信息時代檔案管理的研究

代進

摘要：新時期做好檔案管理信息化具有重要意義，應重視結合完善的信息化技術，不斷提高檔案管理信息化技術能力，從創新、資源共享、提高保密能力、加強數據庫建設等幾個方面提出了信息化檔案管理的途徑，希望能提高檔案管理認識水平，進一步提升檔案管理能力，確保信息化時代檔案管理工作可持續發展。

關鍵詞：信息化 檔案管理 分析

中圖分類號：G271 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009—5349（2019）20—0139—02

隨著信息化時代的發展，檔案管理工作迎來新機遇。為了進一步提高檔案管理效率，應不斷引入完善的信息化檔案管理技術，積極做好檔案管理創新與共享工作，提高檔案服務價值。

一、檔案管理信息化的意義

信息化技術能夠使事業單位檔案的管理更加規范化。檔案管理信息化具備如下的意義：首先，能夠更好地契合當前檔案管理的需求。伴隨電子信息化的科技力量持續發展，檔案信息化處理能夠滿足當前快節奏的信息要求。其次，信息化檔案管理能夠幫助事業單位進一步發展。事業單位的日常工作中，檔案管理是不可或缺的重要環節之一，檔案管理能夠提供更為優質的人才資源，最大程度上體現檔案管理的優勢。最后，傳統的紙質化檔案，管理起來往往需要耗費大量的人力成本與時間成本，而在信息化時代，能夠快速進行檔案的篩選、分析以及匯總，助力事業單位的發展。

二、信息時代檔案管理的研究

1.做好檔案管理服務創新工作

由于信息化檔案的處理方式與傳統的紙質化檔案存在明顯的區別，因此，為了發揮信息化檔案的優勢，應創新檔案管理制度。首先，事業單位要充分認識到檔案管理工作的價值與意義，摒棄傳統刻板、松散的工作態度，根據自身的發展實際情況以及需求，創設出更有價值和深度的檔案管理體系。其次，單位內部要做好統一化管理，并做好檔案備份，完善數據資源的使用。最后，由于信息化電子管理的手段區別于傳統的紙質化檔案管理，因此，要做好專門的管理培訓工作，促使員工掌握最新的檔案管理措施。

2.實現檔案管理資源共享

信息化時代不僅在數據交互、分析上更為快捷，在數據共享上也極為便利，事業單位要做好檔案管理數據資源的共享，為可持續化發展夯實基礎。首先，優化檔案資源的基礎配置，以科學化手段完成分享。其次，在信息化檔案管理過程中，要不斷完善與優化信息庫，并逐步開放其中權限較低的內容，共享互通。最后，在自身信息化檔案管理平臺的運用過程中，針對試用體驗以及共享機制建設專門的意見反饋渠道。

3.提高保密能力

檔案大多涉及個人隱私與機密內容。盡管信息化減少了紙質化檔案所需占據的空間，但也在使用過程中增加了網絡風險。事業單位檔案管理人員除了必須具備保密意識之外，在日常檔案管理工作中，必須做好防護措施，比如為電腦加裝計算機殺毒軟件以及防火墻軟件，定期查殺電腦病毒。此外，任何信息在接收前，都要做好查殺與檢驗，在條件允許的情況下，檔案管理部門還要額外加裝防干擾、防偷竊的專業設備，保證計算機的安全。

4.檔案系統的創新

優化檔案管理工作，首先要創新檔案系統，重新梳理、簡化檔案管理的脈絡，采用科學的信息化手段進行檔案管理，提升檔案管理的效率，在一定程度上保證檔案管理信息的準確性。事業單位的檔案主要分為兩類，即紙質文本和電子文本，不管是哪一類都需進一步細分和存儲，因此要有完善的管理制度加以篩選和規范。因此，檔案系統的創新是當前事業單位在檔案管理工作中最為迫切的任務之一，也是提升工作效率最直接的手段。

5.管理方式的創新

事業單位，尤其是規模較大的事業單位，其檔案管理工作相對繁復，所需管理人員也較多，然而其檔案大多缺乏深度利用。造成這一現象的主要原因，在于檔案管理的資源系統仍然較為落后，用戶的需求無法從根本上滿足。因此，在管理過程中要進一步劃分，以滿足精確化服務需求。但是傳統檔案管理模式下，檔案大多是紙質的，不可避免地存在機制落后等問題，隨著計算機技術的發展，檔案的形式也趨向多元化發展，如視頻、音頻以及圖像都能夠成為檔案形式。檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學，也使保管和統計工作節省了更多的時間，檔案存放與物質載體的分散更讓檔案管理工作上了一個臺階。對檔案信息的進一步檢索和傳輸要通過更加獨立的科技儲存形式來實現，就要對檔案管理信息做到更深層次的利用。

6.服務方式的創新

檔案管理工作的本質是服務。為了更好地服務于單位以及個人，利用好已有的資源，檔案管理工作要在信息化的基礎上，有針對性地強化與創新原有的服務方式，使其更好地契合單位需求。首先，伴隨社會的持續發展和開放，進一步創新服務內容。其次，我國互聯網信息科技的發展日新月異，檔案服務也要做到與時俱進。以季度為基礎周期，了解最新科技，有針對性地調整創新，以契合社會的需求以及發展走向。事業單位要采集用戶的使用反饋意見，以了解當前檔案使用過程中存在的問題，在調整的過程中做到有的放矢，完成創新優化的目的。

7.加強檔案信息數據庫的建設

建立創設完整的信息庫，是檔案管理過程中的重要環節，數據庫的建設能推動事業單位檔案管理發展，是科學化調整檔案管理工作的重要基礎。在數據庫的建設上，必須遵循循序漸進的原則，對各類已有的數據進行分類以及匯總，然后在計算機技術的支持下，設置專門的目錄，便于后續的跟蹤分析。在條件允許的情況下，還可以建設一定的開放式數據庫，便于工作人員調整與優化，以求最大程度挖掘數據庫的價值，推動事業單位檔案管理工作可持續發展。

三、結語

通過工作實踐，總結了信息時代檔案管理工作開展的意義，分析了信息化檔案管理的途徑，希望能夠提高檔案管理認識，進一步提升檔案管理能力，確保信息化時代背景下檔案管理工作可持續發展。

參考文獻：

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責任編輯：孫瑤