試論新時期企業機要文書檔案保密工作

摘要：機要文檔密級高、范圍廣，關系經濟社會的各個方面，一旦發生泄密將會造成難以彌補的損失。隨著信息技術的快速發展，辦公自動化程度越來越高，機要文檔的內容及方式都呈現出新的發展特點，也給機要文檔管理帶來了許多新問題、新挑戰。機要文檔與普通文檔管理相比保密性要求更高，一旦發生泄密將會造成難以彌補的損失。文章是從當前的機要文檔保密面臨的形勢出發，分析機要文檔保密存在的問題，探討相關的應對措施。

關鍵詞：機要文件;保密對策;制度規范;業務素能

一、引言

機要文書屬于國家秘密文件的一種存在形式。機要文書檔案管理就是將各級黨政機關收發的機要文書資料進行歸檔管理。與普通文書檔案相比，機要文檔的保密性和價值性最高，也是最容易發生失泄密事件的一類文書檔案。

二、機要文檔保密面臨的形勢

與普通文檔管理相比，機要文檔管理的保密性要求更高，信息泄密的風險也更高，機要文檔的管理保密要求與其他普通檔案相比，無論是保管形式、載體，以及利用都提出了新的要求。機要文檔主要以紙質為主。近年來，隨著信息技術的應用，電子機要文檔也逐漸增多，機要文檔的電子化管理改變了傳統的檔案保密形式和要求，如需要設定相應的打開和閱讀程序，并且需要在專用的機要計算機上讀取。

機要文檔管理的保密性、政治性、技術性較強，機要文書檔案管理除了傳統的安全設施外，還需要制訂嚴密的保管制度，確保機要文檔的安全保密，通過嚴格的保管方式的應用，才能有效提升機要文書檔案保管的實體安全和信息安全。機要文檔的保密性更高，其后期的查詢、利用有著嚴格的制度要求，也要求嚴格履行相應的查詢利用手續，以防機要文檔信息失泄密事件發生。

三、機要文檔保密存在的問題

（一）重要性認識不足

機要文檔保密的重要性認識不足，保密意識淡薄，安全防范意識不強。對于密級機要文件查閱后隨意亂放、工作人員催收不及時等，導致機要文檔歸檔不及時，存在較為嚴重的泄密風險。尤其是對機要文件隨意掃描，并利用互聯網郵件發送，長此以往，就為不法分子竊取機要信息提供了可乘之機，極容易造成泄密事件發生。此外，由于思想麻痹，在機要室等要害部門存在不回避外人隨意進出的現象，物防、人防、機防措施不力，導致一些重要機密文檔在“無形”“無意”中被泄露。

（二）保密規定執行不力

機要文檔的保密性較高，國家對機要文檔的簽收、登記、傳閱、回收、歸檔和銷毀做出了嚴格的要求，對機要文檔的快遞等都有著嚴格的要求，但往往對于這些機要文檔管理制度或規定“寫在紙上、貼在墻上”，制度執行不力。此外，隨著機要文檔工作面臨的形勢發生了較大變化，機要文檔的保密規定和制度要求不完善、制度體系不健全，導致機要文檔保密管理缺少應有的制度保障。例如，一些涉密載體的審批程序不嚴;銷毀的機要文檔未嚴格履行登記手續，銷毀文檔的份數、時間未注明;機要文檔清退未逐份清點;機要檔案保管員未簽字等。

（三）技術安全防范較弱

隨著計算機互聯網技術的快速發展，在提升了機要文檔管理效率的同時，也給機要文檔管理增添了新的失泄密渠道，機要文檔保密的技防難度越來越大。據全國人大內司委的一項調查報告顯示，目前保密工作處于泄密高發期，其中，發生在計算機領域的網絡泄密事件約占整個泄密總數的七成以上。機要文檔管理的信息化逐漸面臨著來自信息安全領域的非傳統威脅因素，技術層面不斷涌現出的新情況、新問題也增添了機要文檔的安全風險。

（四）人員業務素能薄弱

機要文書的保密不僅僅是技術問題，還涉及法律、法規、信息、管理等若干領域。政府機要文檔管理人員多為非專業人員，專業背景千差萬別，且普遍存在年齡較大、機要文檔保密的信息安全專業知識及計算機應用技能較為薄弱，難以有效應對信息條件下機要文檔安全保密領域的更高要求。

四、新時期做好機要文檔保密工作的對策

（一）思想上，要充分認識機要文檔保密的重要性

機要文檔是一項保密性、政治性都很強的工作，機要保密工作容不得一絲馬虎和懈怠。政府機關要結合自身實際，利用互聯網、政務網等渠道，加強《保密法》等法律法規的宣傳，尤其是通過典型失泄密典型案例的宣傳講解，不斷提升機要文檔工作者的保密意識。此外，機要文檔管理者要加大機構、設備等投入力度，為技防、物防以及人防等提供過硬的保障。既要積極添置先進的機要文檔保密軟件，定期升級文檔安全管理系統，修補系統漏洞。

（二）組織上，加強機要文檔保密工作領導

機要文檔保密是一項系統性工作，屬于機關各個部門共同的職責，需要各方共同參與，應從組織上加強對機要文檔保密工作的領導。一方面，要嚴格分工，落實機要文檔保密責任制，建立自上而下的機要文檔管理機制，成立機要文檔保密工作領導小組。其中，分管負責人負領導責任，機要文檔員對保密負直接責任，加強機關各部門對機要文檔的監管。另一方面，按照機要文檔工作流程，重點要加強移動存儲介質、計算機設備等信息系統的安全保密工作，以及機要文檔庫房的安全保密工作，加強對機要文檔保密工作的領導，切實發揮單位上下“一盤棋”保密體制機制。

（三）制度上，完善機要文檔保密制度規范

從機防、物防、人防等各個方面，加強新形勢下機要文檔的保密制度及規范建設，不斷完善機要文檔保密工作的相關制度，用嚴密的制度體系為機要文檔保密編織出一道牢靠的“安全網”。通過規范的制度建設，為機要文檔的保密工作構建起長效機制。此外，要定期檢查各項制度的落實情況，如通過查崗、查勤等，重點檢查各項制度的落實是否存在安全漏洞和隱患。

五、結語

機要文檔保密工作無小事，廣大檔案工作者應首先牢固樹立安全保密意識，不斷提升自身的安全保密能力和水平;政府相關部門應加大對文檔安全保密工作的領導，明確保密職責，加大安全保密的人、財、物的投入力度;還要不斷地完善機要文檔保密制度，以嚴密的制度規范機要文檔保密工作，提升機要文檔保密工作的規范化水平，切實防止泄失密事件的發生，保障機要文檔安全。

參考文獻：

[1]李曉霞.新形勢下如何加強高校機要檔案的管理工作[J].辦公室業務，2018（3）：147-148.

作者簡介： 聶偉，中國石化集團共享服務有限公司東營分公司。