利用計算機軟件進行文件管理方法芻議

楊靜 李園園 鄭州升達經貿管理學院

引言

新時代的企業創建與發展離不開計算機云存儲和網絡開發應用，企業通常使用云端和大數據庫聯網，將所需文件保存到成文字和圖紙的方式用于日常辦公并上傳至網盤等存儲介質，在信息管理上很多企業進行專業人員的企業系統數據備份保存，極大的保護了企業的客戶隱私信息和資料安全性，并且還可以處理企業具體事務和管理事項等日常工作，可謂是一箭雙雕。本文所指的文件是利用計算機軟件等工具，使用文字、圖畫和程序的信息，轉換在計算機的硬盤上進行存儲，使得計算機文件資料更加安全、更加合理的保存高效使用，即利用計算機常見軟的優勢進行文件夾存儲。

1 存在問題

1.1 資料無規律

文件資料的存儲功能對于計算機來說至關重要，但是經常員工們忙于工作疏于管理，導致常常出現資料亂放無序、信息難于搜索利用的現象。在經過計算機相關軟件和智能桌面的擺放處理前，已然可以清晰地看到幾乎絕大多數企業員工直接的將文件資料排放在電腦桌面上，而且是平鋪，毫無順序、毫無規則、毫無排列時間的的將文件資料進行隨意排放分類。特別是在當前大數據、高智能的時代背景下，文件資料的高效利用成為工作中高效運轉的制勝法寶。因此，與其雜亂無章的使用資料，不如利用相關軟件進行高效整理和快捷使用。

1.2 存放無章法

好的文件資料存放和使用的好習慣是逐漸培養起來的，在基于計算機智能軟件的利用基礎上，文件的高效、有序、合理的整理習慣十分重要，便于尋找、利于使用，能夠極大提升工作積極性。然而，在實際的企業辦公使用中，很多員工會直接將文件命名為新建文件夾或者純數字的文件夾，對于名字不以為然，隨意性太強，并未長遠的考慮到文件夾的名稱可以被搜索、被檢索到。因此，對于不同的資料類型便進行不同文件存放，并且進行有效的文件命才是正確的方法。

1.3 介質存儲不同

當前的資料存放介質分為U盤、移動硬盤、刻錄光盤、網上硬盤、大數據云端等多種存放渠道，一般情況下，資料所的數據盤如果出現任何一點兒錯誤，后果不堪設想。然而，若是電腦或者整個硬盤受到一定程度的物理損壞或人為破壞，那么對于文件和資料的復原則是災難性的，會嚴重破壞到文件資料的保密性、安全性、完整性。經過一經驗的教訓，讓很多員工在進行文件本地磁盤的保存后，再進行移動硬盤、U盤、云端、網盤、Mac、iPad、iPhone等工具備份。

1.4 不安全性

如果人人都能打開計算機上存儲的文件和資料，那就不能夠保證企業電腦的安全性和可靠性。顯而易見，文件的安全性意義重大，因為在內容敏感、涉密和版權的要求下，企業在進行文件資料存放管理時，可以安心的進行文件的存放與管理，必要時可以設置開關機密碼，開啟文檔隱身功能，甚至進行“3合1單導盒”工具通用口導入到涉密機中，并對非密信息進行殺毒處理后在進行數據傳輸。總之，重要的文件要進行保密機內存放。

2.計算機智能軟件的使用和文件管理方法

2.1 文件創建

對于文件的名稱一定要深思熟慮后讓其呈現出規律性、識別性和便捷性等功能，比如：“時間+事件++部門+功能”的文件名字命名該文件夾或者文件資料等。同時，也可以借助相關智能文件創建和整理軟件，比如：DropIt v8.5.1中文版(一款文件分類整理工具，選定很多各種類型的文件拖放到DropIt的懸浮窗上，它就會按照設定的分發目標目錄整理文件，什么類型到什么目錄，根據設置快速移動不同類型文件到相應文件夾)、File To Folder(創建子目錄軟件)v5.3.1免費版（一款非常不錯的文件管理輔助軟件，可以幫助輕松的整理電腦中亂糟糟的文件和文件夾，這款軟件會自動為目錄中的每個文件創建一個文件夾，并將它們移動到新的目標路徑）等軟件，在使用上述軟件進行文件夾創建或者文件下載時，切記不可情急之下直接將文件存放桌面或者子目錄下，顯得毫無規律可言，不便于文件搜索和資料使用，以上兩款常見的文件夾軟件均可以實現高效的文件創建功能。

2.2 目錄分類

目前來說有幾個目錄分類使用起來比較高效的軟件：XYplorer(文件管理)v19.6中文版，是類似于“資源管理器”的Windows文件系統管理工具，具有強大的文件搜索、通用預覽及可高度自定義的界面等特點，以及一系列用于自動進行周期性任務的獨特功能，可以通過雙面板、多標簽模式來高效地瀏覽文件，每個面板都能開啟多個文件夾標簽，更方便的完成瀏覽、查看、復制、刪除等操作，通過拖動可復制、移動、隱藏、鎖定、重命名文件，也可以按需調整應用程序的外觀和行為，包括字體、顏色、自定義工具欄按鈕、文件圖標和程序關聯等；Hddb Pro(文件管理工具)中文版，是一款本地資源管理器，Hddb Pro通過雙面板、多標簽模式來高效地瀏覽文件，每個面板都能開啟多個文件夾標簽，更方便的完成瀏覽、查看、復制、刪除等操作，比如要搜索特定文件夾下的，可以在資源管理器列出的文件夾上右擊，然后在右鍵菜單里選擇“Search here by Hddb”。如果想要搜索的文件夾在資源管理器里處于打開狀態，在管理器文件列表的空白處右擊。如果文件夾名包含空格，可以用引號將其包住，或者在文件夾路徑最后加上斜杠，如c：program files*.txt。

3 利用軟件的文件存儲方法

3.1 企業存儲方式

企業中的文件和資料等通常是進行專用備份的，或者使用WINDOWS系統進行保存。一般情況下是使用個人的用戶賬號，在磁盤上進行共享文件，將個人賬號與文件進行綁定，最后對文件進行配置限定，以免數據的過大導致用戶無法使用，比如，使用Beyond Compare官方版v4.2.8（可以高效對比整個驅動器和文件夾，檢查大小和修改時間；或者逐字節完整驗證每個文件；無縫集成了FTP站點、云存儲和壓縮文件，強大的過濾功能允許只看自己感興趣的），主要原理是通過特殊設計對文件實行存儲和備份的系統服務器，在性價上也相對合理，安全系數高，適合企業使用。

3.2 個人存儲方式

個人化的存儲方式相對來說比較多樣化、個性化，畢竟年輕人使用起來便捷性最為重要，體驗感必須要符合隨時隨地、隨時隨刻的高標準要求，無論多大的文件和資料均可以上傳，因此，個人存儲方式多數選擇使用移動介質的快速保存，增加文件的整體安全性為主要存儲措施。同時，要注冊多個網絡硬盤，比如：騰訊微云、百度網盤、115網盤、360云盤、華為網盤、新浪微盤等網盤等云端存儲軟件，無論是何種形式上的文件存儲和備份，都需要在電腦的系統硬盤上進行合理調整后，在移動云端進行有線或者無線的的數據上傳。

4 結束語

計算機軟件能否合理高效的使用是文件資料的數據與信息能否精準整合與分析的成敗，對局域網中的計算機進行集中管理，讓使用計算機進行日常事務的企業在數據的安全與績效的考核上能夠有嚴謹的保密性和標準的評判性。作為新時代的科技產物，因為條件和設施的不足讓其在創新和發展途中受到各種因素的干擾和困惑，但只要將其自身所具備的優點和特性充分的展現出來，再加上相對的合理體系制度，就會在未來的發展中無可限量。