社區(qū)基層檔案管理工作探討

韓冬麗

摘要：通過分析基層檔案的形成與特點，結(jié)合實際情況和基層檔案管理存在的問題，從宣傳力度、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、完善機制、信息化建設(shè)以及管理經(jīng)費這幾方面提出促進社區(qū)檔案管理工作的可行性建議。更好地利用信息技術(shù)手段，提高基層檔案管理的效率，為實現(xiàn)中國檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，確保基層檔案管理工作能夠順利開展。

關(guān)鍵詞：基層檔案 形成與特點 建議

中圖分類號：G271 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009—5349（2019）20—0143—02

檔案管理作為當(dāng)前服務(wù)于社區(qū)管理工作的一項重要內(nèi)容，其重要性不言而喻。面對檔案管理工作的特點，如何加強檔案管理工作是需要考慮的一個問題。以下將對此作簡單分析。

一、基層檔案的形成與特點

1.內(nèi)容復(fù)雜

社區(qū)盡管范圍不大，但作為服務(wù)于人民的一個組織體系，其中幾乎包括了人們生活所需要的一切基本設(shè)施。社區(qū)檔案不僅有書面材料，還包含了歷年來的獎項信息以及住房等瑣碎信息內(nèi)容。因此，各類檔案的管理無疑是工作人員面對的一個挑戰(zhàn)。

2.檔案工作人員缺乏專業(yè)意識

檔案工作人員缺乏專業(yè)意識是基層檔案管理中存在的主要問題之一。在很多情況下，檔案工作人員自身的意識和工作意識不強，導(dǎo)致基層檔案管理出現(xiàn)許多問題，直接影響著他們的工作效率。

3.社區(qū)檔案覆蓋面廣

作為一個強大的組織系統(tǒng)，社區(qū)有責(zé)任與社會各界保持密切關(guān)系。包括社區(qū)居民委員會或業(yè)主委員、當(dāng)?shù)攸h組織、民政、公安、司法、文化、衛(wèi)生、社會保障、教育等部門。此外，社區(qū)是各種各樣的人的家園，從普通百姓到名人商賈，發(fā)生在他們身上的事件有時會成為其檔案的一部分。而上級政府發(fā)布的有關(guān)文件和資料，包括黨建、居民自治、社區(qū)服務(wù)、綜合治理、環(huán)境衛(wèi)生、文化教育，等等，社區(qū)都要進行歸檔和保存，因此社區(qū)檔案管理工作范圍很廣。

4.檔案形成周期差異較大

社區(qū)的逐步發(fā)展促使社區(qū)檔案一步步建成，社區(qū)的形成是一個長期而又漫長的過程，這其中包括了很多個復(fù)雜的步驟。有關(guān)社會保障等基礎(chǔ)服務(wù)體系方面的建成時間與發(fā)展進度相對較為緩慢，而檔案方面的信息材料的搜集與儲存工作相對比較迅速。因此，檔案工作人員須跟隨社會發(fā)展的步伐，及時整理與搜集相關(guān)檔案材料，協(xié)調(diào)好發(fā)展階段與發(fā)展周期不一致的部分，保證檔案的完整和準確，建立更為全面、準確的檔案數(shù)據(jù)庫。

二、促進社區(qū)檔案管理工作的建議

1.宣傳力度要加大

要通過改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的觀念和態(tài)度，改變目前檔案管理工作被忽視的狀態(tài)。只有從源頭得到根本的重視和理解，才能調(diào)動基層工作人員的積極性。社區(qū)工作者應(yīng)利用所有可用的資源來加強社區(qū)宣傳，讓人們意識到檔案管理工作的緊迫性與重要性，真正實現(xiàn)思想上的自覺。應(yīng)整合現(xiàn)代管理意識，建立日常工作的規(guī)章制度，嚴格要求檔案工作人員依法管理，明確檔案管理的重要性，創(chuàng)建良好的工作氛圍，有效改善基層檔案管理的工作效率。因此，結(jié)合實際工作整合現(xiàn)代管理控制意識，明確檔案管理的重要性，可以在一定程度上促進檔案管理工作的發(fā)展。

2.開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

很大一部分社區(qū)檔案工作者，并沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，因此，有必要對檔案管理工作人員定期培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)，調(diào)動工作熱情，提升管理能力。建立檔案這一項工作有著重要的意義，更利于專業(yè)人才的培養(yǎng)和新社區(qū)的發(fā)展。在基層單位的日常管理中，提高檔案管理隊伍的素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率，也是徹底解決存在問題的有效對策之一。結(jié)合基層檔案管理中存在的問題，積極完善檔案管理方案，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞，對于推進基層檔案管理工作，有著很大的促進作用。

3.完善相關(guān)機制

為了使社區(qū)檔案的管理得到更好、更高效的發(fā)展，居委會應(yīng)完善和社區(qū)檔案管理機制。這一機制必須突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，在發(fā)展的思路上創(chuàng)新，走一條與從前不同的發(fā)展道路。傳統(tǒng)的檔案管理工作，幾乎所有的信息都要通過費事費力的手工操作進行整理和搜集，這樣整理出來的檔案很容易出現(xiàn)缺頁、數(shù)據(jù)缺失以及編碼錯亂等情況。如今，科技發(fā)展迅速，大部分與數(shù)據(jù)相關(guān)的工作都由計算機技術(shù)所操控，同樣，社區(qū)的檔案管理工作可以嘗試應(yīng)用新的技術(shù)。尤其是有關(guān)大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理方面，對社區(qū)檔案的管理有很大的幫助，既節(jié)省了人力、財力，又提高了工作效率，并發(fā)揮出檔案的價值。社區(qū)在檔案工作方面也應(yīng)該改變態(tài)度，檔案的儲存目的在于更方便地使用，而不是在于檔案的數(shù)量有多么龐大，因此要不斷建立更完善的機制，充分發(fā)揮檔案的使用價值，使檔案管理工作能夠揚長避短，與時俱進。

4.加強信息化建設(shè)進程，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

在實際工作過程中，為了使基層檔案管理的有效性不被削弱，加強信息化建設(shè)，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，是重要的發(fā)展對策之一。同時，要強調(diào)基層檔案管理的重要性，加強基層檔案管理人員的工作意識，逐步提高工作效率。此外，要鼓勵員工提出問題，并及時給出解決方案。

5.增加檔案管理經(jīng)費

充足的資金是做好檔案管理的前提。有了足夠的資金，可以進購大量的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進行檔案管理，有利于更好地保存和保護文件。同時，還可以利用這些資金為檔案工作者定期安排培訓(xùn)課程，提高檔案工作團隊的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案工作者，促進社區(qū)檔案管理的長遠發(fā)展。

三、結(jié)語

社區(qū)基層檔案在城市發(fā)展建設(shè)的工作中逐漸形成，并對社區(qū)今后的發(fā)展有著不可估量的推動作用。管理好以及利用好社區(qū)基層的檔案信息，對于提升社區(qū)的規(guī)范化管理，完善社區(qū)基層的各項服務(wù)工作，保障社區(qū)工作良好的發(fā)展態(tài)勢，促進國家城市的精神文明與物質(zhì)文明建設(shè)具有非常重要的意義。

責(zé)任編輯：孫瑤