禮貌原則在商務信函中的應用

陳嬌嬌

如今，商務貿易活動快速發展，商務信函作為貿易往來的主要方式之一也變得尤其重要。它不僅能夠起到傳遞信息的作用，還在建立商務合作關系方面起到重要作用。因此，恰當、合適的商務信函寫作變得尤為關鍵。如果人們在書寫商務信函的時候沒有很好得抓住其特點，那么很容易是雙方的合作變得更麻煩，不僅有損彼此的利益，嚴重的話還會涉及法律糾紛。在商務信函的寫作中，英國的語言學家利奇提出的禮貌原則尤為重要，因此，為了更好地發揮商務信函的作用，必須遵守禮貌原則。

一、背景

全球經濟化的背景下，商務往來變得越來越頻繁，在當中發揮重要作用的商務信函必須受到重視，而禮貌原則在商務信函寫作方面尤為重要，因此在書寫商務信函的時候要遵循禮貌原則的四個準則。

語言學家利奇1983 年首次提出禮貌原則，之后，又有不少的外國語言學家對禮貌原則做了補充，他們認為禮貌具有策略性。在中國，根據禮貌在中國語言和文化中的起源和發展，一名學者，顧曰國，在1990 年從四個方面提出了禮貌的幾個特點，他認為，禮貌就是尊重彼此，他把不同國家的禮貌的共同特點綜合起來。貿易往來能否順利進行，一封用詞恰當的商務信函起著關鍵作用。

二、禮貌原則

在1967 年，美國的格萊斯提出了合作原則，其中包含了四個準則，要求商務往來雙方必須遵循這四個準則。很多學者認為合作原則并沒有完全涵蓋所有的語言現象。因此，在1983 年，英國語言學家基于修辭學以及語用學提出了禮貌原則，要求雙方必須有禮貌，以便實現理想的商務溝通。禮貌原則主要包括六個準則：

（1）策略準則，也叫得體準則：盡可能縮小對對方造成的損失，盡可能擴大對對方帶來的好處。（2）慷慨準則，也叫寬宏準則：盡可能減少對自己的好處，盡力擴大對自己的損失。（3）褒獎準則，也叫贊揚/贊譽準則：盡可能縮小對對方的詆毀，盡可能擴大對對方的贊揚。

（4）謙遜準則，也叫謙虛準則：盡可能縮小對自己的稱贊，盡可能擴大對自己的詆毀。（5）贊同準則，也叫一致準則/同意準則：盡可能縮小和對方的分歧，盡可能擴大與對方的一致。（6）同情準則：盡可能減少對對方的厭煩，盡可能擴大對對方的同情。

三、商務信函

（一）商務信函的介紹

商務信函包括詢價函，產品介紹，下單函等等。一封好的商務信函同時是上午活動溝通交流的重要途徑。商務信函的主要特點有：有效傳達信息，節省時間，促進貿易雙方對信息的理解。同時商務信函也是合同的一種模式，因此，詞匯句子要有策略并且有禮貌。

（二）書寫商務信函的原則

1．清楚。清楚原則主要包括寫信者在寫之前知道自己要寫什么和收信人完全理解寫信者的意思，不產生誤解。

2.簡潔。簡潔是指用最少的語言表達最完整的內容。簡潔讓信函更加簡明，所以寫信者在寫作過程中盡可能選用簡單的詞匯和句子。

3.準確。準確，不僅指單詞拼寫、標點符號沒有錯誤，還要保證信函所涉及的信息準確無誤。因此，在進商務信函寫作中應反復檢查相關信息。

4.具體。具體原則是指信函中涉及的信息要具體、豐富，表達完整。

5.禮貌。禮貌原則不僅體現在使用 某些詞匯上面，而且要在字里行間體現尊重彼此。

6.體諒。體諒是指站在對方的立場考慮問題，以便得到對方的好感而達到所預期的目的。

7.完整。信函的完整性能建立良好的企業形象，節省雙方的時間，避免因為要信息不完整而引起沒有必要必要的糾紛。

四、禮貌原則在商務信函中的應用實例

（一）策略準則

例1 您的訂單將會被及時處理并發送。

這句話主要是用“您”來表達，合適的人稱代詞會更能讓對方感受到親切從而促進合作順利進行。

（二）慷慨準則

例2 我們一定能將您的引擎安裝在您滿意的地方，并且若有問題，我們隨時處理。

在這個例子中，運用到一些主動的詞匯，肯定句和陳述的語氣也能向對方傳達解決問題的積極性，保證最好的服務和產品。

（三）贊譽準則

例3 我們高度贊揚你們的產品的質量以及處理訂單的方式。

真誠的贊揚會讓對方感到親切與肯定，適當的贊揚至關重要，更能促進商務關系的友好。

（四）謙虛準則

例4 若能及時發送產品，我方將非常感謝。這句話充分展現了謙虛和禮貌，這種表達方式會讓對方更容易接受，從而更好的處理訂單。

（五）一致準則

例5 我方將會根據貴方提出的建議進行修改。往來會有分歧，但是雙方應該盡最大努力達成一致，而不是僵持不下，這樣不僅不能解決問題，而且不利于商務交往。

（六）同情準則

例6 不管怎樣，我方對您的遭遇都表示深深同情。這歌例子充分表現出了同情準則，盡力擴大了對對方的同情。讓對方感受到真誠與關心。以上的例子都充分說明了禮貌原則在商務信函中的關鍵作用，在書寫商務信函時，只有遵循禮貌原則，才能更好發揮商務信函在商務活動中的作用。

五、結論

作為企業間商務溝通的紐帶和橋梁,商務英語信函在國際外貿活動中所起的作用越來越關鍵。為了促進商務往來活動的順利進行、與商務伙伴建立友好的商務關系，商務信函至關重要。禮貌原則是指導商務信函寫作的重要準則，因此在書寫商務信函的過程中要遵循禮貌原則。