淺談物資質量驗收管理

師瑞妮

淺談物資質量驗收管理

師瑞妮

（山西河曲發電有限公司，山西 忻州 036500）

物資質量驗收是根據合同的規定要求，對標的物資的品質、數量、包裝等進行檢查、驗收的總稱，物資入庫以前必須進行到貨物資驗收工作，物資驗收管理工作是一項對時間性、技術性、準確性要求很高的工作。根據國家法律、法規以及集團公司的相關制度要求，結合單位工作實際，特制定了物資驗收管理辦法，規范了到廠物資的驗收管理工作，對采購到廠物資進行了有效監管，保障了生產用物資的安全、質量。

物資質量驗收；燃料；非生產資料；生產資料

物資管理，指對企業單位生產經營過程中所需要的各種生產以及非生產類物資的計劃、招標、采購、運輸、保管、發放等一系列管理工作的總稱。物資管理是企業單位生產經營管理的核心組成部分，是保證生產發展和提高經濟效益的重要環節。物資，泛指生產資料和非生產資料。物資管理中的物資，僅包括生產經營過程中所需要的生產工具、原材料、輔助材料、燃料以及設備維修所需要的備件材料等，不包括非生產資料。

物資管理按其職能范圍可分為計劃管理、招標管理、采購管理、倉儲管理、合同管理等。

物資質量驗收管理是做好倉儲管理工作的基礎環節，更是最關鍵的環節，其主要任務是查明待驗收物資的名稱、規格、型號、數量和質量是否符合要求，準確、及時、安全地把好物資的數量關、質量關和憑證關，做到驗收物資入庫有理有據。物資質量驗收是倉儲業務活動的起點，也是物資保管工作的開始，流程一般包括到貨物資接收、驗收、入庫上架三道工序。這些工序要求在一定時間內迅速、準確、安全地完成。物資驗收入庫是一項技術性、時間性和責任性較強的工作，需要進行合理的組織和安排。

1 物資質量驗收管理的基本要求

物資驗收工作是對采購工作進行監督的手段之一，是保障用于生產的物資質量的管控手段之一。所有到廠物資入庫前必須進行驗收，經驗收合格后方可入庫。驗收過程中必須遵循客觀真實、公開公正的原則，確保驗收工作發揮應有的作用，參加驗收人員嚴禁弄虛作假。

1.1 準確性

對于待驗收物資的名稱、規格、型號、數量和質量的驗收工作，必須做到精準無誤差，不摻雜任何主觀意見、判斷，如實反映待驗收物資的實際狀況，要嚴格按照合同規定的標準進行驗收，每一個數字、每一個結論都要經得起復驗。

1.2 及時性

對到廠物資按重要程度進行分類，分類驗收。第一類物資主要包括主機和主要輔機設備、備件；第二類物資主要包括一般設備、備件及大宗物資類；第三類物資指土雜類、日用品。各隊、生技部應及時更新物資等級分類內容，反饋物資管理部。

所有入庫物資，必須在規定期限內完成驗收工作。第一類物資到廠后7 d內必須完成驗收，第二、三類物資必須 5 d內完成驗收，大宗物資3 d內出具檢驗報告，急需物資即到即驗收。如有特殊情況，車間要求直接卸現場的物資，必須由隊、生技部、物資部相關人員共同驗收后，出具紙質版驗收單，方可卸車簽字領用。

1.3 嚴謹性

驗收工作關系到企業的經濟利益，驗收人員對所驗收的物資負有全部責任。要求驗收人員具有高度的責任心，嚴格遵守驗收管理制度和手續，認真核對每種憑證，做好物資的計量、檢驗工作。特別是對進口物資的驗收，更要嚴格按照合同規定的技術條件和各項數據認真進行。

總之，嚴格執行“準確、及時、嚴謹”的物資驗收要求，能使企業減少甚至避免經濟損失。

2 物資質量驗收管理的意義

物資驗收，是指根據物資到貨清單及有關資料，按照一定程序和手續，對到貨物資進行數量和質量的檢查，以驗證其是否符合供貨合同規定的一項技術工作。

2.1 明確供需雙方的數量和質量責任

明確物資品質狀況，維護本企業利益，物資驗收工作直接關系到供應商、運輸單位及本單位的經濟責任和經濟利益。到貨物資一旦驗收合格入庫后，即進入倉儲管理的工作范疇，由倉庫管理員負責管理。所以必須把好物資質量驗收關，將待驗收物資的名稱、規格、型號、數量和質量不符合要求的一律返廠調換，維護本單位的經濟利益不受損失。

2.2 物資質量驗收工作是做好倉儲管理和使用的前提

對到貨物資進行嚴格驗收，是做好倉儲管理的主要環節。待驗收物資由于經過多次裝卸搬運以及長途運輸后，易損壞外包裝，裸件物資受外界因素的影響容易發生一些程度不同的變化，比如儀器儀表、機電設備等雨淋受潮后生銹、腐蝕直接影響設備的精密度，各類鋼材、五金件雨淋后容易生銹，直接影響其使用壽命。這些常見的損壞不僅影響到倉儲管理，還直接會導致正常運營設備的停運，所以，必須在到貨物資入庫上架前確保所有物資的名稱、規格、型號、數量和質量均符合本公司要求，確保入庫物資原有使用價值不變。只有這樣，才能為使用單位提供質量完好、數量準確的物資，從而保證電力生產的正常運營。所以，對入庫物資必須認真細致地做好驗收工作，否則，就會造成物資保管中的混亂和損失。

2.3 對生產資料的社會生產起著監督和促進作用

對國內產品來講，雖然出廠時要對物資數量及質量進行校驗檢查，但就怕百密一疏。而且物資由于經過多次裝卸搬運以及長途運輸后，物資到本公司后，極有可能發生不同程度的變化，通過驗收將到貨物資的數量和質量情況，反饋給供應商，對生產企業來說，起到了監督和促進作用，它是對產品的質量、包裝和運輸等情況進行的一次全面性考查，對保證企業的優質高產低消耗起了一定的推動作用。

3 物資質量驗收管理人員

物資質量驗收工作由物資管理部倉庫管理員組織，根據物資等級分類組織相關人員參與驗收工作。參與驗收的生技部、隊、需求部門應報備驗收人員名單到物資部。報備的驗收人員應為在冊人員，人員發生變動時及時通知報備，非備案人員不得參與驗收工作。

第一類物資由物資部、生技部、隊進行驗收；第二類物資由物資部、隊（或需求部門）專業人員進行驗收；第三類物資由物資部、需求部門材料員驗收；大型技改工程成套物資由物資部、生技部、隊、供應商（總包商）進行共同驗收。需化驗、檢驗、校驗物資除組織以上人員驗收外，相關檢驗人員參與驗收，由檢驗人員所在部門安排。除以上規定外，需求部門認為需要提高驗收等級的特殊情況，應由需求部門及時向生技部提出，請求配合，其中，勞保類物資需由工會、安監部、人資部、物資部共同驗收。

所有到貨物資由采購員通知供應商全程參與驗收，供應商不到位的，視同同意物資人員聯合驗收結果。

4 物資質量驗收管理的內容

4.1 核對到貨清單

認真核對供應商的“到貨清單”，檢查內容填寫是否詳細，是否已填寫了物料名稱、物料編碼、訂單編號和數量、規格型號等內容。

4.2 包裝和外觀完好

核對實物，到貨物資包裝箱或容器內物資無碰撞、破損、突出、凹陷等情況。

4.3 技術文件齊全

技術文件一般包括合格證、出廠檢驗報告、材質報告、成分分析報告、說明書等，進口物資需要提供海關報關單證明，所有技術文件按日期統計，按月裝訂成冊，移交檔案室。

4.4 檢驗到貨物資

嚴格按照物資到貨清單驗收，由采購員要求供應商提供至少包含供應商名稱、合同編號、采購訂單號、需求部門、物料號、物料描述、規格型號、數量、單位等內容的物資到貨清單，如果物資到貨清單內容不全，倉庫管理員可拒絕接收物資，同時要求采購員通知供應商提供內容齊全的到貨清單。倉庫管理員重點核對規格、型號，數量以到貨實際數量為準。通過檢驗手段對到貨物資進行檢驗、校驗、化驗，出具檢驗結果，確認性能、技術指標符合要求。

5 物資質量驗收管理程序

物資質量驗收管理程序如圖1所示。

圖1 物資質量驗收管理程序

5.1 物資到貨接收

供應商直接送貨時，當物資備件到達倉庫時，供應商應主動提供送貨清單、檢驗報告、產品說明書等相關材料；供應商通過物流公司托運時，倉庫管理員接收到貨物資時，應準確及時、安全迅速、及時處理有差錯物資，并做好記錄，簽字時再次核對物資是否正確無誤；倉庫管理員檢查供應商的送貨清單、出廠檢驗報告、產品說明書等相關資料是否齊全；到貨物資卸至待驗區，由倉庫管理員通知相關人員進行驗收。

5.2 物資品質檢驗

參加驗收人員通過觀看、核對、校驗、化驗、檢驗（如金屬檢驗）進行實際驗收，重要物資驗收重點對實物、銘牌等進行拍照或錄像，所有影像等過程資料按日期統計，按月存檔；參與驗收人員共同在驗收單上進行簽字確認，驗收結論欄只能填寫合格、不合格，驗收單按月單獨裝訂成冊，不能與到貨清單粘貼在一起；發現不合格的物資應記錄清楚，填寫“開箱驗貨后調、退貨申請表”，由采購員與供應商協調，要求按照約定時限予以調換；倉庫管理員對驗收合格物資分類擺放和標識，并入庫上架。

5.3 物資品質檢驗基本方法

5.3.1 數量驗收法

數量驗收法包括點數法、過磅法、測量法、理論計量換算法及其他方法。

5.3.2 質量檢驗法

質量檢驗法包括直觀鑒別法、理論鑒別法、試用檢驗法、對比檢驗法、其他方法。

5.4 嚴格做到五不驗收

資料手續不全不收；規格型號不符不驗收；質量不符合要求不驗收；無計劃不驗收；逾期不驗收。

6 提升物資質量驗收管理的對策

6.1 建立一套嚴格的物資質量驗收管理制度

建立一套全面的物資質量驗收管理制度，必須從物資的計劃、招標、采購、驗收、儲存和使用這6個環節對物資的質量進行嚴密監控，規范每一個環節的質量要求，對物資質量管理進行全面控制，使物資質量能夠在物資管理全過程中規范化、制度化、標準化，形成切實有效的監督機制。

一直以來，雖然物資質量驗收管理在物資管理工作中被逐漸被重視，但依然沒有建立一套完善的監督管理體系；另外，本公司物資管理人員大部分非本專業人員，素質參差不齊，且技能管理水平較低，僅是負責接收到貨物資，核對到貨清單的物資品種、規格型號等，對所管理的物資質量不用承擔任何責任。因此，建立一套嚴密的質量保證體系是確保物資質量管理的一項重要舉措。

該體系應包含以下3個方面的內容：加大物資管理人員培訓力度，建立對物資質量驗收管理影響程度的認識，對物資管理控制理念提供一個科學依據；完善物資質量驗收管理相關制度，使物資管理工作有理可依、有據可查；完善監測物資質量驗收管理的設施和體系，加大各個執行環節的檢查和監督力度。

6.2 加強考核機制的過程管理

科學、合理地制訂物資質量驗收管理過程中的考核機制，完善考核內容、改進考核方式，譬如出現物資到貨后不及時通知相關人員驗收、相關人員接到驗收通知后不到場情況，因驗收不及時造成不良影響的、驗收中發現不合格物資，采購員應協調供應商按約定時限予以調換。未按期完成調換，對生產和工作造成不良影響的、驗收過程中供應商未按要求提供內容齊全的物資到貨清單，采購員未通知相應供應商及時提供內容齊全的物資到貨清單、倉庫管理員未對技術文件資料、影像資料、驗收單等驗收過程資料按日期統計、按月分開裝訂成冊（影像資料存電子檔）歸檔的等問題加強考核，并要求限期整改閉環。

6.3 培養一批高素質的物資管理人員

物資管理不僅僅是一門科學，更是一門深奧的經濟學。一個企業單位的經營業績水平直接取決于其管理者的素質高低，管理者的個人行為和決定直接決定公司的發展，因此，必須從管理者的素質抓起，加大科學在物資質量管理中所占的比例，才能抓好物資質量驗收管理。擁有高素質人才之后，就可以迎刃而解在物資管理過程中遇到的任何問題，并且可以保證物資的質量。另外，在物資質量管理中管理人員的個人素質也是非常重要的，管理人員的素質涵蓋思想政治素質和專業素質兩個方面。在思想素質方面，要求員工遵紀守法，遵守國家的法律法規、集團公司及公司的各項規章制度，做到思想進步、紀律加強、作風正派，把“為人民服務”作為日常工作的宗旨，自覺抵制不良誘惑；對專業素質的要求相對來說較簡單，要求員工理論聯系實際，在精通物資專業技術知識理論的同時，必須付諸于實踐。就目前公司的現狀來看，加強對員工的培訓就是加強物資質量驗收管理工作的重點工作，提高他們的專業素質，建立一批有知識、有素養的員工隊伍。

6.4 合理利用現代化物資管理平臺

物資質量驗收管理僅是物資管理中的一個環節，河曲電廠的物資管理系統使用的是ERP管理軟件，涵蓋了整個物資管控流程，物資計劃提報→逐層審批→計劃下發→物資詢價采購→到貨物資接收→物資驗收入庫→物資出庫等環節清晰明了，整個環節環環相扣，合理地應用物資管理平臺可以使整個物資管控更加高效化。

7 結束語

本公司加大培訓力度，特別注重對物資管理人員的專業技能知識的培訓，通過內部培訓與外部培訓相結合的方式，聘請企業資深人員對員工進行有計劃、有目的的培訓，并組織員工進行內部交流，采取“一帶一”“一幫一”“老帶新”的模式，理論與實踐相結合，全面提升物資管理人員的綜合素質，建立一支高素質、復合型、專業化的物資管理隊伍。另外，本公司通過不斷完善物資質量驗收管理制度，做到了物資的分類驗收，加強了時效性；明確了驗收內容，流程更加規范化；明確了各級驗收人員分工，責任落實到位，三舉措把好驗收關，加強了到貨物資驗收管理。

隨著經濟的不斷發展，由物資質量引起的安全問題發生了極大的變化，物資質量驗收管理逐漸受到了重視，并進行著不斷的深化和改革，應該引進先進的管理理念，不應該被傳統的管理模式所制約，嚴控招標采購源頭，從根本上杜絕物資質量問題的發生。另外，要樹立一個長期合作、互惠互利的思想，深入了解并掌握技術、設備的操作方法，嚴格管控到貨物資驗收入庫的各個流程，確保物資的質量合格、沒有損耗，優化服務質量，及時對產品的現場使用情況進行調查，不斷提高物資管理現代化的技術水平，為生產運營提供安全、可靠的質量保障。

［1］陳義仁.現代企業物資管理［M］.廣州：廣東經濟出版社，2001.

［2］黃中鼎，林慧丹.倉儲管理實務［M］.武漢：華中科技大學出版社，2009.

［3］崔敬考.如何加強基層單位的物資質量管理［J］.鐵路采購與物流，2009（9）：63-64.

［4］黃麟.質量管理體系在第三方物流企業的應用［J］.中國質量技術監督，2011（5）：60-61.

F273.2

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.22.047

2095－6835（2019）22－0118－03

〔編輯：張思楠〕