，其綜合素質和能力直接關系著市政工程檔案管理創新質量和效果。因此，市政工程檔案部門必須要加強對檔案管理人員素質的培養，通過組織工作交流會和聘請信息化管理專家培訓等方式提高檔案管理人員的服務管理能力和水平，讓管理人員正確認識到檔案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人員工作觀念，增強服務意識，一方面培養在職檔案管理人員，另一方面要引進高素質、專業性強的人才，給市政工程檔案管理創新隊伍注入新鮮血液，從而不斷提升市政工程檔案管理隊伍的綜合水平和素質。

2.4 規范檔案數字化管理采集和輸入

市政工程檔案數字化采集要堅持由簡單到復雜原則，盡量先采集和輸入一般檔案，然后再輸入比較復雜檔案。工程檔案數字化管理系統具有搜索功能，檔案管理難度降低，將所有的工程檔案輸入系統中，通過平臺對其進行有效管理。

2.5 提高市政工程檔案管理信息化水平

我國市政工程檔案有多年歷史，從建國初期至今，已經在技術，管理等方面獲得重大進展。我國在過去主要通過人工管理檔案，相較于現代化的管理方式較為傳統，不能有效順應時代發展。并且，紙制品受時間和環境因素影響嚴重，極易發霉變形，不利于保存。但是，在現今的社會背景下，檔案管理也要緊跟時代潮流，可以完全依靠計算機進行存儲、翻閱等工作。一方面極大節省了儲存空間，節省社會資源；另一方面，員工工作效率也將大幅提高，并且降低工作強度。利用現代網絡技術實現檔案各管理單位之間的資源共享，讓城建檔案館和建設單位、業務單位之間進行實時動態的信息傳遞。

3 結語

綜上所述，市政工程檔案創新內容是非常復雜的，它既包括了健全和創新市政檔案管理機制、統籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關環節；同時還要暢通市政檔案各相關部門銜接機制，大力推進市政基礎設施建設、改擴建和維修管養過程中各種原始資料保存形式的標準化改革，希望通過本文研究能夠大大提高當前市政檔案管理水平和管理效率。